Audit-Mandate, Prüfungsergebnisse und Stellungnahmen in einem nachverfolgbaren Workflow.
Das Risiko einer Prüfgesellschaft liegt nicht in der Stellungnahme – es liegt in allem, was vorher passieren musste. Unabhängigkeitserklärungen, die zu spät eintreffen, Rotationsunterlagen in Tabellenkalkulationen, Prüfungsnotizen verstreut über E-Mail-Ketten, Prüfungsergebnisse ohne dokumentierte Management-Gegenmaßnahmen: Jede Lücke ist ein Qualitäts- und Compliance-Risiko. Tenderely BPM verbindet das Mandat vom Vertrag bis zur unterzeichneten Stellungnahme in einem strukturierten Datensatz, sodass der Nachweis eines ordnungsgemäßen Prozesses immer verfügbar ist.
Was wiederholt eine Prüfpraxis bei jedem Mandat?
01
Mandatsannahme
Bevor die Feldarbeit beginnt, müssen der Mandant, der Umfang, die Gebühr, das Team und die Unabhängigkeit jedes Mitglieds bestätigt und genehmigt werden. Wenn dies per E-Mail läuft, ist es leicht, die Arbeit zu beginnen, bevor alle Prüfungen abgeschlossen sind.
02
Unabhängigkeitserklärungen und Rotation
Jedes Teammitglied erklärt zu Beginn des Mandats seine Unabhängigkeit, und Partnerrotationszyklen müssen über Jahre hinweg nachverfolgbar sein. Eine fehlende oder verspätete Erklärung ist ein Compliance-Verstoß, nicht nur ein administratives Problem.
03
Audit-Planung und Risikobeurteilung
Wesentlichkeit, Risikobereiche, Umfangsentscheidungen und die Stundenverteilung auf jeden Bereich müssen vor Beginn der Feldarbeit dokumentiert werden. Mündlich in einem Kickoff-Meeting getroffene Entscheidungen hinterlassen keine Audit-Spur.
04
Feldarbeit und Prüfungsunterlagenverwaltung
Nachweise werden zusammengetragen, Verfahren durchgeführt und Prüfungsunterlagen vorbereitet und miteinander abgestimmt. Die Datei muss vollständig und ordnungsgemäß vor der Qualitätskontrolle vorliegen, nicht hinterher zusammengestellt werden.
05
Prüfungsergebnisse und Management-Gegenmaßnahmen
Jedes Prüfungsergebnis wird dem Mandanten mitgeteilt, eine Gegenmaßnahme angefordert und das Ergebnis dokumentiert. Wenn Ergebnisse per E-Mail verfolgt werden, kommt die Gegenmaßnahme manchmal an, aber der Vorgang wird nie formal abgeschlossen.
06
Qualitätskontrolle, Stellungnahme und Genehmigung
Der Prüfungsleiter prüft die Datei, der Qualitätsprüfer überprüft das Mandat und die Stellungnahme wird genehmigt. Jede Stufe ist ein Tor: Der nächste Schritt darf nicht beginnen, bis der vorherige abgeschlossen ist.
Wo funktioniert das heute nicht?
Unabhängigkeitslücken werden zum falschen Zeitpunkt erkannt
Eine fehlende Erklärung oder eine verspätete Rotation wird während einer regulatorischen Prüfung oder einer Qualitätskontrolle entdeckt – nicht zu Beginn des Mandats, wo sie hätte verhindert werden können.
Die Datei wird am Ende zusammengestellt
Prüfungsunterlagen, Prüfungsnotizen und Genehmigungen, die während des Mandats gesammelt werden, liegen in persönlichen Ordnern und E-Mail-Ketten. Die Vorbereitung der endgültigen Datei bedeutet, nach Dokumenten zu suchen, die von Anfang an an einem Ort hätten sein sollen.
Prüfungsstufen werden nicht erzwungen
Qualitätskontrolle ist ein Schritt, der vor der Stellungnahme stattfinden soll, aber wenn der Workflow informell ist, kann ein arbeitsreiches Mandat die Unterzeichnung erreichen, während Prüfungskommentare noch offen sind.
Zeit und Gebühren werden separat erfasst
Stunden werden in einem System protokolliert, das Mandatsbudget in einer Tabellenkalkulation und der Gebührensatz im Vertrag. Bis jemand diese vergleicht, hat das Mandat bereits eine Überschreitung.
Was ändert sich mit Tenderely BPM
01
Mandat öffnet sich nur, wenn Prüfungen abgeschlossen sind
Unabhängigkeitserklärungen, Konfliktprüfungen und Partnergenehmigung sind Schritte im Workflow. Die Feldarbeitsstufe öffnet sich nicht, bis alle erforderlichen Bestätigungen dokumentiert sind.
02
Rotationsverlauf ist ein strukturierter Datensatz
Die Mandate jedes Partners werden an einem Ort erfasst, sodass die Anzahl der aufeinanderfolgenden Jahre bei einem Mandanten immer sichtbar ist – nicht aus Erinnerung zur Erneuerungszeit errechnet.
03
Prüfungsstufen sind Tore, keine Erinnerungen
Bedingte Schritte bedeuten, dass die Stellungnahme nicht vorangebracht werden kann, bis die Qualitätskontrolle als abgeschlossen aufgezeichnet ist. Die Erzwingung liegt im Prozess, nicht in der Disziplin einer Person.
04
Prüfungsergebnisse haben einen dokumentierten Lebenszyklus
Ein Ergebnis wird gemeldet, eine Schweregrad zugewiesen, zur Management-Gegenmaßnahme gesendet und abgeschlossen, wenn die Gegenmaßnahme akzeptiert wird. Jeder Schritt und sein Zeitpunkt bleiben dokumentiert.
05
Fristen verfolgen sich selbst
Geben Sie jedem Schritt ein SLA – Fälligkeitsdatum der Unabhängigkeitserklärung, Prüfungsfrist, Berichtsfälligkeitsdatum – und Tenderely sendet eine Erinnerung, wenn die Zeit näher rückt, und eine Eskalation, wenn sie verstricht.
06
Zeit und Gebühren befinden sich im selben Mandat
Stunden, die für jede Mandatsphase protokolliert werden, und der vereinbarte Gebührensatz befinden sich im selben Datensatz, sodass abrechenbare gegenüber abgeschriebener Zeit während des Mandats sichtbar ist, nicht nur bei der Abrechnung.
FAQ
Können wir unterschiedliche Prüfungsregeln für verschiedene Mandatstypen erzwingen?
+
Ja. Genehmigungsketten, bedingte Verzweigungen und parallele Schritte werden ohne Code konfiguriert. Ein gesetzliches Audit-Mandat kann einen separaten Qualitätsprüfer erfordern, während ein kleineres vereinbartes Verfahren eine kürzere Kette durchläuft – jede Regel liegt im Workflow und kann nicht ohne Aufzeichnung der Ausnahme umgangen werden.
Können wir Mandanten Zugriff geben, um auf Prüfungsergebnisse zu antworten?
+
Ja. Ein öffentliches Formular kann als Link an einen Mandantenkontakt gesendet werden, sodass die Management-Gegenmaßnahme direkt im Prüfungsergebnis-Datensatz ankommt. Der Mandant benötigt kein Konto in Ihrem System.
Wie wird der Zugriff auf sensible Mandatsdateien gesteuert?
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Berechtigungen auf Einheits-, Rollen- und Feldebene bestimmen, wer was sieht. Ein Mandat kann eingeschränkt werden, sodass nur das zugewiesene Team und der prüfende Partner es öffnen können. Felder wie Gebührenbeträge oder Prüfungskommentare können vor Teammitgliedern verborgen werden, die sie nicht benötigen.
Können Mitarbeiter ihre CPD-Stunden im selben System protokollieren?
+
Ja. CPD-Stunden sind strukturierte Datensätze wie alle anderen. Jeder Eintrag erfasst das Datum, die Aktivität, den Anbieter und die Stunden, und ein Dashboard zeigt die laufende Summe pro Person jederzeit an – keine Abstimmung der Tabellenkalkulation am Jahresende erforderlich.
Gibt es eine vorkonfigurierte Einrichtung oder müssen wir alles von Grund auf aufbauen?
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Das Paket für unabhängige Prüfgesellschaften wird mit bereits installierten Formularen, Workflows und einem Dashboard geliefert. Ein funktionierender Mandate-Workflow öffnet sich innerhalb von Minuten, und Sie passen dann jeden Schritt, jedes Feld und jede Berechtigung an Ihre Praxis an.