Minden eszköz. Minden személy. Egy rekord.
A legtöbb szervezet nagyjából tudja, mit birtokol. Sokkal kevesebben tudják pontosan, hogy kinek van nála, mikor történt az utolsó karbantartás, vagy hogy mely szoftverlicencek járnak le a jövő hónapban. A kettő között az eltérést táblázatok, e-mail szálak és cetlik képezik — amíg egy audit vagy egy munkavállaló távozása nem teszi drágává. A Tenderely BPM kódolás nélkül zárja ezt az eltérést, és mivel az eszközmodul az már meglévő személyrekordokhoz kötődik, a letét az első naptól kezdve valós emberekhez kapcsolódik.
Mely eszközkezelési folyamatok ismétlődnek?
01
Az Ön tulajdonának regisztrálása
Minden eszköznek szüksége van egy azonosítóra: mi az, mikor vásárolták, mennyibe került, hol van normálisan. Strukturált kártya nélkül a leltár csak aznapon létezik, amikor valaki összefoglalja.
02
Eszköz átadása egy személynek
Laptop, autókulcs, szerszám, egyenruha — amikor elhagyja a raktárt, valakinek a felelőssége lesz. Az átadás pillanatát rögzíteni és megerősíteni kell.
03
Az eszköz visszakérése
A visszaadás egy projekt végén, munkavállaló távozásakor vagy váltáskor történik. Ha a visszaadást nem ellenőrzik az átadott dolgok ellen, dolgok tűnnek el halkan.
04
Karbantartás és hibák
Az ütemezett karbantartás az eszközöket használatban tartja. A hibákat be kell jelenteni, a megfelelő személyhez irányítani és megoldani. Rekord nélkül ugyanaz az eszköz ugyanúgy meghibásodhat újra és újra.
05
Időszakos leltári számlálások
Az Ön jelenlegi készletének számlálása és az összevetése a rekordokkal való összehasonlítása az eltéréseket mutatja fel, mielőtt azok nőnének. A papíron végzett számlálás általában egyáltalán nem történik meg.
06
Licencek és előfizetések felújítása
A szoftverlicenceknek, szolgáltatási szerződéseknek és előfizetéseknek van lejárati dátumuk. A felújítás elmulasztása vagy megállítja a munkavégzést, vagy egy nem tervezett automatikus felújítást indít el.
Hol romlik le ez ma?
A táblázat mindig elavult
A nyilvántartás pontos volt a létrehozásának napján. Azóta az eszközök mozogtak, megsemmisítésre kerültek és vásároltak meg anélkül, hogy bárki frissítette volna a fájlt. Senki sem bízik benne, így senki sem frissíti.
A letét egy emlékezet
Ki van a céges telefonnal, a kamerával, a hozzáférési kártyával — a válasz valakinek a fejében él. Amikor az illető távozik, az eszköz vagy magukkal viszik, vagy egyszerűen elvész.
A karbantartás reaktív
A karbantartás a meghibásodás után történik, nem előtte. A karbantartási előzmények számlák mappája, nem pedig egy olyan napló, amely bárki számára olvasható és cselekedetre késztet.
A felújítások meglepetések
A lejárat napján reggel felfedezett licenc nem csekély kellemetlenség — megállíthat egy egész csapatot. Ha egy olyan táblázatban találják meg, amelynek nincs tulajdonosa, ez a leggyakoribb módszer.
Mit változtat meg a Tenderely BPM?
01
Egy élő nyilvántartás, nem egy pillanatkép
Minden eszköz egy strukturált rekord, amely frissül, amikor valami megváltozik — hely, állapot, kezelő, státusz. A nyilvántartás most pontos, nem az utolsó negyedévből.
02
Az átadás egy lépés, nem egy megjegyzés
A letéti átvitel egy munkafolyamat-lépés megerősítéssel. Az eszközt fogadó személy megerősíti, hogy mit vett át. Az megállapodás a feljegyzésre kerül, nem utólagos gondolat.
03
A visszaadás az átadott dologgal szemben kerül ellenőrzésre
Amikor egy eszköz visszaérkezik, a visszaadást az eredeti átadási rekorddal vetik össze. Az állapot megjegyzései és aláírások ugyanazon a dokumentumon találhatók, mint az eredeti kibocsátás.
04
A karbantartásnak ütemezése és előzménye van
A tervezett karbantartási dátumok automatikusan triggerelnek emlékeztetőket. A hibajegyzékeket a megfelelő személyhez irányítják és ugyanabban a rekordban oldják meg. Minden eszköz előzménye egy pillantásra olvasható.
05
A felújítások emlékeztetik magukat
A licencek és szerződések lejárati dátumai emlékeztetőket generálnak a határidő előtt. A megfelelő személy időben látja, hogy cselekedjen, nem a hozzáférés leállásakor reggel.
06
Letét az Ön már ismert személyén
Mivel a Tenderely BPM az eszközrekordokat a már a rendszerében lévő személyűrlaphoz köti, nincs második alkalmazotti adatbázis karbantartása. Amikor egy személy státusza megváltozik, az eszközképe is.
GYIK
Ez bármilyen eszköztípusra működik, vagy csak az informatikai felszerelésre?
+
Bármilyen fizikai vagy digitális eszköz nyomon követhető — járművek, szerszámok, bútorok, egyenruhák, szoftverlicencek, szolgáltatási szerződések. A rekordszerkezet arra a konfigurálódik, amit a szervezete ténylegesen tulajdonol, nem egy rögzített kategórialistára.
Mi történik a nyitott letéti rekordokkal, amikor egy munkavállaló távozik?
+
A letéti rekord az illető személyhez kapcsolódva marad, és nyitott marad, amíg a visszaadást nem rögzítik. Mivel a rekord strukturált és egy irányítópulton látható, a visszaadott eszközök nem tűnnek el — kiemelkedő tételekként jelennek meg, amelyeket meg kell oldani.
Tarthat olyan személy letétben eszközt, aki nem a szervezethez tartozik, például alvállalkozó?
+
Igen. A nyilvános űrlapok lehetővé teszik a visszaigazolások gyűjtését olyan személyektől, akiknek nincs fiókja. Az alvállalkozó linkként kaphat meg egy átadási űrlapot, megerősítheti, hogy mit vett át, és aláírhatja — mindez a rendszerhozzáférés nélkül.
Végezhetünk fizikai leltárszámlálást a rendszeren keresztül?
+
Igen. A időszakos számlálás egy munkafolyamat: a számlálók rögzítik, mit találtak, az eredményt összehasonlítják a nyilvántartással, és az eltérések feladattá válnak. A számlálás auditálható, mivel minden bejegyzés időbélyeggel és személyhez rendeltként kerül rögzítésre.
Ki láthatja, hogy mely eszközök vannak?
+
A szerep- és egységalapú engedélyek határozzák meg, ki mit lát. Az osztályvezető láthatja az csapatához hozzárendelt eszközöket anélkül, hogy a szervezet többi leltárát látná. Az érzékeny mezők, például a beszerzési költség, rejthetők bizonyos szerepek elől.