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MODULE
La gestion des contrats de bout en bout dans un seul flux.
La signature n'est pas la fin du processus contractuel mais son milieu. Le vrai risque vient après : personne ne surveille la date limite, et le contrat se renouvelle silencieusement ou expire inaperçu. Tenderely BPM continue de suivre le contrat après la signature.
Quelles étapes se répètent dans un processus contractuel ?
01
Demande et rédaction
Quel accord, avec quel tiers, à partir de quel modèle — sans demande structurée, le service juridique pose les mêmes questions à chaque fois.
02
Approbation interne
Les étapes d'approbation changent selon la valeur et le type, donc les signataires doivent suivre une règle.
03
Cycles de négociation
Les modifications de l'autre partie et la version courante doivent être suivies ; signer la mauvaise version est un vrai risque.
04
Signature
L'ordre de signature et l'autorité des signataires doivent figurer au dossier, et la copie exécutée en un seul endroit.
05
Obligations en vigueur
Les engagements qui ne sont pas mis en calendrier ne sont mémorisés que quand ils sont violés.
06
Expiration et renouvellement
Manquer le délai de préavis d'un contrat à renouvellement automatique et vous êtes engagé pour une autre période.
Où cela se détériore aujourd'hui ?
Les contrats sont dans un dossier
Les copies exécutées sont dans un lecteur partagé ou un tiroir, et comme personne ne demande quand chacun expire, personne ne le sait.
Les dates limites glissent
Un contrat découvert après l'expiration du délai de préavis reste en vigueur pour une autre période.
La version courante n'est pas claire
Les fichiers qui circulent par e-mail produisent « final_v3_latest », et parfois la mauvaise version est signée.
Personne ne sait qui approuve
La règle figure dans un document politique mais son application dépend de la mémoire, et l'écart refait surface à l'audit.
Qu'est-ce qui change avec Tenderely BPM
01
Les demandes arrivent structurées
Le tiers, l'objet, la valeur et la durée arrivent en tant que champs, donc le service juridique n'est pas à la chasse aux informations manquantes.
02
L'approbation s'embranche sur la valeur
Qui approuve est décidé par une règle, et la règle vit dans le flux plutôt que dans un document.
03
Les versions au dossier
Chaque cycle est une étape, donc quel fichier est arrivé quand — et quelle version est courante — est visible.
04
Les dates limites vous avertissent
Le renouvellement et les délais de préavis déclenchent des minuteurs, et la personne responsable est avertie à l'approche.
05
Le tiers contractant accède de l'extérieur
Un lien de formulaire public lui permet de charger des documents ou d'approuver sans compte.
FAQ
Suit-il les dates d'expiration des contrats ?
+
Oui. Les dates d'expiration et de préavis sont des champs au dossier, des minuteurs les suivent, et un renouvellement imminent atteint la personne responsable comme un avertissement. La décision de renouvellement peut elle-même être une étape.
Pouvons-nous utiliser la signature électronique ?
+
Le processus gère l'étape de signature et le chargement de la copie exécutée ; le type de signature que vous utilisez dépend de vous. Qui a approuvé quelle version et quand est enregistré de toute façon.
Pouvons-nous utiliser nos propres modèles ?
+
Oui. Votre fichier modèle s'attache au dossier et se déplace avec les champs du formulaire de demande. Quel modèle s'applique à quel accord peut être décidé de manière conditionnelle.