La restauration collective, de la cuisine à la livraison.
Une opération de restauration collective repose sur la répétition : le même cycle de planification chaque semaine, les mêmes fiches de production chaque jour, les mêmes circuits de livraison à chaque service. Le risque ne vient pas de la cuisine — il vient de ce qu'on oublie quand tout passe par des appels téléphoniques et des feuilles de papier. Tenderely BPM relie l'approbation des menus, la production quotidienne, la confirmation de livraison et les commandes événementielles dans un flux traçable, sans code.
Qu'est-ce qu'une opération de catering répète chaque semaine ?
01
Planification et coûtage des menus
Le menu de chaque semaine est construit à partir de recettes dont on connaît le coût à la portion. Si un menu change à la dernière minute, le calcul de coût doit suivre.
02
Approbation des menus
Un diététicien, un responsable d'exploitation ou un client peut avoir besoin de valider le menu avant sa confirmation. Un changement non approuvé qui arrive à la cuisine crée du gaspillage et des litiges.
03
Fiches de production quotidienne
Combien de portions de chaque plat ont été préparées, par qui et dans quelle cuisine. Sans trace écrite, la traçabilité en cas de problème de sécurité alimentaire est impossible.
04
Livraison aux points de service
Les repas arrivent aux cantines, chantiers, écoles ou services hospitaliers. Chaque point attend les bonnes quantités au bon moment, et la livraison a besoin d'une signature.
05
Commandes événementielles et catering
Les événements ponctuels suivent un flux séparé : nombre de convives, choix du menu, exigences de service et tarification à la tête convenue avant la production.
06
Réclamations et retours
Une livraison refusée ou une réclamation qualité doit être enregistrée contre la fiche d'origine, pas perdue dans un SMS, pour éviter que le même problème ne se reproduise.
Où est-ce que ça bloque aujourd'hui ?
Le menu vit dans une appli de chat
Les menus partagés sur les apps de messagerie sont modifiés sans que personne ne le remarque. Quand la mauvaise version arrive à la cuisine, il est trop tard pour corriger sans gaspillage.
Les fiches de production sont sur papier
Les feuilles sont remplies, empilées dans un dossier et consultées seulement quand quelque chose cloche. D'ici là, les détails se sont effacés ou la feuille s'est égarée.
La confirmation de livraison est un appel téléphonique
Le chauffeur appelle pour dire que la nourriture est arrivée. Pas de signature, pas d'horodatage, pas de comptage de portions. Si un client conteste la livraison, il n'y a rien à montrer.
Les commandes événementielles fonctionnent en silo
Le catering événementiel s'organise par e-mails et feuilles de calcul qui ne se connectent jamais au plan de production hebdomadaire, si bien que les surprises de capacité n'apparaissent que le jour J.
Ce qui change avec Tenderely BPM
01
Un menu confirmé par semaine
Le menu proposé passe par une étape d'approbation avant d'être partagé avec la cuisine. Tout le monde travaille sur la même version confirmée, et les changements exigent une nouvelle approbation.
02
La production est une fiche quotidienne structurée
Les quantités, la cuisine, le personnel responsable et l'heure sont capturés dans un formulaire cohérent. Parce que les données sont structurées, elles sont interrogeables et rapportables, pas enfouies dans un dossier.
03
La livraison est confirmée au point de service
Le personnel au point de livraison confirme la réception depuis un téléphone. L'horodatage et le comptage des portions s'attachent automatiquement au dossier de livraison, donnant aux deux parties la même preuve.
04
Les clients passent commande d'événements de l'extérieur
Un formulaire public permet à un client de soumettre une commande événementielle via un lien, sans avoir besoin de compte. La commande entre dans le même flux que la planification de production interne.
05
Les étapes d'approbation s'appliquent d'elles-mêmes
Les étapes d'approbation conditionnelles et parallèles se configurent sans code dans Tenderely BPM. Un menu ou une commande événementielle qui a besoin de deux validations ne peut pas passer en production sans avoir les deux.
06
Les réclamations se ferment avec une trace
Une réclamation ou un refus de livraison est enregistré contre la fiche de production ou de livraison d'origine. Les tendances deviennent visibles sur un tableau de bord au lieu de ne remonter que si un client escalade.
FAQ
Pouvons-nous gérer plusieurs cuisines et points de livraison dans un seul système ?
+
Oui. L'accès basé sur les rôles et les permissions au niveau des unités signifient que chaque cuisine voit ses propres fiches de production, chaque chauffeur livreur voit ses propres circuits, et la direction opérationnelle voit tout. Aucune cuisine n'a besoin de voir les données d'une autre sauf si vous le souhaitez.
Les clients peuvent-ils approuver leurs propres menus ou commandes événementielles ?
+
Oui. Un client peut être connecté comme utilisateur externe qui voit uniquement les dossiers pertinents pour son compte, ou vous pouvez lui envoyer un lien de formulaire public qui alimente un flux d'approbation. Dans les deux cas, l'accord est enregistré automatiquement.
Comment cela aide-t-il pour la traçabilité en sécurité alimentaire ?
+
Chaque fiche de production capture qui a préparé quoi, dans quelle cuisine et quand. Chaque dossier de livraison capture ce qui a été envoyé, à qui et quand la réception a été confirmée. Parce que chaque changement est enregistré dans l'historique d'audit, vous avez une chaîne traçable du menu au point de livraison sans tenir un registre séparé.
Pouvons-nous suivre les coûts à la portion par rapport au menu hebdomadaire ?
+
Les fiches recettes avec coûtage à la portion font partie de la configuration initiale. Chaque article du menu est construit sur une fiche recette, si bien que quand les ingrédients changent, le coût suit la même fiche plutôt que de vivre dans une feuille de calcul séparée.
Que se passe-t-il quand une livraison est refusée ou une réclamation est signalée ?
+
La réclamation ou le retour est enregistré comme une étape connectée à la fiche de livraison d'origine. La personne responsable reçoit une notification, la résolution est enregistrée comme une étape de suivi, et la réclamation fermée reste dans l'historique de cette livraison. Rien n'est perdu dans un fil de SMS.