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Einkaufsgenehmigung in einem nachverfolgbaren Ablauf.
Einkauf ist der Prozess, der im Unternehmen die meisten E-Mails erzeugt und die wenigsten Spuren hinterlässt. Wer hat bestellt, wer hat genehmigt, welches Angebot wurde gewählt und warum — sechs Monate später liegen diese Antworten normalerweise in einem Posteingang. Tenderely BPM verbindet die Anfrage, die Angebote, die Genehmigung und die Bestellung in einen Datensatz, ohne Code.
Welche Schritte wiederholt sich im Einkaufsprozess?
01
Anfrage einreichen
Wer etwas benötigt, teilt mit, was, wie viel und warum. Wenn die Anfrage nur Freitext ist, lassen sich Anfragen nicht vergleichen.
02
Angebote einholen
Preise kommen von mehreren Lieferanten. Wenn die Angebote nicht nebeneinander stehen, wird das beste Angebot zur Meinung.
03
Genehmigungskette
Genehmigungsschritte wechseln mit der Summe: Vorgesetzter, Abteilungsleiter, Finanz. Jeder Verzögerungsschritt stoppt den Prozess für Tage.
04
Budget-Check
Welche Budgetzeile die Ausgabe trägt und ob dort noch Geld vorhanden ist, muss vor der Genehmigung klar sein — nicht danach.
05
Bestellung und Lieferung
Eine genehmigte Anfrage wird zur Bestellung; Lieferdaten, Teillieferungen und Verzögerungen müssen verfolgbar sein.
06
Rechnungsprüfung
Stimmt die Rechnung mit Bestellung und tatsächlicher Lieferung überein? Nicht stimmende Rechnungen werden trotzdem bezahlt, wenn niemand aufpasst.
Wo funktioniert das heute nicht?
Genehmigungen gehen in E-Mails verloren
Eine Genehmigung ist eine Antwort. Sie sitzt im Posteingang eines Managers fest, wenn niemand sie verfolgt, und der Antragsteller vergisst, wen er überhaupt gefragt hat.
Angebote sind nicht vergleichbar
Eines ist ein PDF, eines eine Chat-Nachricht, eines wurde telefonisch gegeben. Weil sie nie in einer Tabelle sitzen, wird der Grund für die Wahl auch nie aufgeschrieben.
Die Grenze lebt auf dem Papier
"Über 50.000 € braucht den Direktor" steht in einem Richtliniendokument, aber durchzusetzen hängt davon ab, dass jemand es erinnert. Wenn nicht, kommt es in einer Prüfung raus.
Die Gesamtsumme erscheint erst später
Wie viel pro Budgetzeile dieses Quartal gebunden ist, kommt nach Monatsende aus der Buchhaltung — viel zu spät zum Handeln.
Was ändert sich mit Tenderely BPM
01
Die Anfrage ist strukturiert
Was, wie viel, welche Budgetzeile, bis wann benötigt. Weil die Felder definiert sind, werden Anfragen vergleichbar und auswertbar.
02
Genehmigung verzweigt nach Summe
Bedingte Verzweigung und parallele Schritte werden konfiguriert, nicht programmiert. Die Grenze lebt im Ablauf, nicht in einem Richtliniendokument.
03
Ein Warteschritt verfolgt sich selbst
Geben Sie einem Schritt ein SLA und es warnt, wenn die Frist überschritten ist. Genehmigungen verschwinden nicht still im Posteingang.
04
Genehmigen vom Telefon
Der gleiche Ablauf läuft in den iOS- und Android-Apps, sodass ein Manager auf Reisen die Genehmigung mit einem Tap bewegt.
05
Lieferanten geben Angebote von außen
Senden Sie ein öffentliches Formular an einen Lieferant als Link und sein Angebot landet im gleichen Datensatz. Er braucht keinen Account.
06
Ausgaben sind jetzt sichtbar
Gebundene Summen pro Budgetzeile, noch ausstehende Genehmigungen und verspätete Lieferungen sitzen auf einem Dashboard, nicht bis Monatsende.
FAQ
Können wir unsere bestehenden Genehmigungsregeln genau reproduzieren?
+
Ja. Genehmigungsketten, Verzweigung nach Summe oder Kategorie, parallele Genehmigung und Delegation werden alle ohne Code konfiguriert. Wenn Ihre Regel "zwei Unterschriften über 100.000 €" ist, setzt der Ablauf genau das durch, und es kann nicht umgangen werden, ohne dass die Ausnahme aufgezeichnet wird.
Spricht es mit unserem ERP- oder Buchhaltungssystem?
+
Ja. Es gibt API-Schlüssel, ausgehende Webhooks die auf ein Ereignis reagieren, eingehende Webhooks die einen Datensatz von außen öffnen, einen geplanten Google-Sheets-Feed und Excel/CSV-Import und -Export. Eine genehmigte Bestellung kann Ihr eigenes System automatisch benachrichtigen.
Kann jeder Einkaufsdaten sehen?
+
Nein. Berechtigungen auf Einheit-, Rollen- und Feldebene entscheiden wer was sieht, und eine Abteilung kann auf ihre eigenen Anfragen beschränkt werden. Felder wie Preis können vor bestimmten Rollen verborgen sein.