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MODULO
Gestione contratti da capo a fondo in un unico flusso.
La firma non è la fine del processo contrattuale, ma il suo mezzo. Il vero rischio viene dopo: nessuno controlla la data di scadenza, e il contratto si rinnova da solo o scade inosservato. Tenderely BPM continua a tracciare il contratto dopo la firma.
Quali passaggi si ripetono in un processo contrattuale?
01
Richiesta e stesura
Per quale affare, con quale controparte, da quale modello — senza una richiesta strutturata, l'ufficio legale pone le stesse domande ogni volta.
02
Approvazione interna
I passaggi di approvazione cambiano in base al valore e al tipo, quindi chi deve autorizzare deve seguire una regola.
03
Cicli di negoziazione
Le modifiche della controparte e quale versione è corrente devono essere tracciate; firmare la versione sbagliata è un rischio reale.
04
Firma
L'ordine di firma e la competenza del firmatario devono stare nel record, e la copia sottoscritta in un unico luogo.
05
Obblighi in vigore
Gli impegni che non vengono messi in calendario vengono ricordati solo quando sono violati.
06
Scadenza e rinnovo
Se perdi il termine di preavviso su un contratto a rinnovo automatico, rimani vincolato per un altro periodo.
Dove va in crisi oggi?
I contratti vivono in una cartella
Le copie sottoscritte si trovano in un drive condiviso o in un cassetto, e poiché nessuno chiede quando scade ciascuno, nessuno lo sa.
Le date di scadenza scappano
Un contratto notato dopo il termine di preavviso rimane in vigore per un altro periodo.
La versione corrente è poco chiara
I file che rimbalzano via e-mail generano "finale_v3_ultimo", e a volte viene firmata la versione sbagliata.
Non è chiaro chi approva
La regola è in un documento di policy, ma applicarla dipende dalla memoria, e il problema emerge durante l'audit.
Cosa cambia con Tenderely BPM
01
Le richieste arrivano strutturate
Controparte, oggetto, valore e durata arrivano come campi, quindi l'ufficio legale non insegue informazioni mancanti.
02
L'approvazione si articola per valore
Chi autorizza è deciso da una regola, e la regola vive nel flusso anziché in un documento.
03
Versioni nel record
Ogni ciclo è un passaggio, quindi quale file è arrivato quando — e quale versione è corrente — è visibile.
04
Le date di scadenza ti avvertono
Le date di rinnovo e preavviso attivano timer, e la persona responsabile riceve un avviso mentre si avvicinano.
05
La controparte si unisce da fuori
Un link di modulo pubblico le consente di caricare documenti o dare approvazione senza un account.
DOMANDE FREQUENTI
Traccia le date di scadenza dei contratti?
+
Sì. La scadenza e i termini di preavviso sono campi del record, i timer girano su di essi, e un rinnovo imminente raggiunge la persona responsabile come avviso. La decisione di rinnovo può essere a sua volta un passaggio.
Possiamo usare la firma elettronica?
+
Il processo gestisce il passaggio di firma e il caricamento della copia sottoscritta; il metodo di firma che usi dipende da te. Chi ha approvato quale versione, e quando, viene registrato comunque.
Possiamo usare i nostri modelli?
+
Sì. Il tuo file di modello si allega al record e viaggia con i campi del modulo di richiesta. Quale modello si applica a quale affare può essere deciso condizionalmente.