Masraf beyanı ve avans takibi tek akışta.
Her şirket aynı döngüyü tekrarlar: Personel harcama yapar, fişi toplar, formu doldurur, yöneticiyi arar, muhasebe onayını bekler, sonunda ödeme alır ya da alamaz — ve neden alamadığını kimse tam olarak bilmez. Tenderely BPM bu döngüyü tek satır kod yazmadan onay adımlı, limit kuralları olan ve tüm geçmişi izlenebilir bir akışa dönüştürür.
Masraf süreci neyi tekrar eder?
01
Masraf beyanı açma
Personel harcama kalemlerini, tutarları ve fişleri gider merkeziyle eşleştirerek bildirir. Bu bir mesaj ya da kâğıt zarf üzerinden yapıldığında karşılaştırma da raporlama da imkânsızlaşır.
02
Avans talebi
Seyahat veya proje öncesinde personelin peşin paraya ihtiyacı vardır. Avansın onaylanması, ödenmesi ve sonradan mahsup edilene kadar izlenmesi gerekir.
03
Seyahat ve görev onayı
Seyahat kararı bilet alınmadan önce onaylanmalıdır. Gidilecek yer, amaç, tahmini maliyet ve süre bu ön onay adımında kayıt altına girmelidir.
04
Yönetici onayı
Amir harcamanın meşru ve limit dahilinde olup olmadığını kontrol eder. Bu adım e-postada yaşandığında hatırlatmalar manuel kalır ve iz silinir.
05
Muhasebe incelemesi ve ödeme
Muhasebe gider merkezi kodunu, limitleri ve fiş tutarlarının beyanla uyuştuğunu kontrol eder. Ödeme ya da ret kararı personele bildirilmelidir.
06
Avans mahsubu
Seyahat ya da proje sonrası avans gerçek harcamayla karşılaştırılır. Fark iade edilir ya da geri alınır; her iki durumun da kaydı tutulmalıdır.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Fişler her formatta geliyor
Buruşuk kâğıt fiş, iletilen e-posta, WhatsApp fotoğrafı. Hepsi aynı yere düşmediği için muhasebe belgeleri incelemek yerine toplamak için vakit harcar.
Onay birinin gelen kutusunda bekliyor
Yolda olan yönetici talebi görmez. Kimse hatırlatmaz. Personel bekler, muhasebe de onay gelene kadar dönemi kapatamaz.
Harcama limiti uygulanmıyor, hatırlanıyor
Otel geceliğinin belirli tutarı aşmaması gerektiği kuralı çoğu personelin hiç okumadığı bir seyahat politikasında yazar. Fark ancak denetimde çıkar.
Toplam ay sonuna kadar görünmüyor
Bu ay hangi gider merkezine ne kadar beyan edildi, kaç avans mahsup edilmedi, kaç talep onay bekliyor — bu sayılar ancak biri gerçekten tablo kurunca ortaya çıkar.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Beyan yapılandırılmış bir kayıt
Her beyan kimin, ne için, ne kadar harcadığını, hangi gider merkezine düştüğünü ve eklenen fişleri barındırır. Yapı baştan belli olduğu için tüm beyanlar karşılaştırılabilir ve raporlanabilir olur.
02
Harcama kuralları akışın içinde
Koşullu dallanma sayesinde belirli bir tutarı aşan talep otomatik olarak ek onay adımına yönlenir. Kural kendiliğinden işler; kimsenin politika belgesini hatırlaması gerekmez.
03
Avans mahsubuyla bağlantılı
Avans ve onu kapatan masraf beyanı aynı kaydın parçasıdır. Açık bakiye her an görünür; kimsenin manuel hesaplamasını beklemek gerekmez.
04
Onay telefondan veriliyor
Aynı akış iOS ve Android uygulamasında da çalışır. Seyahatteki yönetici talebi tek dokunuşla onaylar ya da reddeder, süreç ilerlemeye devam eder.
05
Bekleyen adım kendiliğinden hatırlatır
Onay adımına süre (SLA) tanımlarsanız Tenderely süre dolduğunda bildirim gönderir. Talepler artık kimsenin gelen kutusunda sessizce beklemez.
06
Harcama ay sonunu beklemeden görünür
Gider merkezi bazında beyan tutarları, kapanmamış avanslar, onay bekleyen talepler ve reddedilen kalemler panoda gerçek zamanlı durur; muhasebe dönemi kapanmadan tabloyu görür.
SIK SORULANLAR
Farklı roller veya departmanlar için farklı harcama limitleri tanımlayabilir miyiz?
+
Evet. Onay yönlendirmesi ve koşullu adımlar kod yazmadan kurulur. Belirli bir departmandan gelen ya da belirli bir tutarı aşan talep tamamen farklı bir yolu izleyebilir. Bu kurallar akışın içinde tanımlı olduğu için uygulanmaları kimsenin müdahalesine bağlı değildir.
Bu modül Tenderely'de zaten kullandığımız personel formuyla bağlantılı çalışır mı?
+
Evet. Masraf modülü, çalışma alanınızda halihazırda bulunan kişi veya personel formuna bağlanacak şekilde tasarlanmıştır. Talep sahibinin bilgileri, departmanı ve gider merkezi çift veri girişi olmadan otomatik aktarılır.
Personel beyan açıp durumunu telefondan takip edebilir mi?
+
Evet. Formlar ve onay adımları hem iOS/Android uygulamasında hem de web'de çalışır. Personel, fişi telefon kamerasıyla çekip beyana ekleyebilir ve tamamını telefondan gönderebilir.
Hangi masraf kayıtlarını kim görebilir?
+
Rol ve birim bazlı yetkiler kimin neyi göreceğini belirler. Personel yalnız kendi taleplerini ve avanslarını görür. Amir bekleyen onayları görür. Muhasebe tüm kayıtlara erişebilir. Siz aksini yapılandırmadığınız sürece bu sınırlar kendiliğinden korunur.
Talep ilerleyen dönemde itiraz konusu olursa geçmişe bakılabilir mi?
+
Evet. Her durum değişikliği, onay kararı, ret gerekçesi ve ek belge zaman damgasıyla ve işlemi yapan kişinin adıyla kayıt altına alınır. Hiçbir manuel log tutulmadan bir talebin tam geçmişine her zaman ulaşılabilir.