Gestione dei processi e software per consigli comunali.
La legittimità di un consiglio comunale riposa su due pilastri: che ogni voce sia stata ascoltata e che ogni delibera sia tracciabile. Nella pratica il lavoro si disperde — gli elenchi dei membri in un foglio di calcolo, i verbali in un altro, le istanze cittadine risposte da chi ha deciso di rispondere. Tenderely BPM riunisce le organizzazioni membri, le commissioni, le sedute, le delibere e il coordinamento con l'ente locale in un unico flusso verificabile, senza codice.
Quali attività si ripetono ogni ciclo in un consiglio comunale?
01
Organizzazioni membri e delegati
Le organizzazioni della società civile, gli ordini professionali e i rappresentanti di circoscrizione devono essere registrati con i loro delegati attuali. Quando i mandati scadono o i rappresentanti cambiano, il fascicolo deve seguire l'evoluzione.
02
Commissioni
Ogni commissione ha una propria composizione, un proprio ordine del giorno e propri esiti. Tenere traccia di quale commissione si è riunita, cosa ha concluso e cosa ha trasmesso all'assemblea è un lavoro significativo.
03
Preparazione della seduta e ordine del giorno
Gli argomenti vengono proposti, esaminati e ordinati prima di ogni seduta. Un ordine del giorno ben preparato raggiunge i membri in anticipo; uno malpreparato spreca l'ora della riunione.
04
Verbali e presenze
Chi era presente, chi ha parlato su quale punto, come è andata la votazione — questi dati devono essere catturati durante la seduta e confermati dopo. Una firma mancante o un quorum assente indebolisce il fascicolo.
05
Delibere consultive e riscontro dell'ente locale
Una delibera approvata dal consiglio viene inoltrata all'ente locale. Se l'ente l'ha presa in carico, vi ha dato seguito o ha deciso di non agire — e quando — deve essere tracciato, altrimenti la delibera sparisce nel silenzio.
06
Istanze cittadine e problematiche urbane
I cittadini segnalano preoccupazioni, denunciano problemi e formulano proposte. Ogni segnalazione deve essere ricevuta, assegnata al gruppo giusto e sottoposta a riscontro. Senza un sistema, la risposta dipende da chi è disponibile quel giorno.
Dove si verificano i problemi oggi?
L'elenco dei membri non è mai completamente aggiornato
I mandati delle organizzazioni cambiano, i delegati vengono sostituiti e i dati di contatto diventano obsoleti. Quando l'elenco vive in un foglio di calcolo gestito da una sola persona, il resto del consiglio opera su informazioni scadute.
Le delibere scompaiono dopo la seduta
Una delibera viene registrata nel verbale, inoltrata all'ente locale per e-mail e poi dimenticata. Sei mesi dopo nessuno sa se è stata presa in carico, se vi è stato dato seguito o se è stata semplicemente ignorata.
Le istanze cittadine cadono tra le maglie
Una segnalazione arriva per e-mail, per telefono o di persona. Viene annotata da qualche parte, passata a qualcuno informalmente e il cittadino non riceve mai risposta. Nessuno sa quante sono in sospeso.
Il consiglio non riesce a mostrare il proprio operato
Quando gli si chiede cosa ha realizzato il consiglio nell'ultimo anno — delibere prese, problemi risolti, commissioni convocate — la risposta richiede che qualcuno riunisca file da più posti e li sommi a mano.
Cosa cambia con Tenderely BPM
01
Un fascicolo per ogni organizzazione membro
Ogni organizzazione, il suo delegato attuale, il periodo del suo mandato e le sue iscrizioni a commissioni sono fascicoli strutturati. Quando un delegato cambia, la storia di chi ha ricoperto la carica prima rimane allegata.
02
Le sedute passano dall'ordine del giorno al verbale firmato
Le proposte per l'ordine del giorno, le presenze, le note punto per punto, i risultati delle votazioni e il verbale finale approvato fanno tutti parte dello stesso fascicolo. Nulla deve essere ricostruito dopo la seduta.
03
Le delibere sono tracciate finché l'ente locale risponde
Ogni delibera consultiva passa attraverso il suo flusso di riscontro: presentata, presa in carico, sottoposta a risposta. Lo stato è visibile in qualsiasi momento senza dover contattare chiunque per telefono.
04
I cittadini presentano istanze attraverso un modulo pubblico
Un link o un modulo incorporato consente ai cittadini di inviare istanze senza bisogno di un account. Ogni segnalazione approda a un fascicolo strutturato e viene assegnata alla commissione giusta, con Tenderely che instrada il passaggio automaticamente.
05
I passaggi di approvazione si gestiscono da mobile
I consiglieri fuori dall'ufficio possono esaminare una delibera in bozza o confermarne la partecipazione dall'app iOS o Android. Il processo non si blocca perché qualcuno non è disponibile alla scrivania.
06
L'operato del consiglio è sempre visibile
Delibere prese, istanze cittadine risolte, sessioni di commissione tenute, riscontri dell'ente in sospeso — questi dati appaiono su una dashboard anziché richiedere un conteggio manuale a fine anno.
DOMANDE FREQUENTI
Le organizzazioni membri e i loro delegati possono accedere al sistema in prima persona?
+
Sì. Un delegato può avere accesso come utente esterno collegato che vede solo i fascicoli rilevanti per la sua organizzazione e le sue commissioni — non l'amministrazione interna del consiglio. Controlli esattamente cosa ogni ruolo vede attraverso autorizzazioni basate sul ruolo e sul campo.
I cittadini possono presentare istanze senza creare un account?
+
Sì. Un modulo pubblico pubblicato come link o incorporato su un sito web accetta segnalazioni da chiunque senza accesso. Ogni segnalazione diventa un fascicolo strutturato nello spazio di lavoro del consiglio, pronto per essere assegnato e tracciato.
Come il sistema gestisce le votazioni e i verbali dei ballottamenti?
+
Una votazione è un passaggio nel flusso della seduta. La posizione di ogni consigliere viene catturata come parte del fascicolo, quindi la composizione del ballottaggio viene preservata insieme al testo della delibera. Il fascicolo non può essere modificato senza che la modifica compaia nella cronologia di controllo.
C'è un setup già predisposto per i consigli comunali?
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Sì. Il pacchetto Consiglio Comunale si apre con moduli, flussi e una dashboard già in posizione. Tu adatti l'impostazione alla struttura del tuo consiglio — nomi delle commissioni, catene di approvazione, destinatari delle notifiche — e pubblichi. Il pacchetto è un punto di partenza, non un vincolo.
Come sappiamo che non è stato omesso un passaggio?
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Ogni passaggio di un flusso può portare un SLA. Quando una scadenza passa senza azione, la persona responsabile e qualsiasi contatto di escalation ricevono una notifica automatica. Nulla rimane in silenzio in attesa.