Elke zaak, gevolgd van opening tot afsluiting.
Of je het een zaak, een dossier of een kwestie noemt, het werk is hetzelfde: iemand opent een record voor een persoon of organisatie, voegt aantekeningen toe van elke interactie, wijst taken toe, verzamelt documenten en sluit het uiteindelijk af met een besluit. Die volgorde valt uit elkaar wanneer aantekeningen in e-mail staan, taken in een chatapp en documenten in een gedeelde schijf waar niemand volledig op vertrouwt. Tenderely BPM houdt de zaak samen als één gestructureerd record en houdt het hele team in beweging zonder code.
Welke werkzaamheden herhalen zich bij zaakbeheer?
01
Een zaak openen
Een verwijzing komt binnen, een klacht wordt ingediend of een cliënt komt langs. Iemand legt de basisfeiten vast, wijst een eigenaar toe en stelt de eerste deadline in. Als dat moment ongestructureerd is, worden vergelijkingen en rapportages later onmogelijk.
02
Interacties vastleggen
Elk interview, telefoongesprek of overleg produceert aantekeningen die bij het zaakrecord horen, niet bij degene die toevallig in de ruimte was. Wanneer een collega overneemt, hebben zij de volledige geschiedenis nodig.
03
Actiepunten toewijzen en bijhouden
Een zaak genereert taken: een document verzamelen, een verwijzing doen, een vervolgafspraak inplannen. Taken bijhouden op geheugen of plaknotitie is hoe dingen worden gemist.
04
Documenten verzamelen en controleren
Identiteitspapieren, medische rapporten, gerechtelijke bevelen, verzekeringsformulieren — de zaak is nooit volledig totdat de juiste documenten aanwezig en gecontroleerd zijn.
05
Goedkeurings- en escalatiestappen
Sommige beslissingen in een zaak hebben de handtekening van een supervisor nodig voordat het werk doorgaat. Wanneer die goedkeuring in een zijgesprek plaatsvindt, blijft geen audittrail achter.
06
Afsluiting en rapportage
Een zaak sluit af met een besluit, een uitkomst of een verwijzing. Zonder gestructureerde afsluiting zijn werklasten niet meetbaar en patronen over zaken heen blijven onzichtbaar.
Waar loopt zaakbeheer vandaag vast?
De zaakgeschiedenis is verspreid
Aantekeningen in e-mail, documenten in een gedeelde map, actiepunten in een chatthread. Wanneer iemand afwezig is of vertrekt, is de zaakgeschiedenis feitelijk weg — en het reconstrueren kost meer tijd dan het originele werk.
Niemand kent de werkelijke werkbelasting
Hoeveel zaken zijn open, hoe lang zijn zij al open, welke medewerker is overbelast en welke zaak heeft weken geen activiteit gehad — geen van deze zaken zijn bekend zonder dat iemand gaat zitten om ze handmatig samen te stellen.
Goedkeuringen gebeuren niet officieel
Een supervisor geeft mondelinge goedkeuring in de gang. Het besluit is reëel maar het record is leeg. Wanneer een audit of bezwaarscrift arriveert, is het lege record het probleem.
Deadlines worden beheerd door geheugen
Wettelijke termijnen, beoordelingsdatums en vervolgoproepen zitten in het hoofd van een persoon of een persoonlijke agenda. Wanneer die persoon overbelast is, verstreikt de deadline in stilte.
Wat verandert met Tenderely BPM
01
Eén record voor de hele zaak
Openingsfeiten, interactieaantekeningen, documenten, taken en beslissingen hechten allemaal aan hetzelfde zaakrecord. Een medewerker die een zaak van iemand anders overneemt, ziet de volledige geschiedenis zonder iemand te vragen.
02
Goedkeuringsstappen zitten in de workflow
Voorwaardelijke en parallelle goedkeuringsstappen worden zonder code geconfigureerd, dus een supervisorgoedkeuring wordt een benoemde stap in het record in plaats van een ganggespreksje. Het besluit is traceerbaar.
03
Deadlines herinneren zichzelf
Wijs een SLA aan elke stap toe en Tenderely stuurt een waarschuwing wanneer de deadline nadert. Een wettelijke beoordelingsdatum hangt niet langer af van iemands geheugen.
04
Externe partijen kunnen indienen zonder account
Stuur een openbare formulierlink naar een cliënt, een verwijzingsbron of een externe organisatie en hun indiening komt rechtstreeks op het zaakrecord terecht. Zij hebben geen account of toegang tot uw systeem nodig.
05
Mobiel voor veldwerk
Hetzelfde zaakrecord is toegankelijk in de iOS- en Android-apps, dus aantekeningen en documenten van een huisbezoek of een offsite-interview hechten in real-time aan de zaak.
06
Werkbelasting is een live dashboard
Open zaken per medewerker, per status en per tijd sinds laatste activiteit staan op een dashboard in plaats van in een spreadsheet die aan het einde van de maand wordt samengesteld. Patronen worden zichtbaar terwijl er nog tijd is om te handelen.
VEELGESTELDE VRAGEN
Kunnen we de zaakstructuur aanpassen aan ons eigen vakgebied — maatschappelijk werk, verzekeringen, juridisch of klachten?
+
Ja. De velden, fasen en goedkeuringsstappen die een zaak vormen, worden zonder code geconfigureerd. Een zaak in maatschappelijk werk met veiligheidscontrolepunten, een schadeclaim met een beoordeling door een assessor en een juridische kwestie met factureerbare uren zijn allemaal verschillende configuraties van hetzelfde onderliggende platform.
Hoe wordt de toegang beheerd in een team met verschillende rollen?
+
Toestemmingen op eenheid-, rol- en veldniveau bepalen wie een zaak kan openen, wie specifieke velden zoals gevoelige persoonlijke gegevens kan zien en wie een stap kan goedkeuren. Een junior medewerker en een supervisor kunnen in hetzelfde systeem werken en verschillende dingen zien.
Is er een volledig audittrail voor elke zaak?
+
Ja. Elke wijziging aan een zaakrecord, elke goedkeuringsstap die wordt genomen en elk document dat wordt toegevoegd, wordt geregistreerd met een tijdstempel en de identiteit van de persoon die het heeft gedaan. De geschiedenis kan niet achteraf worden bewerkt, dus het houdt stand bij controle.
Kunnen cliënten of aanvragers informatie indienen van buiten de organisatie?
+
Ja. Openbare formulieren kunnen als link met iedereen worden gedeeld en wat zij indienen, gaat rechtstreeks in het zaakrecord. De externe persoon ziet uw interne systeem nooit.
Hoe volgen we zaken die lange tijd open zijn geweest?
+
Elke fase kan een SLA hebben. Wanneer de tijd in een fase de limiet overschrijdt, gaat een melding naar de toegewezen medewerker, hun supervisor of beide. Een dashboardweergave gefilterd op tijd sinds laatste activiteit maakt vastgelopen zaken in één oogopslag zichtbaar.