← Tenderely BPM
MODUL
Správa zmlúv od začiatku do konca v jednom toku.
Podpis nie je koncom procesu zmluvy, ale jeho polovicou. Skutočné riziko prichádza potom: nikto nesleduje dátum ukončenia a zmluva sa buď sama obnoví, alebo zanikne bez povšimnutia. Tenderely BPM pokračuje v sledovaní zmluvy aj po podpise.
Čo sa v procese zmluvy opakuje?
01
Žiadosť a návrh
Pre ktorú dohodu, s ktorou stranou, z ktorej šablóny — bez štruktúrovanej žiadosti si právny tým kladie rovnaké otázky každý krát.
02
Interné schválenie
Schvaľovacie kroky sa menia podľa hodnoty a typu, takže to, kto musí odsúhlasiť, sa musí riadiť pravidlom.
03
Kolá rokovania
Zmeny z druhej strany a ktorá verzia je aktuálna, sa musia sledovať; podpis zlej verzie je skutočné riziko.
04
Podpis
Poradie podpisovania a právomoc na podpis patria do záznamu a podpísaná kópia na jedno miesto.
05
Platné záväzky
Záväzky, ktoré nie sú zaradené do kalendára, si ľudia zapamätajú len keď sú porušené.
06
Ukončenie a obnova
Ak zmeškaš lehotu na výpoveď zmluvy s automatickou obnovou, zostaneš viazaný na ďalšie obdobie.
Kde sa to dnes pokazuje?
Zmluvy ležia v priečinkoch
Podpísané kópie sú na zdieľanom disku alebo v zásuvke a nikto nevie kedy skončia, lebo sa to nikto nepýta.
Dátumy konca sa zmeškajú
Zmluva, ktorú si všimneme až po lehotou na výpoveď, zostane v platnosti na ďalšie obdobie.
Aktuálna verzia nie je jasná
Súbory posielané e-mailom produkujú "final_v3_latest" a niekedy sa podpíše zlá verzia.
Nikto si nie je istý, kto schvaľuje
Pravidlo je v dokumente politiky, ale jeho dodržiavanie závisí od pamäti a chyba sa zistí pri audite.
Čo sa zmení s Tenderely BPM
01
Žiadosti prídu štruktúrované
Strana, predmet, hodnota a lehota sa zadajú ako polia, takže právny tím nemusí žiadať chýbajúce informácie.
02
Schválenie sa vetví podľa hodnoty
Rozhoduje sa pravidlom, kto schvaľuje, a toto pravidlo žije v toku, nie v dokumente.
03
Verzie v zázname
Každé kolo je krok, takže je vidieť, ktorý súbor prišiel kedy a ktorá verzia je aktuálna.
04
Dátumy konca ťa upozornia
Dátumy obnovy a výpovede spúšťajú časomiere a osoba zodpovedná je upozornená, keď sa blížia.
05
Druhá strana sa pripojí zvonku
Verejný odkaz na formulár jej umožní nahrať dokumenty alebo dať súhlas bez konta.
ČASTÉ OTÁZKY
Sleduje dátumy konca zmlúv?
+
Áno. Dátumy ukončenia a výpovede sú polia v zázname, časomiere bežia proti nim a blížiacu sa obnovu dostane osoba zodpovedná ako upozornenie. Rozhodnutie o obnovení môže byť aj krokom v toku.
Môžeme používať elektronický podpis?
+
Proces spravuje krok podpisu a nahranie podpísanej kópie; metódu podpisu si vyberiete sami. Kto schválil ktorú verziu a kedy, je zaznamenané v oboch prípadoch.
Môžeme používať naše vlastné šablóny?
+
Áno. Vaša šablóna sa pripojí k zázname a cestuje spolu s poľami z formulára žiadosti. Ktorá šablóna sa vzťahuje na ktorú dohodu, sa dá rozhodnúť podľa podmienok.