Her demirbaş. Her zimmetli. Tek kayıt.
Çoğu kurum neye sahip olduğunu kabaca bilir. Ama tam olarak kimin elinde olduğunu, en son ne zaman bakıma girdiğini, garantisinin sürüp sürmediğini veya hangi yazılım lisansının önümüzdeki ay yenilenmesi gerektiğini bilen çok azdır. Bu iki durum arasındaki boşluk; elektronik tablolarda, e-posta zincirlerinde ve yapıştırma notlarda yaşar — ta ki bir denetim ya da bir ayrılış onu pahalıya patlatana kadar. Tenderely BPM bu boşluğu kod yazmadan kapatır. Demirbaş modülü zaten kullandığınız kişi kayıtlarına bağlandığı için zimmet, gerçek kişilere ilk günden itibaren bağlıdır.
Demirbaş yönetimi neyi tekrar eder?
01
Sahip olduklarını kayıt altına alma
Her demirbaşın bir kimliği olmalı: ne olduğu, ne zaman alındığı, maliyeti, nerede durduğu. Yapılandırılmış bir kart olmadan envanter, ancak birinin oturup yazdığı gün doğrudur.
02
Birinin üzerine zimmetleme
Dizüstü bilgisayar, araç anahtarı, alet, üniforma — depadan çıktığı an birinin sorumluluğuna girer. Bu devir anının kayıt altına alınması ve onaylanması gerekir.
03
Geri alma
İadeler proje bitiminde, işten ayrılmada, rotasyonda gerçekleşir. İade teslim edilenle karşılaştırılmazsa eşyalar sessizce kaybolur.
04
Bakım ve arıza
Planlı bakım demirbaşı kullanımda tutar. Arızaların raporlanması, doğru kişiye yönlendirilmesi ve çözülmesi gerekir. Kayıt olmadığında aynı demirbaş aynı nedenle tekrar tekrar arızalanır.
05
Dönemsel sayım
Eldekini sayıp kayıtla karşılaştırmak, tutarsızlıkların büyümeden fark edilmesini sağlar. Kâğıt üstünde yapılan sayım çoğunlukla hiç yapılmaz.
06
Lisans ve abonelik yenilemeleri
Yazılım lisanslarının, hizmet sözleşmelerinin ve aboneliklerin son tarihleri vardır. Yenileme kaçırılınca ya iş durur ya da kimsenin bütçelemediği otomatik yenileme tetiklenir.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Tablo her zaman eskimiş durumda
Kayıt, oluşturulduğu gün doğruydu. O günden bu yana demirbaşlar yerini değiştirdi, hurdaya ayrıldı, satın alındı; ama kimse dosyayı güncellemedi. Kimse güvenmediği için de kimse güncellemez.
Zimmet hafızadadır
Şirket telefonunda kim var, kamera kimin elinde, erişim kartı nerede — cevap birinin kafasındadır. O kişi ayrılınca demirbaş onunla birlikte çıkar ya da ortadan kaybolur.
Bakım reaktiftir
Servis, bir şey bozulduktan sonra çağrılır. Bakım geçmişi, okunabilir bir zaman çizelgesi değil, bir fatura klasörüdür.
Yenilemeler sürpriz olarak gelir
Lisans son tarihinin, geçerlilik bittiği sabah fark edilmesi küçük bir rahatsızlık değildir; tüm bir ekibi durdurabilir. Bunu kimsenin sahiplenmediği bir tabloda bulmak en yaygın senaryodur.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Anlık envanter, anlık görüntü değil
Her demirbaş, bir şey değiştiğinde güncellenen yapılandırılmış bir kayıttır: konum, durum, zimmetli, statü. Envanter geçen çeyreğe değil, şu ana aittir.
02
Zimmet, bir not değil bir adım
Zimmet devri, onaylı bir iş akışı adımıdır. Teslim alan kişi neyi teslim aldığını onaylar. Mutabakat bir artı değil, sürecin doğal çıktısı olarak kayıt altına alınır.
03
İade, teslim edilenle karşılaştırılır
Demirbaş geri geldiğinde iade, orijinal zimmet kaydıyla eşleştirilir. Durum notu ve imzalar, orijinal teslimat belgesiyle aynı kayıtta durur.
04
Bakımın takvimi ve geçmişi var
Planlanan servis tarihleri otomatik hatırlatma üretir. Arıza bildirimleri doğru kişiye yönlendirilir ve aynı kayıtta çözüme kavuşturulur. Her demirbaşın geçmişi tek bakışta okunur.
05
Yenilemeler kendiliğinden hatırlatır
Lisans ve sözleşme son tarihleri, süre bitmeden hatırlatma üretir. Doğru kişi harekete geçecek vakti olduğunda görür; erişim durduğu sabah değil.
06
Zimmet, zaten tanıdığınız kişiye bağlı
Tenderely BPM demirbaş kayıtlarını sisteminizdeki mevcut kişi formuna bağladığı için ayrı bir çalışan veritabanı tutmanız gerekmez. Birinin statüsü değiştiğinde demirbaş tablosu da onunla birlikte güncellenir.
SIK SORULANLAR
Bu modül yalnızca BT ekipmanı için mi, yoksa her türlü demirbaş için mi kullanılabilir?
+
Her türlü fiziksel veya dijital demirbaş takip edilebilir: araç, alet, mobilya, üniforma, yazılım lisansı, hizmet sözleşmesi. Kayıt yapısı sabit bir kategori listesine değil, kuruluşunuzun gerçekte neye sahip olduğuna göre yapılandırılır.
Bir çalışan ayrıldığında üzerindeki açık zimmet kayıtlarına ne olur?
+
Zimmet kaydı o kişiye bağlı kalır ve iade kaydedilene kadar açık görünür. Kayıt yapılandırılmış olduğu ve panoda görünebildiği için iade edilmemiş demirbaşlar kaybolmaz; çözüm bekleyen kalemler olarak listede durur.
Sistemde hesabı olmayan bir taşeron veya dış kişi demirbaş zimmetlenebilir mi?
+
Evet. Herkese açık formlar, hesabı olmayan kişilerden onay almanızı sağlar. Bir taşerona zimmet formu bağlantıyla gönderilebilir; kişi neyi teslim aldığını onaylar ve imzalar — sisteme giriş yapmasına gerek kalmaz.
Sistemden fiziksel sayım yapılabilir mi?
+
Evet. Dönemsel sayım bir iş akışıdır: sayımcılar buldukları durumu kaydeder, sonuç envantere karşılaştırılır ve tutarsızlıklar çözülmesi gereken görev olur. Her giriş tarih damgalı ve kişiye atıflı olduğundan sayım denetlenebilir niteliktedir.
Hangi demirbaşları kimin görebileceği nasıl belirlenir?
+
Rol ve birim bazlı yetkiler kimin neyi göreceğini belirler. Bir departman yöneticisi yalnızca kendi ekibine zimmetli demirbaşları görebilir; kurumun geri kalanının envanterine erişemez. Satın alma bedeli gibi hassas alanlar belirli rollerden gizlenebilir.