← Tenderely BPM
TOIMIALARATKAISU
Prosessien hallinta ja ohjelmisto arkkitehtuuritoimistoille.
Arkkitehtuuritoimistossa itse työ on luovaa; kaikki sen ympärillä toistuu. Missä muutoskierroksessa olemme, mitä odottaa hyväksyntää, oliko muutos sopimuksen rajoissa. Tenderely BPM muuttaa toiston työnkuluksi ilman koodia.
Mitä arkkitehtuuritoimisto toistaa?
01
Projektivaiheet
Konsepti, suunnitteluvaihe, työpiirustukset. Jokaisella vaiheella on oma lopputuote ja hyväksyntä; yhden ohittaminen tekee seuraavan vaiheen työstä turhaa.
02
Muutoskierrokset
Asiakkaat pyytävät muutoksia joka kierroksella. Jos kierroksen numero ja tehdyt muutokset eivät ole kirjoitettuna, laajuus kasvaa huomaamatta.
03
Luvat ja viranomaisen asiakirjat
Kaavoitus, palo, sähköt — jokainen viranomainen haluaa eri asiakirjat eri aikataulussa, ja yksi puuttuva osio pysäyttää koko hankkeen.
04
Konsulttien koordinointi
Rakenne-, LVAC- ja sähköpaketit tulevat eri tiimeistä ja odottavat toisiaan.
05
Vaiheiden maksut
Maksu seuraa yleensä vaihetta; jos valmistumista ei ole merkitty, lasku muuttuu neuvotteluksi.
06
Työmaakäynnin muistiinpanot
Työmaalla havaittu vika, jota ei valokuvata järjestelmään, käydään läpi uudestaan seuraavalla käynnillä.
Missä tämä hajoaa nykyään?
Muutoksia ei lasketa
Ilman vastausta "missä kierroksessa tämä on?", sopimuksessa oleva raja ei ole voimassa ja lisätyö tehdään ilmaiseksi.
Hyväksynnät jäävät suullisiksi
Hyväksyntä tapahtuu kokouksessa eikä koskaan kirjoiteta ylös, joten seuraava kierros alkaa "en koskaan hyväksynyt sitä".
Asiakirjojen tila on epäselvä
Tieto siitä, mikä meni mille viranomaiselle ja mitä vielä odotetaan, löytyy jonkun henkilökohtaisista muistiinpanoista.
Vaiheen valmistuminen on kiistanalainen
Kun lasku erääntyy, ei ole muistioita, jotka osoittaisivat vaiheen valmistuneen, joten maksu jää maksamatta.
Mitä muuttuu Tenderely BPM:n kanssa
01
Muutoskierrokset laskevat itse itseään
Jokainen kierros on askel tietueessa, joten määrä ja muutokset kertyvät automaattisesti ja sopimuksellinen raja tulee voimaan.
02
Hyväksyntä kirjoitetaan ja päivätään
Hyväksyntä saavuttaa asiakkaan työnkulussa; seuraava vaihe ei avaudu ennen kuin hyväksyntä on annettu ja sopimus on kirjattu.
03
Asiakirjat yhdellä näytöllä
Se, mikä meni minne, mitä odotetaan ja mitä vanhentuu pian, näkyy kojelaudalla.
04
Työmaahavainnot puhelimesta
Sama lomake toimii iOS- ja Android-sovelluksissa, joten kuvat ja sijainti kiinnittyvät suoraan tietueeseen.
05
Maksut seuraavat vaihetta
Koska valmistuminen kirjataan, vaiheen maksu on seuraava askel työnkulussa eikä riidanaihe.
UKK
Voidaanko muutoskierrokset rajoittaa sopimuksen mukaan?
+
Kyllä. Koska jokainen muutos on askel tietueessa, määrä kertyi automaattisesti. Voit antaa varoituksen, kun raja saavutetaan, tai tehdä lisätöiden hyväksynnästä askel työnkulussa.
Voivatko asiakkaat hyväksyä järjestelmässä?
+
Kyllä. Hyväksyntävaihe menee asiakkaalle, joka yhdistyy linkitetyksi ulkoiseksi käyttäjäksi ja näkee vain oman projektinsa ja siihen odottavan vaiheen. Seuraava vaihe ei avaudu ennen kuin hyväksyntä on annettu.
Voidaanko rakenne- ja LVAC-konsultit sisällyttää?
+
Kyllä. Ulkoiset tiimit voidaan lisätä linkitetyiksi käyttäjiksi, jotka näkevät vain omansa vaiheet, tai he voivat toimittaa julkisen lomakelinkin kautta. Yksikkö- ja roolitasoiset käyttöoikeudet määrittävät, kuka näkee mitä.