← Tenderely BPM
MODUL
Kontrakthantering från början till slut i ett flöde.
Undertecknandet är inte slutet på en kontraktprocess utan mitten. Den verkliga risken kommer efter: ingen övervakar slutdatumet, och kontraktet förnyas antingen automatiskt eller förfaller obemärkt. Tenderely BPM fortsätter att spåra kontraktet efter undertecknandet.
Vad upprepas i en kontraktprocess?
01
Förfrågan och upprättande
För vilken affär, med vilken part, från vilken mall – utan en strukturerad förfrågan ställer juridik samma frågor varje gång.
02
Internt godkännande
Godkännandesteg varierar beroende på värde och typ, så vem som måste godkänna måste följa en regel.
03
Förhandlingsomgångar
Ändringar från motparten och vilken version som är aktuell måste spåras; att underteckna fel version är en verklig risk.
04
Underteckning
Undertecknningsordning och signeringsmyndighet hör hemma på posten, och den undertecknade kopian på en plats.
05
Åtaganden i kraft
Åtaganden som inte läggs in i en kalender kommer bara ihåg när de överträds.
06
Utgång och förnyelse
Missa uppsägningstiden för ett automatiskt förnyande kontrakt och du är bunden för en ny period.
Var går det fel idag?
Kontrakt ligger i en mapp
Undertecknade kopior sitter på en delad enhet eller i en låda, och eftersom ingen frågar när var och en upphör vet ingen det.
Slutdatum glöms bort
Ett kontrakt som märks efter uppsägningstiden har passerat förblir i kraft för en ny period.
Den aktuella versionen är oklar
Filer som studsar genom e-post producerar "final_v3_latest", och ibland undertecknas fel version.
Ingen är säker på vem som godkänner
Regeln står i ett policysdokument men att tillämpa den beror på minne, och gapet dyker upp vid revision.
Vad förändras med Tenderely BPM
01
Förfrågningar kommer strukturerade
Part, ämne, värde och löptid kommer in som fält, så juridik jagar inte efter saknad information.
02
Godkännande baseras på värde
Vem som godkänner bestäms av regel, och regeln finns i flödet i stället för i ett dokument.
03
Versioner på posten
Varje omgång är ett steg, så vilken fil som kom när – och vilken version som är aktuell – är synlig.
04
Slutdatum varnar dig
Förnyelse- och uppsägningstider driver timers, och den ansvarige personen varnas när de närmar sig.
05
Motparten deltar utifrån
En offentlig formlänk låter dem ladda upp dokument eller ge godkännande utan ett konto.
VANLIGA FRÅGOR
Spårar det kontraktets slutdatum?
+
Ja. Utgångs- och uppsägningstider är fält på posten, timers körs mot dem, och en förestående förnyelse når den ansvarige som en varning. Förnyelsebeslutet kan i sig vara ett steg.
Kan vi använda elektronisk signatur?
+
Flödet hanterar underteckningssteget och uppladdningen av den undertecknade kopian; vilken signeringsmetod du använder är upp till dig. Vem som godkände vilken version och när registreras ändå.
Kan vi använda våra egna mallar?
+
Ja. Din mallfil bifogas posten och följer med fälten från förfrågningsformuläret. Vilken mall som gäller för vilken affär kan avgöras villkorligt.