← Tenderely BPM
BRANCHEOPLOSSING
Procesbeheer en software voor advocatenkantoren.
In een advocatenkantoor is een gemiste termijn de duurste fout. De tweede duurste is werk dat nooit wordt gefactureerd. Tenderely verbindt het dossier, de zitting, de termijn en de onkosten aan één record en laat het systeem het volgen — zonder code.
Wat herhaalt een advocatenkantoor voortdurend?
01
Dossier openen
Partijen, wederpartij, rechtbank, zaaknummer en de retainer horen bij elkaar, zodat een collega die het overneemt dezelfde informatie ziet.
02
Zittingskalender
Zittingsdatums en tussentijdse uitspraken moeten in een kalender staan; bij handmatig volgen botsen uiteindelijk twee dossiers op hetzelfde moment.
03
Termijnen
Hoger-beroep- en repliekperioden tellen in dagen. Een gemiste termijn kan niet worden hersteld, en daarom kan de herinnering niet afhangen van een persoon.
04
Onkosten en voorschotten
Gerechtelijke leges, deskundigenkosten en reiskosten moeten aan het dossier worden toegerekend, anders weet niemand aan het einde van de maand wie wat heeft betaald.
05
Honoraria en inning
Vaste, termijngewijze en succeshonoaria moeten worden bijgehouden: hoeveel is op welk moment geïnd.
06
Documentenarchief
Elk document hoort bij zijn dossier. Een archief dat je niet kunt doorzoeken is geen archief.
Waar loopt dit vandaag fout?
Termijnen staan in een agenda
Ze staan in een persoonlijke kalender of op een wandplanner. Als die persoon afwezig is of het dossier overdraagt, ziet niemand de termijn.
Documenten verspreid over e-mail
Indieningen en bijlagen liggen verspreid over inboxen, en één dossier compleet verzamelen duurt langer dan het werk zelf.
Werk wordt niet gefactureerd
Telefoontjes, indieningen en zittingen worden niet vastgelegd, dus een deel van het werk wordt gewoon niet in rekening gebracht.
Geen kantoorbrede overzicht
Hoeveel dossiers deze maand geopend, in welke fase elk staat, hoeveel nog moet worden geïnd — alleen te beantwoorden door alles handmatig uit te zoeken.
Wat verandert met Tenderely
01
Termijnen in het proces
Geef een stap een termijn en het systeem waarschuwt als deze niet op tijd wordt afgerond. De herinnering hoort bij het proces, niet bij een persoon, dus het blijft werken na overdracht en verlof.
02
Het dossier is één record
Zittingen, documenten, onkosten en betalingen zijn onderdelen van dezelfde record, en elke wijziging blijft traceerbaar.
03
Werk wordt vastgelegd terwijl het gebeurt
Omdat elke stap wordt vastgelegd, rust uw facturatie op de record in plaats van op herinnering.
04
Cliënten zien hun eigen dossier
Een cliënt maakt verbinding als externe gebruiker en ziet alleen de openstaande stappen in hun zaak — nooit de interne gegevens van het kantoor.
05
Rechten op veldniveau
Rechten op eenheid-, rol- en veldniveau bepalen wie wat ziet, en bij gevoelige dossiers wordt elke weergave geregistreerd.
VEELGESTELDE VRAGEN
Vermindert dit echt het risico van een gemiste termijn?
+
U geeft een stap een SLA; als deze niet op tijd wordt afgerond, gaat automatisch een waarschuwing uit en alles wat openstaat verschijnt op een dashboard. Omdat de herinnering bij het proces hoort en niet bij een persoon, blijft het werken tijdens overdrachten en vakanties.
Kunnen cliënten hun zaak zien?
+
Alleen als u dat wilt. Een cliënt maakt verbinding als externe gebruiker en ziet alleen zijn eigen zaak en alle stappen waar hun input nodig is. U bepaalt veld voor veld wat zichtbaar is.
Werkt het met onze boekhoudingsoftware?
+
Ja. Er zijn API-sleutels, webhooks die afgaande op een event afgaan, inkomende webhooks die een record vanuit een extern systeem openen, en Excel/CSV-import en -export, zodat betalingen naar uw systeem kunnen worden gestuurd.