Каждое дело отслеживается от открытия до закрытия
Называйте ли вы это делом, файлом или материалом, суть одна: кто-то открывает запись для человека или организации, добавляет заметки из каждого взаимодействия, назначает задачи, собирает документы и в конце концов закрывает дело решением. Эта последовательность разваливается, когда заметки живут в почте, задачи — в чате, а документы — на общем диске, которому никто полностью не доверяет. Tenderely BPM держит дело в целом как одну структурированную запись и держит всю команду в движении без кода.
Что повторяется в работе с делами?
01
Открытие дела
Поступает направление, подаётся жалоба или клиент входит в кабинет. Кто-то фиксирует основные факты, назначает ответственного и устанавливает первый срок. Если этот момент неструктурирован, то позже сравнения и отчёты станут невозможными.
02
Запись взаимодействий
Каждое интервью, звонок или встреча порождают заметки, которые принадлежат записи дела, а не тому, кто случайно присутствовал. Когда коллега берёт дело, ему нужна полная история.
03
Назначение и отслеживание задач
Дело порождает задачи: собрать документ, направить пациента, запланировать повторный визит. Отслеживание задач по памяти или на стикерах — это способ потерять что-то важное.
04
Сбор и проверка документов
Удостоверения личности, медицинские отчёты, судебные приказы, страховые формы — дело никогда не завершено, пока не присутствуют правильные документы и не проверены.
05
Этапы согласования и эскалации
Некоторые решения внутри дела требуют подписи руководителя, прежде чем работа продолжится. Когда согласование происходит в стороне, оно не оставляет записи аудита.
06
Закрытие и отчётность
Дело закрывается решением, результатом или направлением. Без структурированного закрытия объём дел не измеряем, а закономерности между делами остаются невидимыми.
Где работа с делами даёт сбой?
История дела разбросана
Заметки в почте, документы в общей папке, задачи в чате. Когда кто-то отсутствует или уходит, история дела фактически исчезает — а её восстановление стоит больше времени, чем исходная работа.
Никто не знает реальный объём дел
Сколько дел открыто, как долго они открыты, какой работник перегружен и какое дело не имело активности неделями — ничего этого нельзя узнать, не сев кому-то вручную это подсчитывать.
Согласования происходят без записи
Руководитель даёт устное одобрение в коридоре. Решение реально, но запись пуста. Когда приходит аудит или проверка жалобы, пустая запись становится проблемой.
Сроки управляются по памяти
Установленные законом сроки, даты проверки и телефонные звонки сидят в голове человека или в его личном календаре. Когда тот человек перегружен, срок проходит молча.
Что меняется с Tenderely BPM
01
Одна запись для всего дела
Факты открытия, заметки взаимодействия, документы, задачи и решения все прикреплены к одной записи дела. Работник, который берёт чужое дело, видит полную историю без вопросов.
02
Этапы согласования встроены в процесс
Условные и параллельные этапы согласования настраиваются без кода, поэтому подпись руководителя становится именованным шагом в записи, а не беседой в коридоре. Решение отслеживаемо.
03
Сроки напоминают сами себе
Назначьте SLA любому шагу, и Tenderely отправит предупреждение, когда срок приближается. Дата установленной законом проверки больше не зависит от чьей-то памяти.
04
Внешние стороны могут отправлять без учётной записи
Отправьте публичную ссылку на форму клиенту, источнику направления или сторонней организации, и их отправка попадёт прямо на запись дела. Им не нужна учётная запись или доступ к вашей системе.
05
Мобильное приложение для полевых работ
Одна и та же запись дела доступна в приложениях iOS и Android, поэтому заметки и документы с домашнего визита или удалённого интервью прикрепляются к делу в реальном времени.
06
Объём дел как живая панель
Открытые дела по работнику, по статусу и по времени с последней активности находятся на панели, а не в таблице, составленной в конце месяца. Закономерности становятся видимыми, пока есть время действовать.
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Можем ли мы адаптировать структуру дела под нашу область — социальную работу, страховку, юридическую или жалобы?
+
Да. Поля, этапы и этапы согласования, которые составляют дело, настраиваются без кода. Дело социальной помощи с пунктами безопасности, страховой иск с проверкой оценщика и юридический материал с учётом платных рабочих часов — это все разные конфигурации одной и той же основной платформы.
Как контролируется доступ в команде с разными ролями?
+
Разрешения на уровне подразделения, роли и поля определяют, кто может открыть дело, кто может видеть конкретные поля, такие как чувствительная личная информация, и кто может одобрить шаг. Младший работник и руководитель могут работать в одной системе и видеть разные вещи.
Есть ли полный журнал аудита для каждого дела?
+
Да. Каждое изменение записи дела, каждый пройденный этап согласования и каждый добавленный документ записываются с временной меткой и идентичностью того, кто это сделал. История не может быть отредактирована после факта, что означает, что она выдерживает проверку.
Могут ли клиенты или соискатели отправлять информацию извне организации?
+
Да. Публичные формы можно поделить как ссылку с кем угодно, и то, что они отправляют, идёт прямо в запись дела. Внешний человек никогда не видит вашу внутреннюю систему.
Как мы отслеживаем дела, которые открыты долгое время?
+
Каждый этап может иметь SLA. Когда время на этапе превышает лимит, уведомление идёт назначенному работнику, его руководителю или обоим. Представление панели, отфильтрованное по времени с последней активности, делает застрявшие дела видимыми с первого взгляда.