Toplu yemekte mutfaktan dağıtım noktasına tek akış.
Toplu yemek işi tekrar üzerine kuruludur: her hafta aynı planlama döngüsü, her gün aynı üretim kaydı, her vardiya aynı dağıtım güzergâhı. Tehlike yemekte değil, bu adımların telefon görüşmesi ve kâğıt formla yürütüldüğünde atlananlarındadır. Tenderely BPM menü onayını, günlük üretimi, dağıtım teyidini ve etkinlik siparişlerini kod yazmadan tek izlenebilir akışa bağlar.
Toplu yemek işletmesi her hafta neyi tekrar eder?
01
Menü planlaması ve maliyetlendirme
Her haftanın menüsü, porsiyon maliyeti bilinen reçetelerden oluşturulur. Son dakika değişikliklerinde maliyet hesabının da buna göre güncellenmesi gerekir.
02
Menü onayı
Diyetisyen, operasyon müdürü ya da müşteri menüyü onaylamadan dağıtıma geçilmemelidir. Onaysız değişiklik mutfağa ulaştığında fire ve itiraz kaçınılmaz olur.
03
Günlük üretim kaydı
Hangi yemekten kaç porsiyon, hangi mutfakta, kim tarafından hazırlandı. Yazılı kayıt olmadan gıda güvenliği olaylarında geriye dönük izleme mümkün değildir.
04
Dağıtım noktalarına teslimat
Yemekler yemekhanelere, şantiyelere, okullara veya hastane koğuşlarına ulaşır. Her nokta doğru miktarı doğru saatte bekler ve teslim teyit edilmelidir.
05
Etkinlik ve catering siparişi
Tek seferlik etkinlikler ayrı bir akış gerektirir: kişi sayısı, menü seçimi, servis gereksinimleri ve kişi başı fiyat üretim başlamadan mutabık kalınmalıdır.
06
Şikâyet ve iade
Reddedilen teslimat veya kalite şikâyeti, bir mesaj yazışmasında kaybolmak yerine orijinal kayda bağlı olarak kayıt altına alınmalıdır.
Bugün bunlar nerede tıkanıyor?
Menü mesajlaşma uygulamasında
Uygulama üzerinden paylaşılan menüler kimse fark etmeden değiştirilir. Yanlış versiyon mutfağa ulaştığında düzeltmek için çok geç olur ve fire kaçınılmaz hâle gelir.
Üretim kaydı kâğıt formda
Kâğıt formlar doldurulur, bir klasöre konur ve ancak bir sorun çıktığında bakılır. O zaman bilgi silinmiş ya da form kaybolmuş olur.
Teslimat teyidi telefonla
Şoför aradı, yemekler ulaştı dedi. İmza yok, zaman damgası yok, porsiyon sayısı yok. Müşteri teslimi tartışmaya açtığında gösterecek hiçbir şey yoktur.
Etkinlik siparişleri ayrı yürüyor
Etkinlik catering işi e-posta ve tablolarla haftalık üretim planından kopuk yürür; mutfak kapasitesi çakışması ancak o gün ortaya çıkar.
Tenderely BPM ile ne değişir?
01
Haftada bir onaylı menü
Önerilen menü, mutfağa iletilmeden önce onay adımından geçer. Herkes aynı onaylı versiyonla çalışır; değişiklik yeni bir onay gerektirir.
02
Üretim yapılandırılmış günlük kayıt
Miktar, mutfak, sorumlu personel ve saat tutarlı bir formda yakalanır. Veri yapılandırıldığı için klasörde değil, aranabilir ve raporlanabilir biçimde durur.
03
Teslimat noktada teyit edilir
Dağıtım noktasındaki personel telefondan teslim teyidi verir. Zaman damgası ve porsiyon sayısı teslimat kaydına otomatik eklenir; iki tarafın da elinde aynı kanıt olur.
04
Müşteri etkinlik siparişini dışarıdan açar
Herkese açık form müşteriye bağlantı olarak gönderilir; müşteri hesap açmak zorunda kalmadan etkinlik siparişini iletir. Sipariş, iç üretim akışına doğrudan girer.
05
Onay adımları kendiliğinden çalışır
Tenderely BPM'de koşullu ve paralel onay adımları kod yazmadan tanımlanır. İki imza gerektiren menü veya etkinlik siparişi her ikisi alınmadan üretime geçemez.
06
Şikâyetler kayıtla kapanır
Şikâyet veya reddedilen teslimat, orijinal üretim ya da dağıtım kaydına bağlı olarak kayıt altına alınır. Tekrar eden sorunlar müşteri tırmandırmadan önce panoda görünür hâle gelir.
SIK SORULANLAR
Birden fazla mutfak ve dağıtım noktasını tek sistemde yönetebilir miyiz?
+
Evet. Rol bazlı erişim ve birim düzeyinde yetkiler sayesinde her mutfak yalnız kendi üretim kayıtlarını, her şoför yalnız kendi güzergâhını görür; operasyon yönetimi ise her şeyi izleyebilir. İzin vermediğiniz sürece bir mutfak diğerinin verisine ulaşamaz.
Müşteriler kendi menülerini veya etkinlik siparişlerini onaylayabilir mi?
+
Evet. Müşteri, yalnız kendi hesabına ait kayıtları gören bağlı dış kullanıcı olarak sisteme dahil edilebilir; ya da kendisine gönderilen herkese açık form bağlantısı üzerinden talep iletip onay adımına katılabilir. Her iki durumda da mutabakat otomatik olarak kayıt altına alınır.
Bu yapı gıda güvenliği izlenebilirliğine nasıl katkı sağlar?
+
Her üretim kaydı kimin ne hazırladığını, hangi mutfakta ve ne zaman yaptığını yakalar. Her teslimat kaydı neyin gönderildiğini, kime ulaştığını ve ne zaman teyit edildiğini içerir. Tüm değişiklikler denetim geçmişinde tutulduğundan, ayrı bir kayıt defteri tutmadan menüden dağıtım noktasına kadar izlenebilir bir zincir oluşur.
Porsiyon maliyetlerini haftalık menüyle ilişkilendirebilir miyiz?
+
Reçete kartları ve porsiyon maliyetlendirmesi başlangıç kurulumunun bir parçasıdır. Her menü kalemi bir reçete kaydına bağlanır; hammadde fiyatı değiştiğinde maliyet ayrı bir tabloda değil, aynı kayıt üzerinde güncellenir.
Teslimat reddedildiğinde veya şikâyet geldiğinde ne olur?
+
Şikâyet veya iade, orijinal teslimat kaydına bağlı bir adım olarak kayıt altına alınır. Sorumlu kişiye bildirim gider, çözüm süreci bir sonraki adım olarak işlenir ve kapatılan şikâyet o teslimatın geçmişinde kalır. Hiçbir bilgi mesajlaşma yazışmasında kaybolmaz.