Her vaka, açılıştan kapanışa tek kayıtta.
Buna vaka, dosya ya da müvekkil dossyesi densin, yapılan iş aynıdır: bir kişi ya da kurum adına kayıt açılır, her görüşmenin notu eklenir, görevler atanır, belgeler toplanır ve sonunda bir kararla dosya kapanır. Bu zincir, notlar e-postada, görevler sohbet uygulamasında ve belgeler kimsenin tam güvenmediği ortak klasörde olduğunda çöker. Tenderely BPM vakayı yapılandırılmış tek bir kayıt olarak bir arada tutar; tüm ekip kod yazmadan ilerleyebilir.
Vaka çalışması neyi tekrar eder?
01
Vaka açma
Bir başvuru gelir, şikâyet iletilir ya da danışan içeri girer. Temel bilgiler kaydedilir, bir sorumlu atanır ve ilk tarih belirlenir. Bu an yapılandırılmamışsa karşılaştırma ve raporlama sonradan imkânsız olur.
02
Görüşme notları
Her mülakatın, aramanın ve toplantının notu vakaya ait olmalı; o gün kim odadaysa onun hafızasına değil. Dosyayı devralan meslektaş tüm geçmişi görmek zorundadır.
03
Görev atama ve takip
Her vaka görevler üretir: belge temin edilecek, yönlendirme yapılacak, randevu ayarlanacak. Bu görevleri hafızadan ya da yapışkan kâğıttan yönetmek, atlanmaların başlıca nedenidir.
04
Belge toplama ve inceleme
Kimlik evrakı, tıbbi rapor, mahkeme kararı, sigorta formu — gerekli belgeler tam ve onaylanmış olmadan dosya tamamlanamaz.
05
Onay ve eskalasyon adımları
Vaka içindeki bazı kararların bir amir imzasına geçmeden ilerletilmemesi gerekir. Bu onay yan bir konuşmada gerçekleştiğinde denetim izi kalmaz.
06
Kapanış ve raporlama
Dosya bir karar, bir sonuç ya da yönlendirmeyle kapanır. Yapılandırılmış kapanış yoksa iş yükü ölçülemez ve vakalar arası örüntüler görünmez kalır.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Vaka geçmişi dağınık
Notlar e-postada, belgeler paylaşılan klasörde, görevler sohbet akışında. Sorumlu kişi izne çıktığında ya da ayrıldığında dosya geçmişi pratikte yok olur; yeniden oluşturmak ilk işten daha uzun sürer.
Gerçek iş yükü bilinmiyor
Kaç vaka açık, ne kadar süredir açık, hangi çalışan aşırı yüklü, hangi vakada haftalardır hareket yok — bunların hiçbirini elle derleme yapmadan bilmek mümkün değil.
Onaylar kayıt dışı gerçekleşiyor
Amir koridorda sözlü onay verir. Karar gerçektir ama kayıt boştur. Denetim ya da şikâyet incelemesi geldiğinde boş kayıt sorunun kendisidir.
Son tarihler hafızada yönetiliyor
Yasal süreler, gözden geçirme tarihleri ve takip aramaları sorumlu kişinin kafasında ya da kişisel takvimindedir. O kişi bunaldığında tarih sessizce geçer.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Tüm vaka tek kayıtta
Açılış bilgisi, görüşme notları, belgeler, görevler ve kararlar aynı kayda bağlanır. Dosyayı devralan çalışan, kimseye sormadan tam geçmişi görür.
02
Onay adımı akışın içinde
Koşullu ve paralel onay adımları kod yazmadan kurulur; amir imzası koridorda değil kayıtta bir adım olarak yer alır. Karar izlenebilir olur.
03
Son tarihler kendiliğinden hatırlatır
Herhangi bir adıma süre (SLA) tanımlayın; Tenderely süre dolmadan uyarı gönderir. Yasal gözden geçirme tarihi artık kimsenin hafızasına bağlı değildir.
04
Dış taraflar hesap açmadan bilgi iletir
Danışana, yönlendiren kuruma ya da üçüncü taraf kuruluşa herkese açık form bağlantısı gönderin; gönderdikleri bilgi doğrudan vaka kaydına düşer. İç sisteminize erişmeleri gerekmez.
05
Saha çalışması mobilden yürür
Vaka kaydı iOS ve Android uygulamasında da erişilebilirdir. Ev ziyaretinde ya da dışarıdaki görüşmede alınan notlar ve belgeler vakaya gerçek zamanlı eklenir.
06
İş yükü canlı panoda görünür
Çalışana, duruma ve son etkinlik tarihine göre açık vakalar; ay sonu derlenen tabloda değil, panoda durur. Örüntüler harekete geçilebilecek zamanda görünür hale gelir.
SIK SORULANLAR
Vaka yapısını kendi alanımıza — sosyal hizmet, sigorta, hukuk veya şikâyet yönetimi — uyarlayabilir miyiz?
+
Evet. Vakayı oluşturan alanlar, aşamalar ve onay adımları kod yazmadan kurulur. Koruma kontrol noktaları olan sosyal hizmet vakası, eksper incelemesi olan sigorta hasarı ve ücretli zaman notu gerektiren hukuki dosya, aynı platformun farklı yapılandırmalarıdır.
Farklı rollerdeki ekip üyeleri arasında erişim nasıl denetleniyor?
+
Birim, rol ve alan bazlı yetkiler; kimin vaka açabileceğini, kimin hassas kişisel bilgiler gibi belirli alanları görebileceğini ve kimin adımı onaylayabileceğini belirler. Genç çalışan ve amir aynı sistemde, farklı görünümlerle çalışabilir.
Her vaka için tam bir denetim izi var mı?
+
Evet. Kayıtta yapılan her değişiklik, gerçekleştirilen her onay adımı ve eklenen her belge; zaman damgası ve işlemi yapan kişinin kimliğiyle birlikte günlüğe geçer. Geçmişe dönük düzenleme yapılamaz; bu da denetim ve inceleme süreçlerinde geçerliliğini korur.
Danışanlar ya da başvuranlar kurumun dışından bilgi iletebilir mi?
+
Evet. Herkese açık formlar herhangi birine bağlantı olarak gönderilebilir; gönderilen içerik doğrudan vaka kaydına girer. Dış kişi iç sisteminizi hiç görmez.
Uzun süredir açık olan vakaları nasıl takip ederiz?
+
Her aşamaya bir süre (SLA) tanımlanabilir. Aşamadaki süre aşıldığında bildirim atanan çalışana, amirine ya da her ikisine gider. Son etkinlik tarihine göre filtreli pano görünümü, hareketsiz vakaları bir bakışta ortaya koyar.