Správa jedálne v jednom sledovateľnom pracovnom postupe.
Firemná jedáleň opakuje každý deň ten istý cyklus: naplánuje jedálny lístok, spočíta, kto bude jesť, zaznamenám si, kto priviedol hosťa, skontroluje, či dodržiava kuchyňa bezpečnostné normy, a potom sa pýta, prečo sa náklady na osobu stále zvyšujú. Každý z týchto krokov sa zvyčajne nachádza v inej tabuľke alebo na telefóne inej osoby. Tenderely BPM prepája denné jedálne lístky, účasť, schválenia hostí a záznamy o bezpečnosti potravín do jedného štruktúrovaného pracovného postupu — bez kódu — takže odpovede máte k dispozícii skôr, ako sa audítor spýta.
Čo opakuje jedáleň každý deň?
01
Plánovanie denného jedálneho lístka
Jedálny lístok musí byť nastavený, komunikovaný a potvrdený skôr, ako kuchyňa objedná ingrediencie. Keď sa plán zmení v poslednej chvíli a nikto o tom nie je informovaný, potraviny sa plytvajú a nasledujú sťažnosti.
02
Zaznamenávanie, kto je
Počítanie podaných jedál je základom každého výpočtu nákladov a nákupov. Počet osôb spočítaný na papieri alebo zo spamäti je vždy približný a zvyčajne nesprávny.
03
Výpočet nákladov na osobu
Finančný tím aj zhotoviteľ jedálne chcú vedieť, koľko stojí jeden jedál tento mesiac. Keď sa údaje o účasti a faktúry nachádzajú v odlišných súboroch, odsúhlasenie je manuálny projekt.
04
Jedlá pre hostí a návštevníkov
Zamestnanec, ktorý privádza hosťa na obed, potrebuje povolenie a náklady sa musia pripísať správnemu oddeleniu. Bez formálneho kroku sa tieto jedlá jednoducho stratia z účtov.
05
Kontroly bezpečnosti potravín
Záznamy teplôt, hygienické prehliadky a vzorky musia existovať v písomnej forme. Počas auditu sa chýbajúci alebo nerozlúšiteľný papierový záznam stane zistením.
06
Kontrola zhotoviteľa a faktúr
Či zhotoviteľ dodal dohodnuté — správny počet jedál, správnu kvalitu — je potrebné schváliť, nie predpokladať. Spory bez záznamov sa ťažko riešia.
Kde sa to dnes pokazí?
Účasť je odhad
Listy na podpis sa strácajú, čítače sa nesprávne odčítavajú a úpravy za dni chorobnosti sa vykonávajú zo spamäte. Údaj, ktorý sa dostane do financií, je odhad, takže náklady na osobu sú tiež odhad.
Jedlá pre hostí sú neviditeľné
Neexistuje krok schválenia, takže neexistuje záznam. Oddelenie, ktoré hosťa sponzoruje, nikdy neuvidí poplatky a pracovník jedálne nemôže odsúhlasiť rozdiel medzi plánovanými a podávanými jedlami.
Záznamy o bezpečnosti potravín sú papier
Záznamy teplôt vyplňované ručne sa ťažko nájdu, ľahko sa falšujú a nie je možné ich agregovať. Audítor požadujúci záznamy za tri mesiace znamená, že niekto prehľadáva priečinky.
Náklady majú zmysel iba na konci mesiaca
Keď sa faktúra prijme, porovná sa s listom účasti a rozdelí sa podľa oddelenia, mesiac je už skončený. Akékoľvek prekročenie sa objaví príliš neskoro na opravu.
Čo sa zmení s Tenderely BPM
01
Účasť sa stáva štruktúrovanými údajmi
Podané jedlá sa zadajú do tabuľky podľa každého dňa a typu jedla. Pretože sa údaje nachádzajú v jednom zázname, náklady na osobu sa vypočítajú z reálnych čísel, nie z odhadov.
02
Schválenie jedla pre hosťa je krok v pracovnom postupe
Požiadavka ide na zodpovedného manažéra, schválenie sa zaznamená a náklady sa automaticky pripíšu správnemu oddeleniu. Nič sa neukryje bez počítania.
03
Kontroly bezpečnosti potravín sú v zázname
Údaje o teplote, hygienické prehliadky a výsledky vzoriek sa zadajú do štruktúrovaného formulára. Keď audítor požiada záznamy z posledného štvrťroka, záznamy sa vyhľadajú a exportujú, nie sa prehľadávajú cez priečinky.
04
Schvaľovacie kroky si nastoľujú sami
Dajte kroku SLA a On pošle pripomenutie, keď vypršíčas. Čakajúce schválenie jedla pre hosťa alebo chýbajúca bezpečnostná kontrola si nebudú tichom čakať, kým si ich niekto všimne.
05
Náklady sú viditeľné teraz, nie na konci mesiaca
S Tenderely BPM sa denná účasť a schválené jedlá pre hostí zobrazujú na palubnej doske, takže náklady na osobu a výdavky na úrovni oddelenia sú viditeľné počas celého mesiaca, nie iba po prijatí faktúry.
06
Schválenia sa konajú na mobilnom zariadení
Manažér, ktorý je mimo kancelárie, schváli jedlo pre hosťa alebo skontroluje eskaláciu bezpečnosti z aplikácie iOS alebo Android jediným dotykom. Pracovný postup sa nezastavuje počas jeho neprítomnosti.
ČASTÉ OTÁZKY
Môžeme dať zhotoviteľovi jedálne prístup bez odhalenia interných údajov?
+
Áno. Zhotoviteľ sa môže pripojiť ako externý používateľ s prístupom obmedzeným presne na záznamy, ktoré sú preň relevantné — denné jedálne lístky, potvrdenia účasti a ich vlastné faktúry — a nič iné vo vašom pracovnom priestore.
Môžu zamestnanci sami odoslať svoje preferencie na jedlo alebo požiadavky na diétu?
+
Áno. Verejný alebo interný formulár môžete publikovať, aby zamestnanci odoslali preferencie, alergické reakcie alebo požiadavky na špeciálne jedlá. Tieto podania sa dostanú ako štruktúrované záznamy, na ktoré môže tím kuchyne ihneď konať.
Ako si záznam o bezpečnosti potravín poradí počas auditu?
+
Každá položka je časovo označená, priradená osobe, ktorá ju vytvorila, a uložená s úplnou históriou auditu, ktorá ukazuje, či bola upravená a kým. Záznam nemôže byť ticho zmený po uplynutí času, čo je presne to, čo audítor musí vidieť.
Môžu rôzne oddelenia vidieť iba svoje vlastné náklady na jedlo?
+
Áno. Oprávnenia na základe úloh a jednotiek znamenajú, že vedúci oddelenia vidí údaje o účasti a nákladoch iba pre svoj tím, zatiaľ čo financie vidia úplný obraz. Žiadna konfigurácia nevyžaduje kód.
Existuje hotový setup alebo začínáme od nuly?
+
Balík Správa jedálne sa otvára s formulármi, schvaľovacími tokmi a palubnou doskou už na mieste, takže pracovný setup je k dispozícii v priebehu minút. Potom si prispôsobíte jedálne lístky, schvaľovacie reťazce a šablóny kontrol tak, aby zodpovedali tomu, ako vaša jedáleň skutočne funguje.