Kiekvienas turtas. Kiekvienas žmogus. Vienas įrašas.
Dauguma organizacijų žino apytiksliai, ką jie turi. Žymiai mažiau žino tiksliai, kas tai laiko, kada buvo paskutinysis techninės priežiūros atlikimas, ar garantija dar galioja, arba kurios programinės įrangos licencijos ateis į pabaigą kitą mėnesį. Tarpas tarp šių dviejų būsenų gyvena skaičiuoklėse, el. pašto gijose ir lipdukuose — kol negresia auditas arba žmogaus išėjimas. Tenderely BPM užima tą tarpą be kodo, ir kadangi turto modulis susietas su jūsų jau turimais žmonių įrašais, saugojimas iš pirmos dienos susietas su realiais žmonėmis.
Kas kartojasi turto valdyme?
01
Jūsų turto registravimas
Kiekvienas turtas turi turėti tapatybę: kas tai yra, kada buvo nupirkta, kiek kainavo, kur paprastai saugoma. Be struktūrizuotos kortelės, inventorius egzistuoja tik tada, kai kas nors jį surašo.
02
Ką nors atiduoti žmogui
Nešiojamasis kompiuteris, transporto priemonės raktas, įrankis, uniforma — kai tas išeina iš sandėlio, tas tampa čiobos atsakomybe. Tą perdavimo momentą reikia užregistruoti ir patvirtinti.
03
Gauti jį atgal
Grąžinimai vyksta projekto pabaigoje, pasitraukus iš pareigų, keičiantis vietai. Jei grąžinimas neverifikuojamas pagal tai, kas buvo atiduota, daiktai pasidingsta tyliai.
04
Priežiūra ir gedai
Reguliarinis servisavimas palaikyti turtą naudingą. Gedai turi būti pranešti, nukreipti tinkamam žmogui ir išspręsti. Be įrašo, tas pats turtas sugebėja tą patį tą patį tą patį sutrūkinėti pakartotinai.
05
Periodiniai atsargų skaičiavimai
Suskaičiuoti tai, ką turite, ir palyginti su tuo, ką sako įrašai, yra kaip neatitikimai pasirodo prieš jiems išaugant. Skaičiavimas, atliktas popieriniam, linkęs nebuvo atliktas iš viso.
06
Licencijos ir prenumeratos atnaujinimai
Programinės įrangos licencijos, paslaugų sutartys ir prenumeratos turi galiojimo datas. Praleidus atnaujinimą arba sustabdo darbą, arba sugeneruoja automatinį atnaujinimą, kurio niekas nebuvo biudžete numatęs.
Kur tai sugenda šiandien?
Skaičiuoklė visada yra pasenusi
Registras buvo tikslus tą dieną, kai buvo sukurtas. Nuo tada turtas judėjo, buvo išdėstytas ir nupirktas, be to, niekas neatnaujino failo. Niekas jam netiki, todėl niekas jo neatnaujina.
Saugojimas yra atminimas
Kas turi įmonės telefoną, fotoaparatą, prieigos kortelę — atsakymas gyvena kažkieno galvoje. Kai tas žmogus išeina, turtas arba išeina kartu su jais, arba paprasčiausiai hilvalas.
Priežiūra yra reaktyvi
Servisavimas vyksta po to, kai ką nors sugenda, o ne prieš. Paslaugų istorija yra sąskaitų aplankas, o ne laika eilutė, kurią galėtų skaityti ir veikti.
Atnaujinimai yra staigmenos
Licencijos pasibaigimas, atrastas tą patį rytą, kai jis baigiasi, nėra šalutinė nepatogybė — tai gali sustabdyti visą komandą. Jį rasti skaičiuoklėje, kurios niekas nevaldo, yra dažniausias būdas.
Kas keičiasi su Tenderely BPM
01
Tiesioginis registras, o ne momentinis nuotrauka
Kiekvienas turtas yra struktūrizuotas įrašas, kuris atnaujinamas, kai kas nors pasikeičia — vieta, būkle, turėtojas, būsena. Registras yra tikslus dabar, o ne prieš kelis ketvirčius.
02
Perdavimas yra žingsnis, o ne pastaba
Saugojimo perdavimas yra darbo srauto žingsnis su patvirtinimu. Asmuo, priimantis turtą, patvirtina, ką jis paėmė. Sutartis užrašoma kaip šalutinis produktas, o ne po mintis.
03
Grąžinimai tikrinami prieš tai, kas išėjo
Kai turtas grįžta, grąžinimas suderinas su originaliu perdavimo įrašu. Būklės pastabos ir parašai sėdi tame pačiame dokumente kaip originalus išdavimas.
04
Priežiūra turi grafiką ir istoriją
Planuoti serviso datės automatiškai suaktyvina priminimus. Gedų pranešimai nukreipiami tinkamam žmogui ir išsprendžiami tame pačiame įraše. Kiekvieno turto istorija yra skaitoma iš pirmo žvilgsnio.
05
Atnaujinimai priminimą patys savę
Licencijų ir sutarčių galiojimo datos generuoja priminimus prieš terminą. Teisingas žmogus tai pamatys laiku, o ne tą rytą, kai prieiga sustoja dirbti.
06
Saugojimas žmoguje, kurį jau žinote
Kadangi Tenderely BPM susieja turto įrašus su jūsų sistemoje jau esančia žmonių forma, nereikia antros darbuotojų duomenų bazės prižiūrėti. Kai keičiasi žmogaus būsena, su ja keičiasi ir jo turto vaizdas.
DUK
Ar tai veikia bet kokiam turtui, ar tik IT įrangai?
+
Bet koks fizinis arba skaitmeninis turtas gali būti sekamas — transporto priemonės, įrankiai, baldai, uniformos, programinės įrangos licencijos, paslaugų sutartys. Įrašo struktūra konfigūruojama pagal tai, ką jūsų organizacija iš tikrųjų turi, o ne pagal fiksuotą kategorijų sąrašą.
Kas nutinka atviroms saugojimo įrašams, kai darbuotojas išeina?
+
Saugojimo įrašas lieka susietas su tuo žmogumi ir išlieka atidarytas, kol užregistruojamas grąžinimas. Kadangi įrašas yra struktūrizuotas ir matomas ataskaitoje, negrąžinti turtas neišnyksta — jie rodomi kaip neišspręsti elementai, laukiantys sprendimo.
Ar organizacijos išorės žmogus, pavyzdžiui rangovas, gali turėti turtą saugojimui?
+
Taip. Viešos formos leidžia jums surinkti patvirtinimus iš žmonių, kurie neturi paskyros. Rangovas gali gauti perdavimo formą kaip nuorodą, patvirtinti, ką jis paėmė, ir patvirtinti — viskas be prieigos prie jūsų sistemos.
Ar galime atlikti fizinį atsargų skaičiavimą per sistemą?
+
Taip. Periodinis skaičiavimas yra darbo srauto seka: skaičiavotojai įrašo, ką jie randa, rezultatas lyginamas su registru, o neatitikimai tampa užduotimis. Skaičiavimas yra audituojamas, nes kiekvienas įrašas turi laiko žymą ir autorystę.
Kas gali matyti, kuris turtas?
+
Vaidmens ir padalinio pagrįstos leidimai nusprendžia, kas ką mato. Skyriaus vadovas gali matyti turtą, priskirtą savo komandai, nematyti likusioje organizacijos inventoriuje. Jautrūs laukai, tokie kaip pirkimo kaina, gali būti paslėpti nuo konkrečių vaidmenų.