← Tenderely BPM
ΕΝΌΤΗΤΑ
Έγκριση αγοράς σε μία μόνο ιχνηλάσιμη ροή
Η προμήθεια είναι η διαδικασία που δημιουργεί τα περισσότερα e-mail σε μια εταιρεία και αφήνει τα λιγότερα ίχνη. Ποιος ζήτησε, ποιος ενέκρινε, ποια προσφορά επιλέχθηκε και γιατί — έξι μήνες αργότερα αυτές οι απαντήσεις συνήθως βρίσκονται κάπου σε ένα inbox. Το Tenderely BPM συνδέει το αίτημα, τις προσφορές, την έγκριση και την παραγγελία σε ένα ενιαίο αρχείο, χωρίς κώδικα.
Τι επαναλαμβάνει μια διαδικασία προμηθειών;
01
Υποβολή αιτήματος
Όποιος χρειάζεται κάτι δηλώνει τι, πόσο και γιατί. Όταν το αίτημα είναι ελεύθερο κείμενο, η σύγκριση αιτημάτων γίνεται αδύνατη.
02
Συλλογή προσφορών
Οι τιμές έρχονται από αρκετούς προμηθευτές. Αν οι προσφορές δεν συγκρίνονται σε ένα πίνακα, η "καλύτερη προσφορά" γίνεται θέμα γνώμης.
03
Αλυσίδα εγκρίσεων
Βήματα έγκρισης που αλλάζουν ανάλογα με το ποσό: διευθυντής τμήματος, διευθυντής συν/νής, οικονομικά. Κάθε βήμα που σταματά κρατά τη διαδικασία για ημέρες.
04
Έλεγχος προϋπολογισμού
Ποια γραμμή προϋπολογισμού καλύπτει τη δαπάνη και αν εξακολουθεί να έχει διαθέσιμα ποσά πρέπει να είναι ορατό πριν την έγκριση, όχι μετά.
05
Παραγγελία και παράδοση
Ένα εγκεκριμένο αίτημα γίνεται παραγγελία. Ημερομηνίες παράδοσης, μερικές παραδόσεις και καθυστερήσεις χρειάζονται παρακολούθηση.
06
Αντιστοίχιση τιμολογίου
Ταιριάζει το τιμολόγιο με την παραγγελία και με ό,τι παραδόθηκε πραγματικά; Ένα ασύμφωνο τιμολόγιο πληρώνεται ούτως ή άλλως αν κανείς δεν το προσέξει.
Που αποτυγχάνει αυτό σήμερα;
Οι έγκρισες χάνονται στο e-mail
Μια έγκριση είναι μια απάντηση. Περιμένει στο inbox ενός διευθυντή και μένει εκεί αν κανείς δεν την παρακολουθεί, και ο αιτών ξεχνά ποιον ρώτησε.
Οι προσφορές δεν είναι συγκρίσιμες
Μία είναι PDF, μία μήνυμα συνομιλίας, μία δόθηκε τηλεφωνικά. Επειδή δεν βρίσκονται σε ένα πίνακα, ο λόγος της επιλογής δεν καταγράφεται ποτέ.
Ο κανόνας ορίου ζει σε χαρτί
«Πάνω από 50k χρειάζεται το διευθυντή» γράφεται σε ένα έγγραφο πολιτικής, αλλά η εφαρμογή του εξαρτάται από το αν κάποιος θυμάται. Όταν δεν το κάνει, εμφανίζεται σε έναν έλεγχο.
Το σύνολο εμφανίζεται μόνο αργότερα
Το ποσό που δεσμεύτηκε σε κάθε γραμμή προϋπολογισμού αυτό το τρίμηνο έρχεται από τα λογιστικά μετά τη λήξη του μήνα — πολύ αργά για να λάβετε μέτρα.
Τι αλλάζει με το Tenderely BPM
01
Το αίτημα είναι δομημένα δεδομένα
Τι, πόσο, ποια γραμμή προϋπολογισμού, πότε χρειάζεται. Επειδή τα πεδία είναι καθορισμένα, τα αιτήματα γίνονται συγκρίσιμα και αναφέρσιμα.
02
Η έγκριση διακλαδώνεται ανάλογα με το ποσό
Η δεσμευμένη διακλάδωση και τα παράλληλα βήματα ρυθμίζονται, δεν κωδικοποιούνται. Ο κανόνας ορίου ζει μέσα στη ροή αντί σε ένα έγγραφο πολιτικής.
03
Ένα βήμα αναμονής εποπτεύει τον εαυτό του
Δώστε σε ένα βήμα ένα SLA και προειδοποιεί όταν η προθεσμία περάσει. Οι έγκρισες σταματούν να κάθονται ήσυχα στο inbox.
04
Ενέκρινε από ένα τηλέφωνο
Η ίδια ροή τρέχει στις εφαρμογές iOS και Android, ώστε ένας διευθυντής που ταξιδεύει μπορεί να προχωρήσει την έγκριση με ένα άγγιγμα.
05
Προμηθευτές κάνουν προσφορές από έξω
Στείλτε μια δημόσια φόρμα σε ένα προμηθευτή ως σύνδεσμο και η προσφορά του προσγειώνεται στο ίδιο αρχείο. Δεν χρειάζονται λογαριασμό.
06
Η δαπάνη είναι ορατή τώρα
Δεσμευμένα ποσά ανά γραμμή προϋπολογισμού, εγκρίσεις που εναπομένουν και καθυστερημένες παραδόσεις βρίσκονται σε ένα ταμπλό αντί να περιμένουν τη λήξη του μήνα.
ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ
Μπορούμε να αναπαράγουμε τους υπάρχοντες κανόνες έγκρισης μας ακριβώς;
+
Ναι. Αλυσίδες έγκρισης, διακλάδωση κατά ποσό ή κατηγορία, παράλληλη έγκριση και ανάθεση ρυθμίζονται χωρίς κώδικα. Αν ο κανόνας σας είναι «δύο υπογραφές πάνω από 100k», η ροή εφαρμόζει ακριβώς αυτό, και δεν μπορεί να παρακαμφθεί χωρίς να καταγραφεί η εξαίρεση.
Θα μιλήσει με το ERP ή το λογιστικό μας σύστημα;
+
Ναι. Υπάρχουν κλειδιά API, εξερχόμενα webhooks που ενεργοποιούνται σε ένα γεγονός, εισερχόμενα webhooks που ανοίγουν ένα αρχείο από ένα εξωτερικό σύστημα, μια προγραμματισμένη τροφοδοσία Google Sheets και εισαγωγή/εξαγωγή Excel/CSV. Μια εγκεκριμένη παραγγελία μπορεί να ειδοποιήσει αυτόματα το σύστημά σας.
Μπορούν όλοι να δουν δεδομένα προμηθειών;
+
Όχι. Δικαιώματα σε επίπεδο μονάδας, ρόλου και πεδίου αποφασίζουν ποιος βλέπει τι, και ένα τμήμα μπορεί να περιοριστεί στα δικά του αιτήματα. Τα πεδία όπως η τιμή μπορούν να κρυφτούν από συγκεκριμένους ρόλους.