Betriebsverpflegung von der Küche bis zur Lieferstelle.
Ein Catering-Betrieb läuft nach wiederkehrenden Abläufen: der gleiche Planungszyklus jede Woche, die gleichen Produktionsunterlagen jeden Tag, die gleichen Lieferstrecken jede Schicht. Die Gefahr liegt nicht beim Kochen — sie liegt darin, was übersehen wird, wenn die Kommunikation nur per Telefonat und Papierkram erfolgt. Tenderely BPM verbindet Menügenehmigung, tägliche Produktion, Lieferbestätigung und Eventbestellungen in einen nachverfolgbaren Ablauf, ohne Code.
Welche Prozesse wiederholt ein Catering-Betrieb jede Woche?
01
Menüplanung und Kalkulation
Jedes Wochenmenü wird aus Rezepten mit bekannten Portionskosten zusammengestellt. Wenn sich ein Menü in letzter Minute ändert, muss die Kostenkalkulation folgen.
02
Menügenehmigung
Diätassistent, Betriebsleiter oder Auftraggeber müssen möglicherweise alle ein Menü absegnen, bevor es freigegeben wird. Eine nicht genehmigte Änderung in der Küche führt zu Verschwendung und Unstimmigkeiten.
03
Tägliche Produktionsunterlagen
Wie viele Portionen welchen Gerichts wurden wann und von wem in welcher Küche zubereitet. Ohne schriftliche Dokumentation ist Nachverfolgbarkeit bei Lebensmittelincidenten unmöglich.
04
Lieferung zu den Ausgabestellen
Mahlzeiten gehen in Kantinen, auf Baustellen, in Schulen oder Krankenhausstationen an. Jede Stelle erwartet die richtigen Mengen zur richtigen Zeit, und die Lieferung benötigt eine Bestätigung.
05
Event- und Catering-Bestellungen
Einmalige Events benötigen einen separaten Ablauf: Gästezahl, Menüauswahl, Serviceanforderungen und Preis pro Person müssen vor Produktionsbeginn vereinbart werden.
06
Reklamationen und Rückgaben
Eine abgelehnte Lieferung oder Qualitätsbeschwerde muss gegen den Originalbeleg dokumentiert werden, nicht in einer SMS verloren gehen, damit sich das Problem nicht wiederholt.
Wo bricht das System heute zusammen?
Das Menü lebt in einer Chat-App
Menüs, die über Messaging-Apps weitergegeben werden, werden ohne Benachrichtigung geändert. Bis die falsche Version die Küche erreicht, ist es zu spät, ohne Verschwendung zu korrigieren.
Produktionsunterlagen sind auf Papier
Papierbogen werden ausgefüllt, in einem Ordner gestapelt und nur konsultiert, wenn etwas schiefgeht. Dann ist das Detail längst vergessen oder das Blatt falsch abgelegt.
Lieferbestätigung ist ein Telefonanruf
Der Fahrer ruft an, dass die Ware angekommen ist. Keine Unterschrift, kein Zeitstempel, keine Portionszahl. Wenn ein Kunde bestreitet, was geliefert wurde, haben Sie keinen Nachweis.
Event-Bestellungen laufen separat ab
Event-Catering wird in E-Mails und Tabellenkalkulationen organisiert, die nie mit dem wöchentlichen Produktionsplan verbunden sind. Kapazitätsengpässe erscheinen erst am Liefertag.
Was ändert sich mit Tenderely BPM
01
Ein bestätigtes Menü pro Woche
Das vorgeschlagene Menü durchläuft einen Genehmigungsschritt, bevor es an die Küche weitergegeben wird. Alle arbeiten von der gleichen bestätigten Version, und Änderungen erfordern eine neue Genehmigung.
02
Produktion ist eine strukturierte tägliche Dokumentation
Mengen, Küche, verantwortliche Mitarbeiter und Uhrzeit werden in einem einheitlichen Formular erfasst. Da die Daten strukturiert sind, können Sie sie durchsuchen und auswerten — nicht in einem Ordner begraben.
03
Lieferung wird am Lieferpunkt bestätigt
Personal an der Lieferstelle bestätigt den Empfang vom Telefon aus. Zeitstempel und Portionszahl werden automatisch an den Lieferbeleg angehängt und geben beiden Seiten den gleichen Nachweis.
04
Kunden bestellen Events von außen
Ein öffentliches Formular ermöglicht es einem Kunden, eine Eventbestellung per Link einzureichen, ohne ein Konto zu benötigen. Die Bestellung erfolgt wie die interne Produktionsplanung.
05
Genehmigungsschritte setzen sich selbst durch
Bedingte und parallele Genehmigungsschritte werden in Tenderely BPM ohne Code konfiguriert. Ein Menü oder eine Eventbestellung, das zwei Abzeichnungen benötigt, kann nicht zur Produktion gehen, bis beide vorliegen.
06
Reklamationen schließen mit Dokumentation
Eine Beschwerde oder abgelehnte Lieferung wird gegen den Originalbeleg für Produktion oder Lieferung dokumentiert. Muster werden in einer Übersicht sichtbar, statt nur zu erscheinen, wenn ein Kunde eskaliert.
FAQ
Können wir mehrere Küchen und Lieferstellen in einem System verwalten?
+
Ja. Rollenbasierter Zugriff und Berechtigungen auf Betriebsebene bedeuten, dass jede Küche nur ihre eigenen Produktionsunterlagen sieht, jeder Lieferfahrer nur seine eigenen Strecken sieht, und die Betriebsleitung alles sieht. Keine Küche muss die Daten einer anderen Küche sehen, wenn Sie das nicht möchten.
Können Kunden ihre eigenen Menüs oder Eventbestellungen genehmigen?
+
Ja. Ein Kunde kann als externer Benutzer verbunden werden, der nur Datensätze sieht, die für sein Konto relevant sind, oder Sie senden ihm einen öffentlichen Formularnlink, der in einen Genehmigungsablauf führt. So oder so wird die Vereinbarung automatisch dokumentiert.
Wie hilft das bei der Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln?
+
Jeder Produktionsbeleg erfasst, wer was wann in welcher Küche zubereitet hat. Jeder Lieferbeleg erfasst, was wann an wen geliefert wurde und wann der Empfang bestätigt wurde. Da jede Änderung im Audit-Protokoll protokolliert wird, haben Sie eine vollständige Nachverfolgung von der Menüplanung bis zur Lieferstelle, ohne ein separates Registerblatt zu führen.
Können wir Portionskosten gegen das wöchentliche Menü nachverfolgen?
+
Ja. Rezeptkarten mit Portionssätzen sind Teil der Starteinrichtung. Jedes Menüelement basiert auf einem Rezepteintrag, sodass sich die Kosten mit demselben Beleg ändern, statt dass sie in separaten Tabellen existieren.
Was passiert, wenn eine Lieferung abgelehnt oder eine Reklamation eingereicht wird?
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Die Beschwerde oder Rückgabe wird als Schritt dokumentiert, der mit dem ursprünglichen Lieferbeleg verbunden ist. Der Verantwortliche erhält eine Benachrichtigung, die Lösung wird als Folgedialog dokumentiert, und die geschlossene Beschwerde bleibt in der Geschichte dieser Lieferung. Nichts geht in einem Text-Thread verloren.