Turizm acentesi için süreç yönetimi ve yazılım.
Bir turizm acentesinin işi sattığı tatil değil, ilk sorudan misafirin eve dönüşüne uzanan adımlar zinciridir: opsiyon, müşteri onayı, ön ödeme, tedarikçi teyidi, vize takvimi, rehber ataması, voucher ve memnuniyet takibi. Bu adımlar gelen kutularına, sohbet uygulamalarına ve tablolara dağıldığında tek bir atlanan halka tüm rezervasyonu çözebilir. Tenderely BPM her adımı kod yazmadan tek izlenebilir kayda bağlar; ekip satışa odaklanır, takip koşturmacasına değil.
Bir turizm acentesi her rezervasyonda neyi tekrar eder?
01
Talep alma ve misafir kartı
Müşterinin isteklerini pasaport bilgileri ve geçerlilik tarihiyle birlikte kayıt altına almak. Pasaport verisi dağınık olduğunda vize son günleri ve bilet isim uyuşmazlıkları en kötü anda ortaya çıkar.
02
Opsiyon ve müşteri onayı
Teklifin iletilmesi, tedarikçide opsiyon tutulması ve müşteri onayının beklenmesi. Zamanında yanıtsız kalan opsiyon kontenjan kaybına ya da zor iptallere yol açar.
03
Ön ödeme ve tahsilat planı
Kaparo tahsilatı, bakiye takviminin belirlenmesi ve ödenen ile kalan tutarın takibi. Plan yoksa ödeme hatırlatmak her gün yeniden icat edilen bir süreç olur.
04
Tedarikçi teyidi ve voucher
Otel, transfer, rehber ve uçuş rezervasyonlarının her tedarikçiyle teyit edilmesi ve voucher düzenlenmesi. Gelmemiş bir teyit havalimanında sorun olarak ortaya çıkar.
05
Vize başvuru süreci
Belgelerin toplanması, konsolosluk başvurusu, randevu tarihi ve vize kararının takibi. Kaçırılan bir son gün müşteriye tatilini, acenteye ilişkiyi kaybettirir.
06
Tur çıkışı ve dönüş memnuniyeti
Rehber uygunluğunun kontrol edilmesi, çıkış günü son dakika değişikliklerinin yönetilmesi ve dönüş sonrası memnuniyet geri bildiriminin alınması. Yapılmayan dönüş araması, gelmeyen tekrar rezervasyondur.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Rezervasyon çok fazla yerde yaşıyor
Teklif e-postada, tahsilat planı tabloda, tedarikçi teyidi sohbet uygulamasında, pasaport kopyası birinin indirilenler klasöründe. Her değişime dahil olmayan ekip üyesinin tablosu eksiktir.
Son tarihler bellekte tutuluyor
Opsiyon son günü, vize randevu tarihi ve bakiye ödeme takvimi kişisel takvimlere girilir; en iyi ihtimalle. Kaçırıldığında maliyeti ya acente karşılar ya da özür diler.
Tedarikçi maliyeti ve kâr ancak sonradan görünür
Bir rezervasyona hangi tedarikçiye ne kadar ödendiği ve elde kalan marj, tur kapanana kadar netleşmez. İndirim ya da ek satış kararları bu sayı olmadan verilir.
Rehber ve kaynak çakışması en son fark edilir
Aynı tarihe aynı rehberin iki gruba atanması ya da çift kiralanmış bir araç, genellikle iki grup da bekliyorken keşfedilir. Elle kontrol, tıkanana kadar işe yarar.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Talepten dönüşe tek kayıt
Misafir kartı, pasaport geçerliliği, opsiyon, onay, tahsilat planı, tedarikçi teyitleri, vize durumu, voucher ve memnuniyet puanı aynı kaydın parçasıdır. Kaydı açan herkes tam resmi görür.
02
Müşteri onayı bir adım, bir e-posta değil
Teklif müşteriye bağlantı olarak gönderilir. Onay ya da değişiklik isteği aynı kayda döner; ön ödeme ve tedarikçi rezervasyonu adımları bu gelmeden açılmaz.
03
Son tarihler kendiliğinden hatırlatır
Opsiyon süresine, vize randevusuna veya bakiye son tarihine SLA tanımlayın; süre dolmak üzereyken sistem uyarıyı gönderir. Hatırlatmayı hatırlamak zorunda kalmaz.
04
Tedarikçiler dışarıdan teyit verir
Tedarikçiye herkese açık form bağlantısı gönderilir, teyidi doğrudan rezervasyon kaydına düşer. Tedarikçinin hesap açmasına gerek yoktur; teyit tarih damgalı ve izlenebilirdir.
05
Kârlılık kayıtta görünür, tabloda değil
Rezervasyona girilmiş tedarikçi maliyetleri marjı tur çıkmadan görünür kılar. Tenderely BPM bu rakamları ay sonu hesabı yerine gerçek zamanlı bir panoya taşır.
06
Çıkışlar ve rehber atamaları önceden kontrol edilir
Rol bazlı erişim ve yapılandırılmış kayıtlar, rehber, araç ve grup çakışmalarını çıkış gününden önce görünür kılar. Son dakika sürprizleri rutin olmaktan çıkar.
SIK SORULANLAR
Müşteriler hesap açmadan teklif onaylayabilir veya belge gönderebilir mi?
+
Evet. Herkese açık form müşteriye bağlantı olarak iletilir. Müşteri formu tarayıcıda açar, doldurur ya da onay verir; yanıt otomatik olarak rezervasyon kaydına eklenir. Müşteri iç sistemi hiçbir zaman görmez.
Birden fazla onay aşaması gerektiren rezervasyonları nasıl yönetiriz?
+
Koşullu ve paralel onay adımları kod yazmadan kurulur. Belirli bir tutarın üzerindeki rezervasyonda müdür imzası ya da iki departman yöneticisinden eş zamanlı onay gerekiyorsa bu bir akış olarak tanımlanır; insanların hatırlamasına bırakılmaz.
Farklı personel yalnızca kendi rezervasyonlarını görebilir mi?
+
Evet. Birim, rol ve alan bazlı yetkiler kimin neyi göreceğini belirler. Satış danışmanı yalnız kendi dosyalarını, muhasebe personeli operasyonel notlara erişmeden ödeme verilerini, rehber yalnızca ilgili çıkış bilgilerini görecek şekilde yapılandırılabilir.
Turizm acentesi için hazır bir kurulum var mı?
+
Evet. Turizm Acentesi paketi hazır form, onay akışı ve pano ile birlikte açılır; dakikalar içinde çalışan bir yapıya kavuşulur. Her form ve akış daha sonra acentenin kendi çalışma biçimine göre düzenlenir; paket bir başlangıç noktasıdır, dayatma değil.
Tur dönüşü memnuniyet takibini nasıl yaparız?
+
Dönüş memnuniyeti formu aynı rezervasyon akışının bir parçasıdır. Dönüş tarihi geçtikten sonra müşteriye bağlantı olarak gönderilebilir. Yanıtlar kayda ve panoya toplanır; tamamlanan turların memnuniyet skorları elle derlemeye gerek kalmadan görünür olur.