Jeden Fall von Eröffnung bis Abschluss verfolgen.
Ob Sie es Fall, Akte oder Sachverhalt nennen – die Arbeit ist dieselbe: Jemand eröffnet einen Datensatz für eine Person oder Organisation, notiert Details aus jedem Kontakt, weist Aufgaben zu, sammelt Dokumente und schließt das Ganze mit einer Entscheidung ab. Diese Abfolge scheitert, wenn die Notizen in E-Mails leben, die Aufgaben in einer Chat-App und die Dokumente in einem gemeinsamen Laufwerk, dem niemand wirklich traut. Tenderely BPM hält den Fall als einen strukturierten Datensatz zusammen und hält das ganze Team in Bewegung – ohne Code.
Was wiederholt sich in der Fallbearbeitung?
01
Fall eröffnen
Eine Zuweisung kommt an, eine Beschwerde wird eingereicht oder ein Klient betritt das Büro. Jemand erfasst die Grundfakten, weist einen Verantwortlichen zu und setzt die erste Frist. Ist dieser Moment unstrukturiert, werden später Vergleiche und Berichte unmöglich.
02
Kontakte dokumentieren
Jedes Gespräch, jeder Anruf oder jedes Treffen produziert Notizen, die zum Falldatensatz gehören – nicht zu derjenigen Person, die gerade im Raum war. Wenn ein Kollege die Bearbeitung übernimmt, braucht er die vollständige Chronologie.
03
Aufgaben vergeben und verfolgen
Ein Fall erzeugt Aufgaben: ein Dokument sammeln, eine Weitergabe vornehmen, ein Folgetermin vereinbaren. Aufgaben nach Gedächtnis oder Haftnotzetteln zu verfolgen ist, wie Dinge übersehen werden.
04
Dokumente sammeln und prüfen
Ausweisdokumente, Arztberichte, Gerichtsbeschlüsse, Versicherungsformulare – der Fall ist nie vollständig, bis die richtigen Dokumente vorhanden und geprüft sind.
05
Genehmigungs- und Eskalationsschritte
Einige Entscheidungen in einem Fall benötigen die Genehmigung eines Vorgesetzten, bevor die Arbeit fortgesetzt wird. Findet diese Genehmigung in einem Nebengespräch statt, hinterlässt sie keine Audit-Spur.
06
Abschluss und Berichterstattung
Ein Fall endet mit einer Entscheidung, einem Ergebnis oder einer Weitergabe. Ohne strukturierten Abschluss lassen sich Fallbestände nicht messen und Muster über Fälle hinweg bleiben unsichtbar.
Wo scheitert die Fallbearbeitung heute?
Die Fallchronologie ist verstreut
Notizen in E-Mails, Dokumente in einem gemeinsamen Ordner, Aufgaben in einem Chat-Thread. Wenn jemand abwesend ist oder die Organisation verlässt, ist die Fallchronologie faktisch weg – und deren Rekonstruktion kostet mehr Zeit als die ursprüngliche Arbeit.
Niemand kennt den echten Fallbestand
Wie viele Fälle sind offen, wie lange sind sie bereits offen, welcher Mitarbeiter ist überlastet und welcher Fall hatte wochenlang keine Aktivität – nichts davon lässt sich ohne manuelle Zusammenstellung feststellen.
Genehmigungen erfolgen ohne Dokumentation
Ein Vorgesetzter gibt mündliche Genehmigung im Flur. Die Entscheidung ist real, aber der Datensatz ist leer. Wenn eine Überprüfung oder eine Beschwerdebewertung kommt, ist der leere Datensatz das Problem.
Fristen werden nach Gedächtnis verwaltet
Gesetzliche Zeitrahmen, Überprüfungstermine und Folgeanrufe sitzen im Kopf einer Person oder in ihrem persönlichen Kalender. Ist diese Person überfordert, verstreicht die Frist unbemerkt.
Was ändert sich mit Tenderely BPM
01
Ein Datensatz für den gesamten Fall
Eröffnungsfakten, Kontaktnotizen, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen gehören alle zum selben Falldatensatz. Ein Mitarbeiter, der einen Fall von jemandem anderem übernimmt, sieht die vollständige Chronologie, ohne jemanden fragen zu müssen.
02
Genehmigungsschritte sind im Workflow
Bedingte und parallele Genehmigungsschritte werden ohne Code konfiguriert, sodass eine Genehmigung durch einen Vorgesetzten ein benannter Schritt im Datensatz wird, statt ein Flurgespräch. Die Entscheidung ist nachverfolgbar.
03
Fristen erinnern sich selbst
Weisen Sie jeder Phase ein SLA zu und Tenderely sendet eine Warnung, wenn die Frist sich nähert. Ein gesetzlicher Überprüfungstermin hängt nicht mehr von jemandem Gedächtnis ab.
04
Externe Parteien können ohne Konto einreichen
Senden Sie einen öffentlichen Formular-Link an einen Klienten, eine Verweisquelle oder eine Drittorganisation und ihre Einreichung landet direkt im Falldatensatz. Sie benötigen kein Konto oder Zugriff auf Ihr System.
05
Mobile für Außendienste
Derselbe Falldatensatz ist in den iOS- und Android-Apps verfügbar, sodass Notizen und Dokumente aus einem Hausbesuch oder einem Außentermin in Echtzeit zum Fall hinzugefügt werden.
06
Fallbestand als Live-Dashboard
Offene Fälle nach Mitarbeiter, nach Status und nach Zeit seit letzter Aktivität sitzen auf einem Dashboard statt in einer am Monatsende zusammengestellten Tabelle. Muster werden sichtbar, während es noch Zeit zum Handeln gibt.
FAQ
Können wir die Fallstruktur auf unser eigenes Feld anpassen – Sozialarbeit, Versicherungen, Rechtswesen oder Beschwerden?
+
Ja. Die Felder, Phasen und Genehmigungsschritte, die einen Fall ausmachen, werden ohne Code konfiguriert. Ein Sozialdienstfall mit Schutzmaßnahmen-Checkpoints, ein Versicherungsanspruch mit einer Prüfer-Bewertung und ein Rechtsfall mit verrechenbaren Zeitnotizen sind alle unterschiedliche Konfigurationen derselben zugrunde liegenden Plattform.
Wie wird der Zugriff über ein Team mit unterschiedlichen Rollen gesteuert?
+
Berechtigungen auf Einheits-, Rollen- und Feldebene bestimmen, wer einen Fall eröffnen kann, wer bestimmte Felder wie sensible persönliche Daten sehen kann und wer einen Schritt genehmigen kann. Ein Junior-Mitarbeiter und ein Vorgesetzter können im selben System arbeiten und unterschiedliche Dinge sehen.
Gibt es eine vollständige Audit-Spur für jeden Fall?
+
Ja. Jede Änderung an einem Falldatensatz, jeder durchgeführte Genehmigungsschritt und jedes hinzugefügte Dokument wird mit Zeitstempel und der Identität der Person, die es gemacht hat, protokolliert. Die Chronologie kann nachträglich nicht bearbeitet werden, was bedeutet, dass sie einer Überprüfung standhält.
Können Klienten oder Antragsteller Informationen von außerhalb der Organisation einreichen?
+
Ja. Öffentliche Formulare können als Link mit jedem geteilt werden und was diese Person einreicht, geht direkt in den Falldatensatz. Die externe Person sieht nie Ihr internes System.
Wie verfolgen wir Fälle, die lange offen sind?
+
Jede Phase kann ein SLA haben. Wenn die Zeit in einer Phase das Limit überschreitet, geht eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter, seinen Vorgesetzten oder beide. Eine nach Zeit seit letzter Aktivität gefilterte Dashboard-Ansicht macht stillgelegte Fälle auf einen Blick sichtbar.