Διαχείριση κεντρικής τραπεζαρίας σε μία ιχνηλάσιμη ροή.

Μια κεντρική τραπεζαρία επαναλαμβάνει τον ίδιο κύκλο κάθε ημέρα: σχεδιάζει το μενού, μετρά ποιος τρώει, καταγράφει ποιος έφερε επισκέπτη, ελέγχει αν η κουζίνα πληροί τα πρότυπα ασφάλειας και μετά ρωτά γιατί το κόστος ανά άτομο συνεχίζει να αυξάνεται. Κάθε ένα από αυτά τα βήματα τείνει να ζει σε διαφορετικό υπολογιστικό φύλλο ή στο τηλέφωνο ενός διαφορετικού ατόμου. Η Tenderely BPM συνδέει τα καθημερινά μενού, την παρουσία, τις εγκρίσεις επισκέπτων και τα αρχεία ασφάλειας τροφίμων σε μία δομημένη ροή — χωρίς κώδικα — έτσι ώστε οι απαντήσεις να είναι εκεί πριν ο ελεγκτής ρωτήσει.

Κάντε αίτηση Εξερευνήστε στην εφαρμογή

Τι επαναλαμβάνει μια κεντρική τραπεζαρία κάθε ημέρα;

Σχεδιασμός του καθημερινού μενού

Το μενού πρέπει να οριστεί, να κοινοποιηθεί και να επιβεβαιωθεί πριν η κουζίνα μπορέσει να παραγγείλει συστατικά. Όταν το σχέδιο αλλάζει στην τελευταία στιγμή και κανείς δεν ενημερώνεται, τα τρόφιμα σπαταλώνται και προκύπτουν παράπονα.

Καταγραφή ποιος τρώει

Η μέτρηση των γευμάτων που σερβίρονται είναι η βάση για κάθε υπολογισμό κόστους και προμηθειών. Μια απογραφή που γίνεται σε χαρτί ή από μνήμη είναι πάντα κατά προσέγγιση και συνήθως λανθασμένη.

Υπολογισμός κόστους ανά άτομο

Το τμήμα χρηματοοικονομικών και ο ανάδοχος κεντρικής τραπεζαρίας θέλουν να γνωρίζουν ποιο είναι το κόστος ενός μόνο γεύματος αυτόν τον μήνα. Όταν τα στοιχεία παρουσίας και τα τιμολόγια ζουν σε ξεχωριστά αρχεία, η συμφωνία είναι ένα χειροκίνητο έργο.

Γεύματα επισκεπτών

Ένας υπάλληλος που φέρνει έναν επισκέπτη στο μεσημεριανό γεύμα χρειάζεται έγκριση και το κόστος πρέπει να αποδοθεί στο σωστό τμήμα. Χωρίς ένα επίσημο βήμα, αυτά τα γεύματα απλώς εξαφανίζονται από τους λογαριασμούς.

Έλεγχοι ασφάλειας τροφίμων

Τα αρχεία θερμοκρασίας, οι έλεγχοι υγιεινής και τα δείγματα αρχείων πρέπει να υπάρχουν γραπτώς. Κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, ένα αρχείο που λείπει ή είναι δύσκολο να διαβαστεί γίνεται ευρήματα.

Αναθεώρηση αναδόχου και τιμολογίου

Το αν ο ανάδοχος παράδωσε αυτό που συμφωνήθηκε — τον σωστό αριθμό γευμάτων, τη σωστή ποιότητα — πρέπει να εγκριθεί, όχι να υποτεθεί. Οι διαφορές χωρίς αρχεία είναι δύσκολο να διευθετηθούν.

Πού δεν δουλεύει σήμερα;

Η παρουσία είναι εικασία

Τα φύλλα υπογραφών χάνονται, οι μετρητές παρανοούνται και οι προσαρμογές απουσίας ημέρας από άδεια γίνονται από μνήμη. Το στοιχείο που φτάνει στα χρηματοοικονομικά είναι μια εκτίμηση, έτσι το κόστος ανά άτομο είναι επίσης μια εκτίμηση.

Τα γεύματα επισκεπτών είναι αόρατα

Δεν υπάρχει βήμα έγκρισης, άρα δεν υπάρχει αρχείο. Το τμήμα που χρηματοδότησε τον επισκέπτη ποτέ δεν βλέπει το χρέωμα και ο χειριστής της κεντρικής τραπεζαρίας δεν μπορεί να συμφωνήσει τη διαφορά μεταξύ σχεδιασμένων και σερβιρόμενων γευμάτων.

Τα αρχεία ασφάλειας τροφίμων είναι χαρτί

Τα αρχεία θερμοκρασίας που συμπληρώνονται με το χέρι είναι δύσκολο να ανακτηθούν, εύκολο να παραποιηθούν και αδύνατο να συναθροιστούν. Ένας ελεγκτής που ζητά αρχεία τριών μηνών σημαίνει ότι κάποιος ψάχνει μέσα από φακέλους.

Τα κόστη έχουν νόημα μόνο στο τέλος του μήνα

Μέχρι να ληφθεί το τιμολόγιο, να ταιριαχτεί με το αρχείο παρουσίας και να χωριστεί ανά τμήμα, ο μήνας έχει ήδη τελειώσει. Οποιαδήποτε υπέρβαση κόστους ανακαλύπτεται πολύ αργά για να διορθωθεί.

Τι αλλάζει με το Tenderely BPM

Η παρουσία γίνεται δομημένα δεδομένα

Τα γεύματα που σερβίρονται εισάγονται σε ένα πλέγμα για κάθε ημέρα και κάθε τύπο γεύματος. Επειδή τα στοιχεία είναι σε ένα αρχείο, το κόστος ανά άτομο υπολογίζεται από πραγματικούς αριθμούς, όχι εκτιμήσεις.

Η έγκριση γεύματος επισκέπτη είναι ένα βήμα στη ροή

Το αίτημα πηγαίνει στον υπεύθυνο διευθυντή, η έγκριση καταγράφεται και το κόστος αποδίδεται στο σωστό τμήμα αυτόματα. Τίποτα δεν ξεφεύγει χωρίς να μετρηθεί.

Οι έλεγχοι ασφάλειας τροφίμων είναι στο αρχείο

Οι μετρήσεις θερμοκρασίας, οι έλεγχοι υγιεινής και τα αποτελέσματα δειγμάτων εισάγονται σε ένα δομημένο έντυπο. Όταν ένας ελεγκτής ζητά το τελευταίο τρίμηνο, τα αρχεία αναζητούνται και εξάγονται, όχι ψάχνονται μέσα από φακέλους.

Τα βήματα έγκρισης ακολουθούν τα ίδιά τους

Δώστε σε ένα βήμα ένα SLA και στέλνει υπενθύμιση όταν τελειώνει ο χρόνος. Μια εκκρεμής έγκριση γεύματος επισκέπτη ή ένας ελλιπής έλεγχος ασφάλειας δεν περιμένει ήσυχα να το προσέξει κάποιος.

Τα κόστη είναι ορατά τώρα, όχι στο τέλος του μήνα

Με το Tenderely BPM, η καθημερινή παρουσία και τα εγκεκριμένα γεύματα επισκεπτών τροφοδοτούν ένα ταμπλό, έτσι το κόστος ανά άτομο και η δαπάνη ανά τμήμα είναι ορατά καθ' όλη τη διάρκεια του μήνα, όχι μόνο μετά την άφιξη του τιμολογίου.

Οι εγκρίσεις γίνονται σε κινητό

Ένας διευθυντής που είναι έξω από το γραφείο εγκρίνει ένα γεύμα επισκέπτη ή ελέγχει μια κλιμάκωση ασφάλειας τροφίμων από την εφαρμογή iOS ή Android με έναν μόνο χτύπημα. Η ροή δεν σταματά ενώ είναι μακριά.

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

Μπορούμε να δώσουμε πρόσβαση στον ανάδοχο της κεντρικής τραπεζαρίας χωρίς να εκθέσουμε εσωτερικά δεδομένα;

Ναι. Ένας ανάδοχος μπορεί να συνδεθεί ως εξωτερικός χρήστης με πρόσβαση περιορισμένη ακριβώς στα αρχεία που είναι σχετικά με αυτόν — καθημερινά μενού, επιβεβαιώσεις παρουσίας και τα δικά τους τιμολόγια — και τίποτα άλλο στον χώρο εργασίας σας.

Μπορούν οι υπάλληλοι να υποβάλουν τις δικές τους προτιμήσεις γεύματος ή διαιτητικές απαιτήσεις;

Ναι. Ένα δημόσιο ή εσωτερικό έντυπο μπορεί να δημοσιευθεί ώστε οι υπάλληλοι να υποβάλουν προτιμήσεις, αλλεργίες ή ειδικά αιτήματα γεύματος. Αυτές οι υποβολές προσγειώνονται ως δομημένα αρχεία που η ομάδα κουζίνας μπορεί να ενεργοποιήσει άμεσα.

Πώς το αρχείο ελέγχου ασφάλειας τροφίμων αντέχει σε έναν έλεγχο;

Κάθε καταχώρηση είναι σημειωμένη με χρονικό σήμα, αποδίδεται στο άτομο που την έκανε και αποθηκεύεται με ένα πλήρες ιστορικό ελέγχου που δείχνει αν τροποποιήθηκε και από ποιον. Το αρχείο δεν μπορεί να αναθεωρηθεί ήσυχα μετά τα γεγονότα, που είναι ακριβώς αυτό που ένας ελεγκτής χρειάζεται να δει.

Μπορούν διαφορετικά τμήματα να δουν μόνο τα δικά τους κόστη γεύματος;

Ναι. Οι άδειες βάσει ρόλου και μονάδας σημαίνουν ότι ένας επικεφαλής τμήματος βλέπει τα στοιχεία παρουσίας και κόστους για τη δική του ομάδα, ενώ τα χρηματοοικονομικά βλέπουν την πλήρη εικόνα. Καμία ρύθμιση δεν απαιτεί κώδικα.

Υπάρχει ένα έτοιμο σετ ή ξεκινάμε από το μηδέν;

Το πακέτο Διαχείρισης Κεντρικής Τραπεζαρίας ανοίγει με έντυπα, ροές έγκρισης και ένα ταμπλό ήδη στη θέση, έτσι ώστε μια λειτουργική ρύθμιση να είναι διαθέσιμη σε λίγα λεπτά. Στη συνέχεια προσαρμόζετε τα μενού, τις αλυσίδες έγκρισης και τα πρότυπα ελέγχου ώστε να ταιριάζουν με το πώς δουλεύει πραγματικά η κεντρική τραπεζαρία σας.