← Tenderely BPM
МОДУЛЬ
Управление контрактами от начала до конца в одном процессе.
Подпись — не конец контрактного процесса, а его середина. Реальный риск начинается после: никто не отслеживает дату окончания, и контракт либо продлевается автоматически, либо истекает незамеченным. Tenderely BPM продолжает отслеживать контракт после подписания.
Какие этапы повторяются в контрактном процессе?
01
Запрос и подготовка
Для какой сделки, с какой стороной, из какого шаблона — без структурированного запроса юридический отдел задает одни и те же вопросы каждый раз.
02
Внутреннее согласование
Этапы согласования зависят от суммы и типа, поэтому правила определяют, кто должен одобрить контракт.
03
Раунды переговоров
Изменения от контрагента и информация о текущей версии должны быть отслежены; подпись неправильной версии — реальный риск.
04
Подпись
Порядок подписания и полномочия подписывающих должны быть зафиксированы в записи, а исполненный экземпляр — в одном месте.
05
Действующие обязательства
Обязательства, которые не внесены в календарь, вспоминаются только при нарушении.
06
Окончание и продление
Пропустить срок уведомления по автоматически продлеваемому контракту — значит остаться связанным еще на один период.
Где это дает сбой в настоящее время?
Контракты лежат в папке
Исполненные копии находятся на общем диске или в ящике стола, и поскольку никто не уточняет, когда каждый заканчивается, никто не знает.
Даты окончания пропускаются
Контракт, замеченный после истечения срока уведомления, остается в силе еще на один период.
Текущая версия неясна
Файлы, отправляемые по электронной почте, создают версии вроде «final_v3_latest», и иногда подписывается неправильная версия.
Неясно, кто согласует
Правило описано в политике, но его применение зависит от памяти, и пробел выявляется при проверке.
Что изменится с Tenderely BPM
01
Запросы приходят структурированными
Контрагент, тема, сумма и сроки поступают как поля, поэтому юридический отдел не ищет недостающую информацию.
02
Согласование ветвится по сумме
Кто одобряет, решает правило, и это правило живет в процессе, а не в документе.
03
Версии в записи
Каждый раунд — это этап, поэтому видно, какой файл пришел когда и какая версия текущая.
04
Даты окончания вас предупредят
Даты продления и уведомления запускают таймеры, и ответственный получает предупреждение при приближении.
05
Контрагент присоединяется извне
Открытая ссылка на форму позволяет загружать документы или дать согласование без учетной записи.
ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
Отслеживает ли система даты окончания контрактов?
+
Да. Даты окончания и уведомления — это поля в записи, таймеры работают по ним, и приближающееся продление поступает ответственному лицу как предупреждение. Решение о продлении может быть отдельным этапом.
Можем ли мы использовать электронную подпись?
+
Процесс управляет этапом подписания и загрузкой исполненного экземпляра; выбор способа подписания остается за вами. Кто и когда одобрил какую версию, записывается в любом случае.
Можем ли мы использовать свои шаблоны?
+
Да. Ваш файл шаблона прикрепляется к записи и движется вместе с полями из формы запроса. Какой шаблон применить к какой сделке можно решить условно.