← Tenderely BPM
MODUL
Správa smluv od začátku do konce v jednom toku.
Podpis není konec smlouvy, ale její střed. Skutečné riziko přichází později: nikdo nehlídá datum vypršení a smlouva se buď automaticky obnoví, nebo tiše zanikne. Tenderely BPM sleduje smlouvu i po podpisu.
Které kroky se v procesu smluv opakují?
01
Žádost a návrh
Pro kterou dohodu, s kterou stranou, z jaké šablony — bez strukturované žádosti se právní oddělení ptá pokaždé na to samé.
02
Interní schválení
Schválení se mění podle hodnoty a typu, takže kdo musí podepsat, se řídí pravidlem.
03
Kola vyjednávání
Změny od druhé strany a to, která verze je aktuální, se musí sledovat; podpis špatné verze je skutečné riziko.
04
Podpis
Pořadí podpisů a oprávnění podpisujícího patří do záznamu a podepsaný originál na jedno místo.
05
Platné povinnosti
Závazky, které se nezapíší do kalendáře, se pamatují jen když jsou porušeny.
06
Vypršení a obnovení
Pokud zmeškaníte výpovědní lhůtu u automaticky se obnovující smlouvy, zůstáváte zavázáni na další období.
Kde to dnes selhává?
Smlouvy jsou uložené ve složce
Podepsané originály leží na sdíleném disku nebo v šanonu a protože nikdo neví, kdy kterou skončí, nikdo to netuší.
Termíny se zmeškávají
Smlouva, kterou si všimnete až po uplynutí výpovědní lhůty, zůstane v platnosti na další období.
Nejnovější verze není jasná
Soubory létající e-mailem vytvoří "final_v3_latest" a někdy se podepíše špatná verze.
Nikdo si není jistý, kdo schvaluje
Pravidlo je v dokumentu zásad, ale jeho dodržování závisí na paměti a mezera se objeví při auditu.
Co se změní s Tenderely BPM
01
Žádosti přicházejí strukturované
Protistrana, předmět, hodnota a doba se zadají jako pole, takže právníci nemusí honit chybějící informace.
02
Schválení se větvuje podle hodnoty
Kdo schvaluje, rozhoduje pravidlo, a to pravidlo žije v toku, ne v dokumentu.
03
Verze v záznamu
Každé kolo je krok, takže které soubory přišly kdy a která verze je aktuální, je vidět.
04
Termíny vás upozorní
Data obnovení a výpovědní lhůty spouštějí časovače a odpovědná osoba je varována, když se blíží.
05
Druhá strana se připojí zvenčí
Veřejný odkaz na formulář jí umožní nahrávat dokumenty nebo dát souhlas bez účtu.
ČASTÉ DOTAZY
Sleduje to data vypršení smluv?
+
Ano. Data vypršení a výpovědní lhůty jsou pole v záznamu, časovače proti nim běží a blížící se obnovení upozorní odpovědného. Samotné rozhodnutí o obnovení může být krok v procesu.
Můžeme použít elektronický podpis?
+
Proces řídí krok podpisu a nahrávání podepsaného originále; jakou metodu podpisu použijete, je na vás. Kdo schválil kterou verzi a kdy, se zaznamenává v každém případě.
Můžeme použít vlastní šablony?
+
Ano. Váš soubor šablony se připojí k záznamu a putuje s poli z formuláře žádosti. Která šablona se vztahuje na kterou dohodu, se dá rozhodnout podmínečně.