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Vertragsmanagement von Anfang bis Ende in einem Prozess.
Die Unterzeichnung ist nicht das Ende eines Vertragsprozesses, sondern seine Mitte. Das echte Risiko kommt danach: Niemand überwacht das Enddatum, und der Vertrag verlängert sich entweder automatisch oder läuft unbemerkt ab. Tenderely BPM verfolgt den Vertrag nach der Unterzeichnung weiter.
Was wiederholt sich in einem Vertragsprozess?
01
Anfrage und Entwurf
Für welches Geschäft, mit welcher Partei, aus welcher Vorlage — ohne strukturierte Anfrage stellt die Rechtsabteilung jedes Mal die gleichen Fragen.
02
Interne Genehmigung
Genehmigungsschritte ändern sich je nach Wert und Typ, daher muss die Autorisierung einer Regel folgen.
03
Verhandlungsrunden
Änderungen von der anderen Seite und die aktuelle Version müssen nachverfolgt werden; die falsche Version zu unterzeichnen ist ein echtes Risiko.
04
Unterzeichnung
Unterzeichnungsreihenfolge und Unterzeichnungsbefugnis gehören auf den Datensatz, die ausgefertigte Kopie an einem Ort.
05
Verpflichtungen in Kraft
Zusagen, die nicht in einen Kalender eingetragen werden, werden nur beachtet, wenn sie verletzt werden.
06
Ablauf und Verlängerung
Verpassen Sie die Kündigungsfrist bei einem automatisch verlängerbaren Vertrag, sind Sie ein weiteres Mal gebunden.
Wo funktioniert das heute nicht?
Verträge liegen in Ordnern
Ausgefertigte Kopien befinden sich auf einem gemeinsamen Laufwerk oder in einer Schublade, und niemand weiß, wann jeder endet.
Enddaten werden übersehen
Ein Vertrag, der nach Ablauf der Frist bemerkt wird, bleibt für einen weiteren Zeitraum in Kraft.
Die aktuelle Version ist unklar
Dateien, die per E-Mail hin- und hergehen, erzeugen "final_v3_latest", und manchmal wird die falsche Version unterzeichnet.
Niemand ist sich sicher, wer genehmigt
Die Regel steht in einem Richtliniendokument, aber deren Durchsetzung hängt vom Gedächtnis ab, und die Lücke zeigt sich bei der Prüfung.
Was ändert sich mit Tenderely BPM
01
Anfragen kommen strukturiert an
Partei, Betreff, Wert und Laufzeit kommen als Felder an, daher jagt die Rechtsabteilung fehlenden Informationen nicht hinterher.
02
Genehmigung verzweigt nach Wert
Wer genehmigt, wird durch eine Regel bestimmt, und die Regel lebt im Prozess statt im Dokument.
03
Versionen auf dem Datensatz
Jede Runde ist ein Schritt, daher ist sichtbar, welche Datei wann ankam und welche Version aktuell ist.
04
Enddaten warnen Sie
Verlängerungs- und Kündigungsdaten treiben Timer an, und die verantwortliche Person wird bei Annäherung gewarnt.
05
Die Gegenpartei tritt von außen bei
Ein öffentlicher Formularlink ermöglicht es ihr, Dokumente hochzuladen oder zuzustimmen, ohne ein Konto zu haben.
FAQ
Verfolgt es Vertragsablaufdaten?
+
Ja. Ablauf- und Kündigungsdaten sind Felder auf dem Datensatz, Timer laufen gegen sie, und eine bevorstehende Verlängerung erreicht die verantwortliche Person als Warnung. Die Verlängerungsentscheidung kann selbst ein Schritt sein.
Können wir elektronische Signaturen verwenden?
+
Der Prozess verwaltet den Signaturschritt und den Upload der ausgefertigten Kopie; welche Signaturmethode Sie verwenden, ist Ihre Wahl. Wer welche Version genehmigt hat und wann, wird in jedem Fall aufgezeichnet.
Können wir unsere eigenen Vorlagen verwenden?
+
Ja. Ihre Vorlagendatei wird an den Datensatz angehängt und reist mit den Feldern aus dem Anforderungsformular mit. Welche Vorlage für welches Geschäft gilt, kann bedingt entschieden werden.