TOIMIALARATKAISU

Prosessihallinnan ja ohjelmiston kiinteistötaloudelle

Kiinteistöhallinnossa jokainen kuukausi alkaa samalla tavalla: hoitovastikkeet veloitetaan, kerätään, ja kulut hyväksytään ja maksetaan. Välistä tulee rikkoutunut hissi, kunnossapitosopimus joilla päättyy ja asukas, joka kysyy mitkä asunnot ovat maksamatta. Tenderely BPM sitoo kaiken yksikön tietueeseen ja mukautuu siihen, miten hallinto toimii, ei toisinpäin.

Hae nyt Tutustu sovelluksessa

Mitä kiinteistöhallinnossa toistuu?

Hoitovastikkeiden kertymä

Joka kuukausi jokainen yksikkö veloitetaan sen osuuden tai kertoimen mukaan, ja on oltava selvää, maksaako omistaja vai vuokraaja.

Perintä ja maksamattomat velat

On näyttävä, mitkä yksiköt ovat maksaneet ja mitkä ovat myöhässä, ja erääntyneistä veloista on ilmoitettava.

Kulut ja hyväksynnät

Laskua ei saa maksaa ennen kirjanpidon tarkastusta ja hallituksen hyväksyntää; suurin arvoisia kuluja tarvitsevat erityistä huomiota.

Korjaukset ja pyynnöt

Asukkaan pyyntö lajitellaan, osoitetaan henkilöstölle ja suoritetaan, ja pyynnön esittänyt asukas vahvistaa, että työ on valmis.

Yhteisten tilojen kunnossapito

Säännöllinen kunnossapito ja tarkastukset hisseille, generaattoreille ja paloturvallisuusjärjestelmille on tehtävä ajallaan; jotkut ovat lakisääteisiä.

Toimittajat ja ilmoitukset

Toimittajien sopimuksien päättymispäiviä on seurattava, ja ilmoitukset asukkaille ja hallituksen päätökset on dokumentoitava.

Missä asiat rikkoutuvat nykyään?

Vastikkeet lasketaan käsin joka kuukausi

Kertymät rakennetaan asunto asunnolta taulukkolaskentaohjelmassa. Yksi väärään paikkaan siirretty rivi laittaa velan väärään asuntoon, ja valitus laskeutuu hallinnolle.

Korjauspyynnöt jäävät puhelimeen

Vika, joka mainitaan talonmiehelle, ei koskaan kirjaudu. Kun asukas raportoi sen kolmannella kerralla, kukaan ei tiedä, milloin se ensimmäisen kerran esitettiin.

Kukaan ei tiedä kuka hyväksyi mitä

Kysy mikä lasku maksettiin kenen hyväksynnällä, ja vastaus on ryhmäkeskustelussa, mikä vaikeuttaa kirjanpitoa asukkaille.

Huoltoajat siirtyvät

Jos hissin tai paloturvallisuusjärjestelmän tarkastus riippuu toimittajan muistutuksesta, hallinto huomaa viivästyksen vasta tarkastuksessa.

Mitä muuttuu Tenderely BPM:ssä

Kertymät yhdellä näytöllä

Valitse paikka ja sen yksiköt täyttävät kertymäluettelon automaattisesti; ei tietuetta per asunto, ja summa ja yksikkömäärä lasketaan.

Kulut ovat hyväksynnän virta

Lasku liikkuu kirjanpidon tarkastuksen, hallituksen hyväksynnän ja maksun kautta järjestyksessä, ja korkean arvon kulun kirjaaminen ilmoittaa hallinnolla.

Asukkaat tekevät omat pyyntönsä

Asukas kutsutaan linkitettynä käyttäjänä, näkee oman asuntonsa vastikkeet, avaa korjauspyynnöt ja vahvistaa kun työ on valmis.

Maksamattomat velat ja kulut kojelaudalla

Kerätyt ja erääntyneet vastikkeet, maksamattomat kulut ja korjauskustannukset paikkaa kohti näkyvät suoraan kojelaudalla, ja useat paikat hallitaan yhdessä paikassa.

Päivämäärät muistuttavat itse

Maksupäivät, erääntyneet vastikkeet, säännöllinen kunnossapito ja vanhentuvat toimittajasopimukset laukaisevat sovellukseen, sähköpostiin, tekstiviestiin tai push-ilmoituksiin.

UKK

Onko olemassa valmista kiinteistöhallinnan asetusta?

Kyllä. Property & Facility Management -paketti asennetaan lomakkeilla, kulun hyväksyntä- ja korjaustyönkuluilla, kojelaudoilla ja raporteilla. Lomakkeet saapuvat luonnoksina ja automatisoinnit alkavat poistettuna, joten säädät ne ja julkaiset sitten.

Voisiko hallita useita paikkoja yhdestä tilistä?

Kyllä. Jokainen paikka on oma tietue; yksiköt, vastikkeet, kulut ja korjauspyynnöt on linkitetty siihen, ja kojelauta jakaa luvut paikan mukaan.

Voivatko asukkaat nähdä muiden asuntojen velat?

Ei. Asukas, joka hyväksyy kutsun, näkee vain oman asuntonsa tietueet ja pyyntönsä, joita avasi, ja sinä päätät mitkä kentät näkyvät.