資産管理で繰り返される作業は何か
01
所有物の記録
すべての資産には身元が必要です。それが何か、いつ購入したか、いくらかかったか、通常どこにあるか。構造化されたカードがなければ、在庫は誰かが記録した日だけ存在します。
02
物を人に渡す
ノートパソコン、車のキー、工具、制服。倉庫を出るとき、その物は誰かの責任になります。その譲渡の瞬間を記録し、確認する必要があります。
03
物を取り戻す
プロジェクト終了時、退職時、配置転換時に返却が発生します。返却が渡した物と照合されなければ、物は静かになくなります。
04
保守と故障
定期的なサービスは資産を使用可能に保ちます。故障は報告され、適切な人に経路指定され、解決される必要があります。記録がなければ、同じ資産は同じ方法で何度も故障します。
05
定期的な在庫数確認
持っているものを数え、記録が示すものと比較することで、差異が増大する前に浮かび上がります。用紙で行う数確認はそもそも実施されない傾向があります。
06
ライセンスとサブスクリプション更新
ソフトウェアライセンス、サービス契約、サブスクリプションには有効期限があります。更新を見落とすと、作業が停止するか、予算になかった自動更新が発動します。
今日、どこで問題が起きているか
スプレッドシートは常に古い
台帳は作成した日正確でした。それ以来、資産は移動し、破棄され、ファイルを更新することなく購入されました。誰も信頼していないため、誰も更新しません。
保管は記憶に頼っている
会社の携帯、カメラ、アクセスカードを誰が持っているか。その答えは誰かの頭の中に住んでいます。その人が去ると、資産は彼らと一緒に出て行くか、単に失われます。
保守は事後対応
サービスは何か壊れた後に起きる、起きる前ではなく。サービス履歴は誰も読んで行動できるタイムラインではなく、請求書のフォルダです。
更新が突然発生
失効した朝に発見されるライセンス失効は小さな不便ではありません。チーム全体の仕事を止めることができます。誰も所有していないスプレッドシートで見つけることが最も一般的な方法です。
Tenderely BPMで何が変わるか
01
スナップショットではなく、ライブ台帳
すべての資産は何か変更されたときに更新される構造化された記録です。位置置、状態、保有者、ステータス。台帳は今正確であり、前四半期ではありません。
02
引き渡しは注釈ではなくステップ
保管譲渡は確認を伴うワークフローステップです。資産を受け取る人は、何を受け取ったかを確認します。合意は事後的ではなく、副産物として記録されます。
03
返却は出た物と照合される
資産が戻ってくるとき、返却は元の引き渡し記録と照合されます。状態メモと署名は元の発行と同じドキュメント上に座ります。
04
保守はスケジュールと履歴を持つ
計画されたサービス日は自動的にリマインダーをトリガーします。故障報告は適切な人に経路指定され、同じ記録で解決されます。すべての資産の履歴は一目で読めます。
05
更新が自分たちを思い出させる
ライセンスと契約の有効期限は、期限前にリマインダーを生成します。適切な人は行動するのに十分な時間にそれを見て、アクセスが機能を停止する朝ではありません。
06
あなたが既に知っている人の保管
Tenderely BPMが資産記録をすでにあなたのシステムにある人事フォームに連動させるため、保守すべき従業員の二番目のデータベースはありません。誰かのステータスが変わると、彼らの資産の状態も変わります。
よくある質問
これはあらゆるタイプの資産に対応しますか、それともIT機器だけですか？
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物理的または デジタル資産を追跡できます。車、工具、家具、制服、ソフトウェアライセンス、サービス契約。記録構造は固定カテゴリリストではなく、あなたの組織が実際に所有しているものに合わせて構成されます。
従業員が辞めるとき、未解決の保管記録はどうなりますか？
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保管記録はその人物にリンクしたままで、返却が記録されるまで未解決のままです。記録は構造化されており、ダッシュボードに表示されるため、返却されない資産は消えません。解決を待つ未処理アイテムとして表示されます。
契約社員など、組織外の人が資産を保管できますか？
+
はい。公開フォームを使用して、アカウントを持たない人から確認を収集できます。契約社員はリンクとして引き渡しフォームを受け取り、何を受け取ったかを確認して署名できます。システムへのアクセスは必要ありません。
システムを通じて物理的な在庫数確認ができますか？
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はい。定期的な数確認はワークフローです。カウンターが見つけたものを記録し、結果を台帳と比較し、差異がタスクになります。すべてのエントリがタイムスタンプされ帰属されるため、数確認は監査可能です。
どの資産を誰が見ることができますか？
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ロールとユニットベースの権限が、誰が何を見るかを決定します。部長は組織の残りの在庫を見ることなく、チームに割り当てられた資産を見ることができます。購入コストなどの機密フィールドは特定のロールから非表示にできます。