Ekipman kiralama, rezervasyondan iade tutanağına.
Bir iş makinesi kiralama firması parasını sahada çalışan makinelerden kazanır, evrak bekleyen parkta duranlardan değil. Oysa zaman tam da evrak adımlarında kayboluyor: çakışan rezervasyon, kâğıda yazılan sevk tutanağı, hasarı kayıt altına alınmadan iade edilen makine, fark edilmeden geçen fenni muayene tarihi. Tenderely BPM müşteri talebinden teslimata, iadeden bakım emrine kadar her adımı makineyi takip eden tek bir kayıtta birleştirir.
Bir ekipman kiralama firması neyi her gün tekrar eder?
01
Rezervasyon alma ve onaylama
Müşteri telefon eder ya da online talep gönderir. Müsaitlik kontrol edilmeli, tarih onaylanmalı ve aynı makine iki farklı müşteriye vaat edilmeden önce herkesin görebileceği bir yere yazılmalıdır.
02
Makineyi sahaya sevk etme
Makine parkı terk etmeden önce motosaat, yakıt seviyesi ve genel durumu kayıt altına alınmalıdır. Sonradan hafızadan doldurulan sevk tutanağı, hasar anlaşmazlığında hiçbir şey kanıtlamaz.
03
Operatörlü kiralamalarda puantaj
Operatör makineyle birlikte gönderildiğinde günlük çalışma saatleri sahada kaydedilmeli, onaylanmalı ve faturaya aktarılmalıdır. Ay sonunda doğrulanmamış bir haftalık puantaj kendi başına kargaşa yaratır.
04
İade ve hasar kontrolü
Makine geri döndüğünde fiili motosaat, harcanan yakıt ve tespit edilen hasarın sevk tutanağıyla karşılaştırılması gerekir. Karşılaştırma yapılmazsa hasar tahsilatı her seferinde tartışmaya dönüşür.
05
Planlı bakım ve muayene
Servis aralıkları, yasal fenni muayene tarihleri ve sigorta yenilemeleri makine meşgul olsun ya da olmasın gelip çatar. Birinin gözden kaçması, makineyi en kötü anda durduruyor.
06
Sahada makine arızası
Kiralama sürerken makine duruyor. Müşteriye yanıt verilmeli, teknisyen yönlendirilmeli ve kaybolan saatler kayıt altına alınmalı; hem de başka bir iş telefonu aynı anda çalarken.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Çift rezervasyon kaçınılmaz oluyor
Müsaitlik tahtada, Excel'de ya da birinin kafasında. İki farklı personel aynı makineyi aynı tarihe onaylıyor ve çakışma ancak nakliye ayarlanırken ortaya çıkıyor.
Kâğıt sevk tutanakları güvenilmez
Kâğıt tutanaklar ıslanıyor, kayboluyor ya da iş bittikten sonra hatıradan dolduruluyor. Müşteri zaten orada olan hasarı itiraz ettiğinde sunulacak imzalı bir belge yoktur.
Fenni muayene tarihleri kaçırılıyor
Yasal muayene ve bakım tarihleri, makine sahaya çıkmak üzereyken bakılan bir duvara veya Excel'e yazılı. Uyumsuzluk tespit edildiğinde kiralama tamamen durur.
Fatura için puantaj toplamak zaman alıyor
Operatörler saatleri mesajla gönderiyor ya da hiç göndermez. Ay sonu faturalamak için cevap verilmemiş formlar aranıyor, çelişkili rakamlar uzlaştırılıyor ve günler önce çıkması gereken fatura gecikiyor.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Rezervasyonlar çakışmayı otomatik engeller
Her ekipmanın tek bir rezervasyon kaydı vardır. İlk rezervasyon onaylandığı anda makine takvimde dolu görünür; aynı tarihe ikinci bir rezervasyon oluşturulması engellenir.
02
Sevk ve iade yapılandırılmış kayıt olur
Motosaat, yakıt ve durum hem sevkte hem iadede aynı kayda girilir. Fotoğraflar telefondan anında eklenir. Makine geri döndüğünde karşılaştırma hazır olarak karşınıza çıkar.
03
Muayene tarihleri kendiliğinden hatırlatır
Fenni muayene tarihine bir SLA tanımlandığında Tenderely BPM süre dolmadan uyarı gönderir. Tarih yaklaşan makine, sorun olmadan önce filo panosunda görünür.
04
Puantaj telefondan gönderilir, onaylanır
Operatör mobil uygulamada günlük saatleri kaydeder; saha amiri tek dokunuşla onaylar. Doğrulanan rakamlar ay sonunu beklemeden kayıtta hazır durur.
05
Müşteri dışarıdan talep gönderir
Bağlantı olarak gönderilen herkese açık form, müşterinin hesap açmadan kiralama talebi iletmesini sağlar. Talep doğrudan rezervasyon akışına düşer, müsaitlikle karşılaştırılmaya hazır.
06
Filo durumu tek bakışta görünür
Hangi makine sahada, hangisi bakıma yaklaşıyor, hangisinde açık arıza kaydı var, hangisi boşta bekliyor — bunlar üç Excel'den derlenen rapor değil, panoda duran canlı sayılardır.
SIK SORULANLAR
Ekskavatör, jeneratör, platform gibi farklı ekipman türlerini aynı sistemde takip edebilir miyiz?
+
Evet. Her ekipman kategorisine o tür için önemli alanlar tanımlanabilir: iş makinesi için motosaat, jeneratör için yakıt kapasitesi, yüksek erişim platformu için çalışma yüksekliği. Tüm kategoriler aynı rezervasyon, sevk ve bakım akışını paylaşır; ekibin tek bir yerde çalışması yeterlidir.
Sahada operatör, ofise gelmeden puantaj gönderip arıza bildirebilir mi?
+
Evet. Aynı akışlar iOS ve Android uygulamasında çalışır. Operatör sahadayken saatleri kaydeder, arıza fotoğrafını ekler ve bakım talebi açar; kayıt, üste gerçek zamanlı güncellenir.
İki personelin aynı makineyi aynı tarihe vermesini nasıl önleriz?
+
Rezervasyon oluşturulduğunda o makineye tarihli bir tahsisat kaydı açılır. Aynı makineye çakışan tarihlerde ikinci rezervasyon girişiminde çakışma onaylanmadan gösterilir. Tüm rezervasyonların tek bir onay noktasından geçmesi için onay adımı da eklenebilir.
Müşteriler bizi aramadan kiralama durumunu takip edebilir mi?
+
İsterseniz. Bağlı dış kullanıcı olarak tanımlanan müşteri yalnız kendi kaydını görür: rezervasyonun durumu, sevk edilen ekipman ve onayını bekleyen adımlar. İç verilerinize veya başka müşterilere erişim söz konusu değildir.
Her şeyi sıfırdan kurmamız mı gerekiyor?
+
Hayır. İş Makinesi ve Ekipman Kiralama paketi hazır form, akış ve pano ile birlikte kurulur; dakikalar içinde çalışan bir yapı açılır. Sonrasında formları kendi filo kategorilerinize ve süreçlerinize göre düzenleyip yayınlarsınız. Paket bir başlangıç noktasıdır, dayatma değil.