Toptancı hali yönetimi tek bir izlenebilir sistemde.
Bir toptancı hali aynı anda onlarca süreci döndürür: işyeri kiralama, komisyoncu-tüccar kayıtları, kantar tartımları, günlük fiyat bültenleri, rüsum hesabı, teminat takibi ve denetim tutanakları. Bunların her biri ayrı bir dosya ya da kâğıt formda yaşadığında hatalar sessizce birikir; denetimler ise günlerce süren belge aramaya dönüşür. Tenderely BPM bu süreçlerin tamamını tek bir yapılandırılmış sisteme, kod yazmadan bağlar.
Toptancı hali her gün neyi tekrar eder?
01
İşyeri tahsisi ve kira takibi
Hangi işyerinin hangi esnafa, ne zamandan itibaren, hangi kira bedeliyle tahsis edildiği ve kira sözleşmesinin yenilenip yenilenmediği sürekli değişir; güncel ve doğru bir kayıt olmadan takip mümkün olmaz.
02
Komisyoncu ve tüccar kayıtları
Halde faaliyet gösteren her esnafın hal kayıt belgesi ve son kullanma tarihi olan bir lisansı vardır. Lisans yenilemelerini takip edip süre dolmadan uyarı üretmek tekrar eden bir görevdir.
03
Kantarlı mal girişi (künye kaydı)
Hale giren her ürün partisi tartılır, üretici ve ürün bilgileriyle künye kaydına işlenir. Yapılandırılmış bir giriş olmadığında mal girişi ile satış bildirimi arasındaki farkı bulmak tahminden öteye geçmez.
04
Satış bildirimi ve rüsum hesabı
Esnaf günlük satışlarını beyan eder; hal, bu bildirim üzerinden komisyon veya kullanım ücreti tahakkuk ettirir. Bildirim kâğıt üzerinde yapıldığında hesaplama manueldir ve itirazları çözmek güçleşir.
05
Teminat ve depozito takibi
Esnaf işyeri alırken depozito veya banka teminat mektubu yatırır. Tutar, belge türü, geçerlilik tarihi ve iade durumunun kayıtlı olması gerekir; aksi hâlde gözden kaçmalar ve hatalı iadeler kaçınılmazdır.
06
Denetim ve günlük fiyat bülteni
Hal görevlileri her ticaret günü işyerlerini denetler ve tutanak tutar. Aynı zamanda ürün fiyatları derlenerek günlük bülten yayımlanır. Her ikisi de kayıt gerektiren ve aylarca sonra başvurulabilecek süreçlerdir.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Tablolar birbirinden kopuyor
İşyeri tahsisi bir dosyada, esnaf listesi başkasında, rüsum toplamı üçüncü bir tabloda. Zamanla aralarındaki bağlantı kopunca uzlaştırma asıl işten daha fazla zaman alır; hangi dosyanın doğru olduğu da bilinemez.
Süresi dolan lisanslar fark edilmiyor
Tablodaki son kullanma tarihi sütunu kimseyi hatırlatmaz. Hal, bir komisyoncunun lisanssız faaliyet gösterdiğini ancak bir denetçi sorduğunda öğrenir; öncesinde değil.
Rüsum itirazlarında belge yok
Esnaf bir komisyon tutarına itiraz eder. Halin elindeki delil el yazısıyla doldurulmuş bir beyan fişi ve tablodaki bir satırdır. Zaman damgalı ve imzalı bir kayıt olmadan itirazın temiz bir çözümü olmaz.
Teminat durumu görünmüyor
Bu çeyrekte hangi teminatların süresi doluyor, hangisi iade edilmiş, hangi esnaf geçerli teminat olmadan işlem yapıyor — bu soruların yanıtı her seferinde manüel bir kayıt taraması gerektiriyor.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Her işyeri canlı bir kayda bağlı
Tahsis, kira bedeli, kira süresi ve yenileme durumu yapılandırılmış alanlarda tutulur, tablonun satırlarında değil. Her işyerinin güncel durumu birden fazla dosya açmadan görülür.
02
Lisans süresi dolmadan hatırlatma gelir
Yenileme adımına süre (SLA) tanımlandığında sistem, lisans dolmadan ilgili personeli uyarır. Hatırlatma kendiliğinden gider; birinin sütunu kontrol etmesine bağlı değildir.
03
Satış bildirimi zaman damgalı ve kayıtlı
Esnaf bildirimini ortak bir terminal ya da kendi cihazından yapılandırılmış bir form üzerinden gönderir. Gönderim anında zaman damgası alır, hesaplanan rüsum aynı kayda işlenir; itirazların başlangıç noktası doğrulanabilir olur.
04
Denetimler tutarlı bir akışa girer
Denetim turu tanımlı bir süreçte yürür: açılış, bulgu kaydı, esnaf bildirimi, sonuç onayı. Koşullu adımlar ve paralel onaylar kod yazmadan kurulur; süreç her görevli için aynı şekilde işler.
05
Teminat durumu her zaman güncel
Depozito tutarı, belge türü, son kullanma tarihi ve iade durumu komisyoncu kaydında yer alır. Yaklaşan son tarihler Tenderely BPM panosunda kendiliğinden görünür; birinin aramaya çıkması gerekmez.
06
Günlük bülten ve rüsum toplamları tek yerde
Sabah girilen fiyat verileri ile beyanlardan hesaplanan rüsum tutarları aynı sistemden beslenir. Pano canlı veriyle çalışır; hal müdürü günün tablosunu manüel özet beklemeden görebilir.
SIK SORULANLAR
Esnaf veya üreticiler bilgi girişini hal dışından yapabilir mi?
+
Evet. Herkese açık bir form bağlantıyla paylaşılır; oturum açılmasına gerek yoktur. Esnaf satış bildirimini kendi telefonundan gönderebilir, üretici de mal girişini uzaktan kaydedebilir. Gönderilen bilgi doğrudan halin kayıtlarına düşer.
Hangi personelin hangi bilgilere erişeceğini denetleyebilir miyiz?
+
Evet. Birim, rol ve alan bazlı yetkiler kimin neyi görüp düzenleyebileceğini belirler. Kapı görevlisi mal girişi kaydı açabilirken rüsum toplamlarını göremez; mali birim rüsum hesaplamalarını görürken denetim tutanaklarına erişemez.
Denetim tutanakları ve kira yenilemelerinde onay nasıl işler?
+
Her süreç sıralı veya paralel adımlarla oluşturulur. Bir adım tamamlanmadan sonraki açılmaz. Her onay ve ret zaman damgasıyla kayıt altına alınır; ek kayıt tutmaya gerek kalmadan tam bir denetim geçmişi oluşur.
Farklı tarihlerde dolan teminatları çok sayıda esnaf için takip edebilir miyiz?
+
Evet. Her teminat kendine özgü son kullanma tarihi olan yapılandırılmış bir kayıttır. Yenileme adımındaki SLA hatırlatması sorumlu personeli son tarih gelmeden uyarır; pano teminatları durumlarına göre listeler, hiçbir şey gözden kaçmaz.
Toptancı hali için hazır bir kurulum var mı?
+
Evet. Hal Yönetimi paketi hazır formlar, akışlar ve panolarla birlikte açılır; dakikalar içinde çalışan bir yapı elde edilir. Sonrasında her formu halinizin kural ve ücret yapısına göre düzenleyip yayınlarsınız. Paket bir başlangıç noktasıdır, dayatma değil.