Prozessmanagement und Software für Gemeinderäte.
Die Legitimität eines Gemeinderats ruht auf zwei Säulen: dass jede Stimme gehört wurde und dass jeder Beschluss nachverfolgbar ist. In der Praxis wird die Arbeit zerstreut — Mitgliederlisten in einer Tabellenkalkulation, Sitzungsprotokolle in einer anderen, Bürgerzuschriften beantwortet von demjenigen, der zufällig das Telefon abnahm. Tenderely BPM verbindet Mitgliedsorganisationen, Arbeitsgruppen, Sitzungen, Beschlüsse und die Nachverfolgung mit der Gemeinde in einen überprüfbaren Prozess ohne Code.
Welche Aufgaben wiederholt sich in jedem Zyklus?
01
Mitgliedsorganisationen und Delegierte
Zivilgesellschaftliche Organisationen, Fachverbände und Nachbarschaftsvertreter müssen mit ihren aktuellen Delegierten erfasst werden. Wenn Mandate ablaufen oder Vertreter wechseln, muss die Aufzeichnung nachgezogen werden.
02
Arbeitsgruppen
Jede Arbeitsgruppe hat ihre eigene Mitgliedschaft, ihre eigene Agenda und ihre eigene Leistung. Den Überblick zu behalten, welche Gruppe sich traf, welche Schlussfolgerungen sie zog und was sie an die Versammlung weitergab, ist eine Aufgabe für sich.
03
Sitzungsvorbereitung und Tagesordnung
Punkte werden vor jeder Sitzung vorgeschlagen, überprüft und geordnet. Eine gut vorbereitete Tagesordnung erreicht die Mitglieder rechtzeitig; eine schlecht vorbereitete verschwendet die Sitzungszeit.
04
Protokoll und Anwesenheit
Wer war anwesend, wer sprach zu welchem Punkt, wie fiel die Abstimmung — das muss während der Sitzung erfasst und danach bestätigt werden. Eine fehlende Unterschrift oder eine fehlende Quorumzahl untergräbt die Aufzeichnung.
05
Beratungsbeschlüsse und Nachverfolgung durch die Gemeinde
Ein vom Rat gefasster Beschluss wird an die Gemeinde weitergeleitet. Ob die Gemeinde ihn anerkannte, umsetzte oder ablehnte zu handeln — und wann — muss nachverfolgbar sein, sonst verschwindet der Beschluss in Stille.
06
Bürgerzuschriften und Stadtanliegen
Bürger bringen Bedenken vor, melden Probleme und machen Vorschläge. Jede Zushrift muss empfangen, der richtigen Gruppe zugewiesen und beantwortet werden. Ohne System hängt die Antwort ganz davon ab, wer an dem Tag erreichbar ist.
Wo funktioniert dies heute nicht?
Die Mitgliederliste ist nie ganz aktuell
Organisationsmanadate ändern, Delegierte werden ersetzt und Kontaktdaten veralten. Wenn die Liste in einer Tabellenkalkulation lebt, die eine Person verwaltet, arbeitet der Rest des Rats mit veralteten Informationen.
Beschlüsse verschwinden nach der Sitzung
Eine Entschließung wird im Protokoll aufgezeichnet, per E-Mail an die Gemeinde weitergeleitet und dann vergessen. Sechs Monate später kann niemand sagen, ob sie anerkannt, umgesetzt oder einfach ignoriert wurde.
Bürgerzuschriften fallen durch die Ritzen
Eine Zuschrift kommt per E-Mail, Telefon oder vor der Tür an. Sie wird irgendwo notiert, informell an jemanden weitergegeben und der Bürger hört nie wieder etwas. Niemand weiß, wie viele noch ausstehen.
Der Rat kann seine eigene Bilanz nicht zeigen
Wenn gefragt wird, was der Rat im letzten Jahr erreichte — Beschlüsse gefasst, Probleme gelöst, Gruppen einberufen — erfordert die Antwort, dass jemand Dateien von mehreren Orten sammelt und von Hand addiert.
Was ändert sich mit Tenderely BPM
01
Ein Datensatz pro Mitgliedsorganisation
Jede Organisation, ihr aktueller Delegierter, seine Mandatsperiode und seine Arbeitsgruppenmitgliedschaften sind strukturierte Datensätze. Wenn ein Delegierter wechselt, bleibt die Vorgeschichte, wer den Platz zuvor hielt, angehängt.
02
Sitzungen fließen von der Tagesordnung zum unterzeichneten Protokoll
Tagesordnungsanträge, Anwesenheit, Notizen zu einzelnen Punkten, Abstimmungsergebnisse und das endgültig genehmigte Protokoll sind alle Teil desselben Datensatzes. Nichts muss später rekonstruiert werden.
03
Beschlüsse werden bis zur Reaktion der Gemeinde verfolgt
Jeder Beratungsbeschluss durchläuft seinen eigenen Nachverfolgungsprozess: eingereicht, anerkannt, beantwortet. Der Status ist jederzeit sichtbar, ohne dass jemand angerufen werden muss.
04
Bürger reichen über ein öffentliches Formular ein
Ein Link oder ein eingebettetes Formular lässt Bürger Anträge stellen, ohne ein Konto zu benötigen. Jede Zuschrift landet auf einem strukturierten Datensatz und wird der richtigen Arbeitsgruppe zugewiesen, wobei Tenderely den Schritt automatisch weiterleitet.
05
Genehmigungsschritte funktionieren mobil
Ratsmitglieder, die nicht im Büro sind, können einen Beschlussentwurf überprüfen oder die Teilnahme über die iOS- oder Android-App bestätigen. Der Prozess bleibt nicht stecken, weil jemand nicht am Schreibtisch verfügbar ist.
06
Die Leistung des Rats ist immer sichtbar
Gefasste Beschlüsse, geklärte Bürgerzuschriften, gehaltene Arbeitsgruppensitzungen, ausstehende Gemeindeantworten — diese erscheinen auf einem Dashboard statt einer manuellen Zählung am Jahresende.
FAQ
Können Mitgliedsorganisationen und ihre Delegierten auf das System selbst zugreifen?
+
Ja. Ein Delegierter kann als verknüpfter externer Benutzer Zugriff erhalten, der nur die Datensätze seiner Organisation und seiner Arbeitsgruppen sieht — nicht die interne Verwaltung des Rats. Sie kontrollieren durch rollenbasierte und feldbasierte Berechtigungen exakt, was jede Rolle sieht.
Können Bürger Anträge einreichen, ohne ein Konto zu erstellen?
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Ja. Ein öffentliches Formular, das als Link oder auf einer Website eingebettet veröffentlicht wird, akzeptiert Zuschriften von jedem ohne Anmeldung. Jede Zuschrift wird zu einem strukturierten Datensatz im Arbeitsbereich des Rats und ist bereit, zugewiesen und verfolgt zu werden.
Wie verarbeitet das System Abstimmungen und Wahlunterlagen?
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Eine Abstimmung ist ein Schritt im Sitzungsprozess. Die Position jedes Mitglieds wird als Teil der Aufzeichnung erfasst, daher bleibt die Stimmverteilung neben dem Beschlusstext erhalten. Die Aufzeichnung kann nicht geändert werden, ohne dass die Änderung im Audit-Verlauf sichtbar wird.
Gibt es eine vorgefertigte Einrichtung für Gemeinderäte?
+
Ja. Das City Council-Paket wird mit bereits integrierten Formularen, Prozessen und Dashboard geöffnet. Sie passen die Einrichtung dann an die Struktur Ihres Rats an — Namen der Arbeitsgruppen, Genehmigungsketten, Benachrichtigungsempfänger — und veröffentlichen. Das Paket ist ein Ausgangspunkt, keine Beschränkung.
Wie wissen wir, dass ein Schritt nicht verpasst wurde?
+
Jeder Schritt in einem Prozess kann eine SLA (Vereinbarung zum Servicelevel) tragen. Wenn eine Frist verstreicht ohne Maßnahme, werden die verantwortliche Person und jeder Eskalationskontakt automatisch benachrichtigt. Nichts wartet in Stille.