Ziyaretçi ve taşeron giriş kontrolü tek izlenebilir akışta.
Her tesiste aynı boşluk vardır: kapıdaki kâğıt deftere isim ve saat yazılır, ama ziyaretin onaylı olup olmadığı, taşeron çalışanlarının geçerli İSG eğitimi taşıyıp taşımadığı ya da sigorta belgesinin kapı açılmadan kontrol edilip edilmediği defterde yazmaz. Tenderely BPM bu kontrollerin her birini tek bir akışın adımına dönüştürür — kod yazmadan ve mevcut personel kayıtlarınızı değiştirmeden.
Giriş kontrolü her gün neyi tekrar eder?
01
Ziyaretçi kaydı açma
Ad, firma, ziyaret amacı, görüşeceği kişi ve giriş saati. Bunlar kâğıt defterde kalırsa arama yapılamaz, rapor üretilemez ve bir anlaşmazlıkta kanıtlanamaz.
02
Ev sahibinin onayını alma
Ziyaretçi turnike geçmeden önce içeride görüşeceği kişinin toplantının gerçek olduğunu doğrulaması gerekir. Bunu zorunlu kılan bir adım yoksa karar resepsiyon görevlisine kalır.
03
Geçici kart düzenleme
Geçici kart, fiziksel giriş hakkını bir kayda bağlar. Ziyaret bitip kart iade edildiğinde bu olayın kaydı kapatması gerekir — unutulmaması değil.
04
Taşeron giriş izni açma
Sahada çalışan bir taşeron firma ziyaretçi değildir. İş başlamadan önce firmanın sigortası, risk değerlendirmesi ve İSG eğitim belgeleri kontrol edilmeli ve güncel olmalıdır.
05
Bireysel çalışan belgelerini kontrol etme
Firma onaylı olsa bile belirli bir çalışanın İSG eğitim belgesi süresi dolmuş olabilir. Bu kontrol firma düzeyinde değil, kişi düzeyinde yapılmalıdır.
06
Son kullanma tarihlerini izleme
Sigorta yılda bir yenilenir, sertifikaların geçerlilik süresi bellidir. Bu tarihleri izleyen yoksa süresi dolmuş bir belge ancak bir şeyler ters gittiğinde ortaya çıkar.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Defter hiçbir soruyu yanıtlamıyor
Kâğıt kayıt kimin imzaladığını gösterir; ama ziyaretin yetkili olup olmadığını, ev sahibinin bilgilendirilip bilgilendirilmediğini ya da ziyaretçinin çıkışını imzalayıp imzalamadığını göstermez. Denetimde veya olay incelemesinde bu bilgilerin hiçbirine ulaşılamaz.
Taşeron kontrolleri hafızaya dayanıyor
Saha yöneticisi hangi firmanın belgelerinin güncel olduğunu bilir — ta ki izne ayrılana, görev değiştirilene ya da bir yenilemeyi unutana kadar. İnsanın hafızasına bağlı kontrol, gerçek kontrol değildir.
Süresi dolmuş belgeler fark edilmiyor
Sertifikalar ve sigorta poliçeleri sessizce sona erer. Tarihi izleyen ve uyarı üretenin olmadığı yerde, süresi geçmiş izinle sahada çalışan taşeron aylar boyunca fark edilmeyebilir.
Bilgi tek bir yerde durmuyor
Şu anda sahada kim var? Bu ay hangi taşeron izinleri bitiyor? Hangi çalışanlar eğitimini tamamlamadı? Bu soruların yanıtları bugün üç ayrı dosyayı açmayı ve elle karşılaştırmayı gerektiriyor.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Her giriş yapılandırılmış bir kayıt
Ziyaretçi, amaç, ev sahibi, giriş, çıkış ve kart numarası tek kayıtta durur. Yetkiye göre anlık erişilebilir, aranabilir ve raporlanabilir; birinin hazırlamasını beklemek gerekmez.
02
Kapı açılmadan ev sahibi onay verir
Ziyaret kaydedildiği anda ev sahibine bildirim gider. Onay veya red mobil uygulamadan tek dokunuşla verilir. Turnike adımı yanıt gelmeden ilerlemez.
03
Taşeron izni kendi kontrol listesini uygular
Taşeron giriş izni açıldığında bir belge listesi oluşur. Sigorta, risk değerlendirmesi ve İSG eğitim belgesi yüklenip geçerli sayılmadan giriş hakkı verilmez. Kural akışın içindedir; birinin takdirine kalmaz.
04
Çalışan bazında belge takibi
Her taşeron çalışanının kaydı firmaya bağlı olarak ayrı tutulur. İSG eğitimi geçerliliği kişi düzeyinde izlenir; süresi yaklaşan tek bir sertifika çalışan sahaya adım atmadan önce görünür hâle gelir.
05
Son kullanma uyarıları kendiliğinden gider
Tenderely, belge veya izin süresi dolmadan önce bildirim gönderir; sorumlu kişiye açıklanacak bir sorun değil, yapılacak bir yenileme zamanı tanır. Tarih dolu bir tabloyu kimsenin izlemesi gerekmez.
06
Sahada kim var sorusu canlı panoda yanıtlanır
Mevcut ziyaretçiler, aktif taşeron izinleri, belgesi yaklaşan çalışanlar ve sona erecek izinler artık tahmin gerektiren bilgiler değil, ekranı açtığınızda karşınızda duran sayılardır.
SIK SORULANLAR
Bu modül, Tenderely'de hâlihazırda bulunan personel kayıtlarımıza bağlanır mı?
+
Evet. Ev sahipleri, çalışma alanınızda zaten bulunan personel formundan seçilir. Ziyaret kaydedilip ev sahibi belirlendiğinde o kişinin mevcut kaydı bağlanır; giriş kontrolü için ayrı bir çalışan listesi tutmanız gerekmez.
Ziyaretçiler veya taşeron firmalar gelmeden önce bilgilerini kendileri girebilir mi?
+
Evet. Herkese açık form bağlantı olarak gönderilebilir ya da bir sayfaya gömülebilir. Ziyaretçi önceden kayıt yaptırabilir, taşeron firma kendi belgelerini yükleyebilir; sistemde hesap açmaları gerekmez. Gönderilen bilgi, inceleme bekleyen kayda doğrudan düşer.
Geçici kart iade edilmezse ne olur?
+
Ziyaret kaydı açık kalır. İlgili adıma SLA tanımlanmışsa beklenen iade saati geçtiğinde otomatik hatırlatma gider. Açık kayıt panoda görünür; gözden kaçmaz.
Farklı binalar veya kampüsler kendi giriş kayıtlarını ayrı ayrı tutabilir mi?
+
Evet. Birim ve rol bazlı yetkiler sayesinde her lokasyonun resepsiyonu yalnız kendi kayıtlarını görürken merkezi güvenlik veya tesis ekibi tüm lokasyonları izleyebilir.
Sahada bir olay yaşandığında geriye dönük kayıt var mı?
+
Her kayıttaki her işlem — onay, belge yükleme, kart düzenleme, çıkış — kullanıcı ve zaman damgasıyla kayıt altına alınır. Bu geçmiş sonradan düzenlenemez; dolayısıyla neyin ne zaman kontrol edildiğini kanıtlayan bir denetim kaydı olarak kalır.