← Tenderely BPM
MODUL
Beszerzési jóváhagyás egy nyomkövezhető folyamatban.
A beszerzés az a folyamat, amely a legtöbb e-mailt generálja egy cégnél, és a legkevesebb nyomot hagyja. Ki kért, ki hagyta jóvá, melyik ajánlatot választották és miért — hat hónap múlva ezek a válaszok általában valakinek az inboxában vannak. A Tenderely BPM egyetlen rekordban köti össze a kérést, az ajánlatokat, a jóváhagyást és a megrendelést — kódolás nélkül.
Mit ismétel meg egy beszerzési folyamat?
01
Kérelem benyújtása
Aki valamire szüksége van, meghatározza, mit, mennyit és miért. Ha a kérelem szabad szöveges üzenet, a kérelmek összehasonlítása lehetetlen.
02
Ajánlatok gyűjtése
Árak érkeznek több beszállítótól. Ha az ajánlatok soha nem kerülnek egymás mellé, a "legjobb ajánlat" szubjektívvá válik.
03
Jóváhagyási lánc
Jóváhagyási lépések, amelyek az összeg alapján változnak: közvetlen felettes, részlegvezető, pénzügyek. Minden akadályozott lépés napokkal késlelteti a folyamatot.
04
Költségvetés-ellenőrzés
A költségvetés melyik soránál történik a kiadás, és van-e még fedezet, jóváhagyás előtt kell látható lennie — nem után.
05
Megrendelés és szállítás
A jóváhagyott kérelem megrendeléssé válik; szállítási dátumok, részleges szállítások és késések nyomon követésre szorulnak.
06
Számla egyeztetése
A számla megegyezik a megrendeléssel és az tényleges szállítással? Az eltérő számlát akkor is kifizetik, ha senki nem veszi észre.
Hol romlik el ma?
Jóváhagyások elvesznek az e-mailben
A jóváhagyás egy válasz. A felettes inboxában várakozik, és ott marad, ha senki sem követi, a kérelmező pedig elfelejti, kire apellált.
Az ajánlatok nem hasonlíthatók össze
Az egyik PDF, a másik üzenetecsatorna, a harmadik telefonban hangzott el. Mivel soha nem kerülnek egy táblázatba, a választás indoka sem kerül papírra.
A korlátozási szabály papíron marad
Az "50 000 felett igazgató szükséges" egy szabályzatban van, de az érvényesítés az emlékezésre múlik. Ha nem, az auditban merül fel.
Az összeg csak később jelenik meg
Az egyes költségvetési sorokra elkötelezetett összeg a hónap végén érkezik a könyvelésből — jóval a cselekvés lehetősége után.
Mit változtat meg a Tenderely BPM
01
A kérelem strukturált adat
Mit, mennyit, melyik költségvetési sort, mikor kell. A mezők definiáltsága miatt a kérelmek összehasonlíthatók és jelentésbe foglalhatók.
02
Jóváhagyás az összeg alapján elágazik
Feltételes elágazás és párhuzamos lépések konfigurálás, nem kódolás. A korlátozási szabály a folyamatban él, nem egy szabályzatban, senki sem kell hogy emlékezzen.
03
Egy várakozási lépés nyomon követi magát
Adjon egy lépésnek SLA-t, és a határidő lejárta után figyelmezteti. A jóváhagyások nem maradnak csendesen az inboxban.
04
Jóváhagyás telefonról
Ugyanez a folyamat fut az iOS és Android alkalmazásokban, egy utazó felettes egy csapásra mozgatja az jóváhagyást.
05
Beszállítók külső ajánlatot adnak
Egy nyilvános formát küldjön beszállítónak linkként, és az ajánlat ugyanerre a rekordra kerül. Nem kell fiók.
06
A kiadás már látható
Elkötelezetett összegek költségvetési soronként, függőben lévő jóváhagyások és késedelmes szállítások egy irányítópulton helyett a hónap végére várva.
GYIK
Pontosan reprodukálhatjuk a meglévő jóváhagyási szabályokat?
+
Igen. Jóváhagyási láncok, elágazás összeg vagy kategória alapján, párhuzamos jóváhagyás és delegálás mind kódolás nélkül konfigurálható. Ha a szabály "100 ezer felett két aláírás", a folyamat pontosan azt érvényesíti, és nem lehet megkerülni, hacsak a kivételt nem rögzítik.
Tud beszélni az ERP vagy könyvelési rendszerünkkel?
+
Igen. API-kulcsok, kimenő webhookok egy eseményen, bejövő webhookok, amelyek külső rendszerből nyitnak meg egy rekordot, ütemezett Google Sheets feed, Excel/CSV import és export létezik. Egy jóváhagyott megrendelés automatikusan értesítheti saját rendszerét.
Mindenki láthatja a beszerzési adatokat?
+
Nem. Egység-, szerepkör- és mezőszintű engedélyek döntenek arról, hogy ki mit lát, és egy osztály korlátozott lehet saját kérelmeire. Az árat tartalmazó mezők bizonyos szerepkörök elől rejthetők.