BRANCHENLÖSUNG

Prozessmanagement und Software für Immobilienverwaltung.

In der Immobilienverwaltung startet jeder Monat gleich: Umlagen werden angerechnet, eingezogen und Kosten freigegeben und bezahlt. Dazwischen kommt ein defekter Aufzug, ein Wartungsvertrag vor Ablauf und eine Frage, welche Wohnungen säumig sind. Tenderely BPM bindet das alles an die Objekt-Datensätze und das System passt sich Ihrer Arbeitsweise an, nicht umgekehrt.

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Was wiederholt sich in der Immobilienverwaltung?

Umlagenanrechnung

Jeden Monat wird jede Wohnung nach ihrem Anteil oder Umlageschlüssel belastet, und es muss klar sein, wer zahlt: der Eigentümer oder der Mieter.

Inkasso und Säumnisse

Welche Wohnungen bezahlt haben und welche säumig sind, muss jederzeit sichtbar sein, und überfällige Forderungen sollten auffallen.

Kosten und Freigaben

Eine Rechnung darf erst nach Buchhaltungsprüfung und Vorstandsfreigabe bezahlt werden; große Ausgaben brauchen extra Aufmerksamkeit.

Reparaturen und Anfragen

Die Anfrage eines Bewohners wird bewertet, einem Mitarbeiter zugewiesen und ausgeführt, und der Bewohner sollte bestätigen, dass die Arbeit erledigt ist.

Wartung von Gemeinschaftsanlagen

Regelmäßige Wartung und Inspektionen für Aufzüge, Generatoren und Brandsicherheitssysteme müssen planmäßig erfolgen; einige sind gesetzlich erforderlich.

Dienstleister und Mitteilungen

Vertragsablaufdaten müssen überwacht werden, und Mitteilungen an Bewohner und Vorstandsbeschlüsse gehören zu den Unterlagen.

Wo funktioniert das heute nicht?

Umlagen werden monatlich manuell aufgestellt

Anrechnungen entstehen Wohnung für Wohnung in einer Tabelle. Eine verschobene Zeile bucht eine Forderung auf die falsche Wohnung und die Beschwerde landet beim Management.

Reparaturanfragen bleiben am Telefon

Ein Fehler, der dem Hausmeister gemeldet wird, wird nie dokumentiert. Wenn der Bewohner es das dritte Mal meldet, weiß niemand, wann es zuerst gemeldet wurde.

Niemand weiß, wer was freigegeben hat

Fragen Sie, welche Rechnung mit wessen Freigabe bezahlt wurde – die Antwort sitzt in einem Gruppenchat, was die Abrechnung mit Bewohnern erschwert.

Wartungstermine verschieben sich

Wenn eine Aufzugs- oder Brandschutzprüfung von der Erinnerung des Dienstleisters abhängt, erfährt die Verwaltung von der Verzögerung erst bei der Inspektion.

Was ändert sich mit Tenderely BPM

Umlagen auf einem Bildschirm

Wählen Sie ein Objekt und seine Wohnungen füllen die Umlage-Liste automatisch; keine einzelnen Datensätze pro Wohnung, Summe und Anzahl werden berechnet.

Kosten als Freigabe-Ablauf

Eine Rechnung durchläuft Buchhaltungsprüfung, Vorstandsfreigabe und Zahlung in der richtigen Reihenfolge, und eine hohe Ausgabe benachrichtigt automatisch.

Bewohner stellen eigene Anfragen

Ein Bewohner wird als verknüpfter Nutzer eingeladen, sieht die Umlagen seiner Wohnung, öffnet Reparaturanfragen und bestätigt, wenn die Arbeit erledigt ist.

Säumnisse und Kosten im Dashboard

Eingezogene und überfällige Umlagen, unbezahlte Kosten und Reparaturkosten pro Objekt sind auf dem Dashboard sichtbar, mehrere Objekte an einem Ort verwaltbar.

Termine erinnern von selbst

Zahlungsfristen, überfällige Umlagen, regelmäßige Wartung und ablaufende Dienstleister-Verträge lösen In-App-, E-Mail-, SMS- oder Push-Benachrichtigungen aus.

FAQ

Gibt es ein vorgefertigtes Immobilienverwaltungs-Setup?

Ja. Das Paket Immobilien- und Facility-Management wird mit Formularen, Kostenfreigabe- und Reparatur-Abläufen, Dashboards und Reports installiert. Formulare kommen als Entwürfe und Automationen sind zunächst ausgeschaltet, sodass Sie alles anpassen und dann veröffentlichen.

Können wir mehrere Objekte von einem Konto aus verwalten?

Ja. Jedes Objekt ist ein eigener Datensatz; Wohnungen, Umlagen, Kosten und Reparaturanfragen sind damit verknüpft, und Dashboards zeigen Zahlen nach Objekt aufgeschlüsselt.

Können Bewohner die Schulden anderer Wohnungen sehen?

Nein. Ein Bewohner, der die Einladung annimmt, sieht nur die Datensätze seiner Wohnung und die Anfragen, die er gestellt hat, und Sie entscheiden, welche Felder sichtbar sind.