Ruokalapysäkin hallinta yhdessä jäljitettävässä prosessissa.
Henkilöstöruokalassa toistetaan sama sykli päivittäin: suunnitellaan ruokalista, lasketaan syövien määrä, merkitään mukanaan tuodut vieraat, tarkistetaan ruoakeittiön turvallisuusstandardit ja pohditaan sitten, miksi yksikköhinta jatkaa nousuaan. Jokainen näistä vaiheista on yleensä eri taulukkoissa tai eri henkilön puhelimessa. Tenderely BPM yhdistää päivittäiset ruokalista, ateriamäärät, vierasaterian hyväksynnät ja elintarvikehygienian tiedot yhdeksi rakenteiseksi prosessiksi — ilman koodausta — jotta vastaukset ovat valmiina ennen kuin auditoija kysyy.
Mitä ruokalassa toistetaan päivittäin?
01
Päivittäisen ruokalistan suunnittelu
Ruokalista on asetettava, tiedotettava ja vahvistettava ennen kuin keittiö voi tilata raaka-aineita. Jos suunnitelma muuttuu viime hetkellä eikä ketään ilmoiteta, ruoka menee hukkaan ja valitukset seuraavat.
02
Ateriamäärän kirjaus
Palveltujen aterian laskeminen on perusta kaikille kustannus- ja hankintalaskelmille. Paperille tai muistiin tehty laskenta on aina likimääräinen ja yleensä väärä.
03
Yksikköhinnan laskeminen
Talousosasto ja ruokalanhoitaja haluavat tietää yhden aterian hinnan tänä kuukautena. Kun ateriamäärät ja laskut ovat eri tiedostoissa, täsmäytys on käsityö.
04
Vierasaterian hyväksyntä
Työntekijä, joka tuo vierasta lounaalle, tarvitsee luvan, ja kustannus on kohdistettava oikealle osastolle. Ilman muodollista vaihetta nämä ateriamäärät häviävät yksinkertaisesti kirjanpidosta.
05
Elintarvikehygienian tarkistukset
Lämpötilatiedot, hygieniakatselmukset ja näytetiedot on oltava kirjallisesti. Tarkastuksessa puuttuva tai lukukelvoton paperiloki muodostuu havainniksi.
06
Urakoitsijan ja laskun tarkistus
Se, toimitettiinkö urakoitsija sovitun mukaisesti — oikea ateriamäärä, oikea laatu — on vahvistettava, ei olettaa. Riidat ilman tietoja on vaikea ratkaista.
Missä tämä epäonnistuu tänään?
Ateriamäärät ovat arvailua
Läsnäololistat katoavat, lukijat lukevat väärin ja sairaslomapäivien säädöt tehdään muistin varassa. Luku, joka saapuu talousosastoon, on arvio, joten yksikköhinkin on arvio.
Vierasateria ovat näkymättömiä
Hyväksyntävaihe puuttuu, joten tietoa ei ole. Osasto, joka sponsoroi vierasta, ei koskaan näe kulua, ja ruokalanhoitaja ei voi täsmäyttää eroa suunnitellun ja palvellun aterian välillä.
Elintarvikehygienian tiedot ovat paperilla
Käsin täytetyt lämpötilatiedot ovat vaikea löytää, helppo väärennää ja mahdotonta koota. Auditoija, joka pyytää kolmen kuukauden tietoja, tarkoittaa sitä, että joku etsii kansioita.
Kustannukset ovat järkeviä vain kuukauden lopussa
Kun lasku vastaanotetaan, vastakkain asetetaan ateriamäärän lokin kanssa ja jaetaan osastoittain, kuukausi on jo ohi. Mikään ylitys löydetään liian myöhään korjattavaksi.
Mitä muuttuu Tenderely BPM:n kanssa
01
Ateriamäärät muuttuvat jäsennellyiksi tiedoiksi
Palvellut ateriamäärät syötetään ruudukkolle jokaista päivää ja aterian tyyppiä vastaan. Koska luvut ovat yhdessä tietueessa, yksikköhinta lasketaan todellisista numeroista, ei arvioista.
02
Vierasaterian hyväksyntä on prosessin vaihe
Pyyntö menee vastuulliselle päällikölle, hyväksyntä merkitään ja kustannus kohdistetaan oikealle osastolle automaattisesti. Mitään ei jää huomaamatta.
03
Elintarvikehygienian tarkistukset ovat kirjatuissa tiedoissa
Lämpötilatiedot, hygieniakatselmukset ja näytetulokset syötetään jäsenneltyyn lomakkeeseen. Kun auditoija pyytää viimeisen neljänneksen, tiedot haetaan ja viedään, eikä etsitä kansioista.
04
Hyväksyntävaiheet muistuttavat itse
Anna vaiheelle SLA ja se lähettää muistutuksen ajan päättyessä. Odottava vierasaterian hyväksyntä tai puuttuva turvallisuustarkistus ei odota hiljaa, kunnes joku huomaa.
05
Kustannukset ovat näkyvissä nyt, ei kuukauden lopussa
Tenderely BPM:n kanssa päivittäiset ateriamäärät ja hyväksytyt vierasateriamäärät syötävät koontinäkymään, joten yksikköhinta ja osastotason kulut näkyvät koko kuukauden aikana, eivät vasta laskun saapumisen jälkeen.
06
Hyväksynnät tapahtuvat mobiilissa
Päällikkö, joka on toimistosta poissa, hyväksyy vierasaterian tai tarkistaa elintarvikehygienian eskalaation iOS- tai Android-sovelluksesta yhdellä napauksella. Prosessi ei pysähdy heidän ollessa poissa.
UKK
Voisiko ruokalanhoitajalle antaa käyttöoikeuden paljastamatta sisäisiä tietoja?
+
Kyllä. Urakoitsija voidaan yhdistää ulkoisena käyttäjänä, jonka pääsy on rajoitettu tarkalleen niihin tietueisiin, jotka ovat hänelle merkityksellisiä — päivittäiset ruokalista, ateriamäärän vahvistukset ja omat laskut — ja mitään muuta työtilassasi.
Voivatko työntekijät lähettää omia aterian mieltymyksiään tai ruokavaliotarveitaan?
+
Kyllä. Julkinen tai sisäinen lomake voidaan julkaista, jotta työntekijät voivat lähettää mieltymyksiä, allergioita tai erityisiä aterian pyyntöjä. Nämä lähetykset saapuvat jäsennettyinä tietueina, joihin ruoakeittiön tiimi voi vaikuttaa suoraan.
Miten elintarvikehygienian tarkistustietue kestää tarkastuksen?
+
Jokainen merkintä on aikaleimitettu, kohdistettu sen tekijälle ja tallennettu täydellä auditointihistorialla, joka osoittaa, muokattiko sitä ja kuka. Tietueista ei voida muuttaa hiljaa jälkikäteen, mikä on juuri mitä auditoija haluaa nähdä.
Voivatko eri osastot nähdä vain omia ateriakustannuksiaan?
+
Kyllä. Rooliin ja yksikköön perustuvat käyttöoikeudet tarkoittavat, että osaston päällikkö näkee ateriamäärät ja kustannusluvut vain omalle tiimilleen, kun taas talousosasto näkee koko kuvan. Mikään kokoonpano ei vaadi koodausta.
Onko olemassa valmis asennus vai aloitammeko tyhjästä?
+
Ruokalapysäkin hallinnan paketti avautuu lomakkeilla, hyväksyntäprosesseilla ja koontinäkymällä jo paikalla, joten toimiva asennus on käytettävissä minuutissa. Sitten säädät ruokalistoja, hyväksymisketjuja ja tarkistusmallia sopimaan siihen, miten ruokala todellisuudessa toimii.