Valgyklos valdymas vienoje sekiamoje eigoje.
Darbuotojų valgykla kartoja tą patį ciklą kiekvieną dieną: suplanoti meniu, suskaičiuoti, kas valgo, užregistruoti, kas atvedė svečią, patikrinti, ar virtuvė atitinka saugos standartus, ir tada klausti, kodėl kaštai per asmenį nuolat didėja. Kiekvienas žingsnis paprastai gyvena atskirame skaičiuoklės dokumente arba skirtingo žmogaus telefone. Tenderely BPM susieja kasdienius meniu, dalyvavimą, svečių valgių patvirtinimus ir maisto saugos ataskaitas į vieną sustruktūrintą eigą — be kodo — todėl atsakymai jau laukia prieš auditoriui juos klausiant.
Ką valgyklos darbas kartoja kiekvieną dieną?
01
Kasdienio meniu planavimas
Meniu turi būti nustatytas, paskeltas ir patvirtintas prieš tai, kai virtuvė galėtų užsakyti ingredientus. Kai planas paskutinę minutę pasikeičia ir niekas apie tai nesužino, maistas suplyšta ir seka skundai.
02
Valgymo dalyvavimo registravimas
Pagamintų valgių skaičius yra kiekvieno kaštų ir pirkimų skaičiavimo pagrindas. Dalyvavimo skaičius, sudarytas ant popieriaus arba iš atminties, visada yra apytikris ir dažniausiai klaidingas.
03
Kaštų per asmenį apskaičiavimas
Finansų komanda ir valgyklos rangovai abu nori žinoti, kiek šį mėnesį kainuoja vienas valgis. Kai dalyvavimo skaičiai ir sąskaitos gyvena atskiruose failuose, suderinimas yra rankinis darbas.
04
Svečių ir lankytojų valgiai
Darbuotojui, atnešusiam svečią į pietus, reikalingas leidimas, o kaštai turi būti priskirti tinkamam padaliniui. Be oficialaus žingsnio, tie valgiai tiesiog išnyksta iš sąskaitų.
05
Maisto saugos patikros
Temperatūros žurnalai, higienos inspektavimai ir mėginių ataskaitos turi egzistuoti rašytoje formoje. Audito metu negrąžintas arba neskaitomas popieriaus žurnalas tampa audito išvada.
06
Rangovo ir sąskaitos peržiūra
Tai, ar rangovas atsiskaitė ką buvo suderėta — tinkamą valgių skaičių, tinkamą kokybę — turi būti patvirtinta, o ne tik manoma. Ginčai be ataskaitos yra sunkūs išspręsti.
Kur šiandien tai sugenda?
Dalyvavimas yra spėjimas
Registracijos lapai prarandami, skaitikliai nesuskaitomi ir nedarbingų dienų koregavimas atliekamas iš atminties. Skaičius, pasiekiantis finansų skyrių, yra apskaita, todėl kaštai per asmenį taip pat yra apskaita.
Svečių valgiai yra nematomi
Nėra patvirtinimo žingsnio, todėl nėra ataskaitos. Padalinys, kuris remė svečią, niekada nepamatys sąskaitos, o valgyklos operatorius negali suderinti skirtumo tarp planuoto ir pagaminto valgaus.
Maisto saugos ataskaitos yra ant popieriaus
Temperatūros žurnalai, užpildyti rankiniu būdu, yra sunkūs rasti, lengvi suklastoti ir neįmanomi susumuoti. Auditorius, kurie prašo trijų mėnesių ataskaitas, reiškia, kad kas nors ieško per aplankus.
Kaštai yra prasmę tik mėnesio pabaigoje
Pagal to meto, kai gauta sąskaita, suderinta su dalyvavimo žurnalu ir suskirstyta pagal skyrių, mėnuo jau baigtas. Bet koks viršijimas iš numatytos sumos atidengiamas per vėlai, kad būtų galima pataisyti.
Kas keičiasi naudojant Tenderely BPM
01
Dalyvavimas tampa sustruktūrintais duomenimis
Pagaminti valgiai įvedami į tinklelį pagal kiekvieną dieną ir valgaus rūšį. Kadangi skaičiai yra viename įraše, kaštai per asmenį apskaičiuojami iš tikrų skaičių, o ne apytikslių.
02
Svečio valgaus patvirtinimas yra žingsnis eigoje
Užklausa patenka atsakingam vadovui, patvirtinimas įrašomas, o kaštai automatiškai priskiriami tinkamam padaliniui. Niekas nepraeina neperskaičiuota.
03
Maisto saugos patikros yra ataskaita
Temperatūros rodmenys, higienos inspektavimai ir mėginių rezultatai įvedami į sustruktūrintą formą. Kai auditorius paprašo paskutinio ketvirčio, ataskaitos ieškoma ir eksportuojamos, o ne ieškoma per aplankus.
04
Patvirtinimo žingsniai yra patys save prašo
Suteikite žingsniui SLA ir jis siunčia priminimą, kai laikas baigiasi. Laukiantis svečio valgaus patvirtinimas arba negrąžinta saugos patikra nelauk tyliai, kol kas nors juos pastebės.
05
Kaštai yra matomi dabar, ne mėnesio pabaigoje
Naudojant Tenderely BPM, kasdieninis dalyvavimas ir patvirtinti svečių valgiai pabyra į ataskaitą, todėl kaštai per asmenį ir skyrių lygmens išlaidos yra matomos per visą mėnesį, o ne tik gautos sąskaitos metu.
06
Patvirtinimai vyksta mobiliajame
Vadovas, kuris nėra biure, patvirtina svečio valgų arba peržiūri maisto saugos eskalavimą iš iOS arba Android programos vienu paspaudimu. Eiga nesustoja, kol jie yra išvykę.
DUK
Ar galime suteikti valgyklos rangovo prieigą neeksponuojant vidinių duomenų?
+
Taip. Rangovas gali būti prijungtas kaip išorinis naudotojas, kurio prieiga ribojama tik taigiems įrašams — kasdieniniam meniu, dalyvavimo patvirtinimams ir jų pačių sąskaitoms — ir nieko kito jūsų darbo srityje.
Ar darbuotojai gali patys pateikti savo valgaus pageidavimus arba mitybos reikalavimus?
+
Taip. Viešą arba vidinę formą galima paskelti, kad darbuotojai galėtų pateikti pageidavimus, alergijas arba specialius valgaus prašymus. Tie pateikimai pasirodo kaip sustruktūrinti įrašai, su kuriais virtuvės komanda gali tiesiogiai dirbti.
Kaip maisto saugos patikros ataskaita atliepia audito metu?
+
Kiekvienas įrašas yra laiko žymoje, priskiriamas žmogui, kuris jį atliko, ir saugomas su visa audito istorija, kuri rodo, ar jis buvo redaguotas ir kuri. Ataskaita negali būti tyliai patiksinta po šio, kuris yra tiksliai tai, ką auditorius nori matyti.
Ar skirtingi skyriai gali matyti tik savo valgaus kaštus?
+
Taip. Rolės ir vieneto pagrindu paremti leidimai reiškia, kad skyrių vadovas pamatys savo komandos dalyvavimą ir kaštus, o finansai matys visą vaizdą. Jokia konfiguracija nereikalauja kodo.
Ar yra paruoštas nustatymas, ar mes pradedame nuo nulio?
+
Bendruomenės valgyklos paketas atsidaro su jau paruoštomis formomis, patvirtinimo eiga ir ataskaitą, todėl veikiantis nustatymas yra prieinamas per kelias minutes. Tada priderinite meniu, patvirtinimo grandinės ir patikros šablonus, kad atitiktų tai, kaip jūsų valgykla iš tikrųjų veikia.