← Tenderely BPM
MODUL
Upravljanje ugovorima od početka do kraja u jednom toku.
Potpis nije kraj ugovornog procesa, nego njegova sredina. Pravi rizik dolazi kasnije: nitko ne prati datum isteka, a ugovor se ili automatski obnavlja ili nestaje nezapaženo. Tenderely BPM nastavlja pratiti ugovor i nakon potpisa.
Što se ponavlja u ugovornom procesu?
01
Zahtjev i pisanje
Za koji posao, s kojom stranom, iz kojeg predloška — bez strukturiranog zahtjeva, pravna služba postavlja ista pitanja svaki put.
02
Interno odobrenje
Koraci odobrenja se razlikuju prema vrijednosti i vrsti, pa tko mora dati pristanak mora slijediti pravilo.
03
Runde pregovora
Izmjene od druge strane i koja je verzija trenutna moraju biti zabilježene; potpisivanje pogrešne verzije pravi je rizik.
04
Potpis
Redoslijed potpisivanja i ovlaštenja potpisnika trebaju biti na zapisu, a izvršena kopija na jednom mjestu.
05
Obveze na snazi
Obveze koje nisu unesene u kalendar pamte se samo kada budu prekršene.
06
Istiek i obnova
Ako propustite rok za obavijest na samoobnovljivom ugovoru, vezani ste za novi rok.
Gdje se ovo raspada danас?
Ugovori žive u mapi
Izvršene kopije sjede na zajedničkom pogonu ili u ladici, a budući da nitko ne pita kada svaki završava, nitko ne zna.
Datumi isteka se propuštaju
Ugovor primjećen nakon isteka roka za obavijest ostaje na snazi za novi rok.
Trenutna verzija je nejasna
Datoteke koje se odbijaju kroz e-poštu daju "final_v3_latest", a ponekad se potpiše pogrešna verzija.
Nitko nije siguran tko odobrava
Pravilo je u dokumentu smjernica, ali njegovom primjenom upravlja memorija, a praznina se pokazuje pri reviziji.
Što se mijenja s Tenderely BPM
01
Zahtjevi stignu strukturirano
Stranka, predmet, vrijednost i rok dolaze kao polja, pa pravna služba ne traga za nedostajućim informacijama.
02
Odobrenja se granaju prema vrijednosti
Tko mora dati pristanak odlučuje se pravilom, a pravilo živi u toku umjesto u dokumentu.
03
Verzije na zapisu
Svaka runda je korak, pa je vidljivo koja je datoteka stigla kada — i koja verzija je trenutna.
04
Datumi isteka vas upozorе
Datumi obnove i obavijesti pokreću tajmere, a osoba odgovorna upozorena je kako se bliže.
05
Druga stranka se uključuje izvana
Javna poveznica obrasca omogućava im da učitaju dokumente ili daju pristanak bez računa.
ČESTA PITANJA
Prati li datume isteka ugovora?
+
Da. Datumi isteka i obavijesti su polja na zapisu, tajmeri se broje prema njima, i rana obnova dostiže odgovornu osobu kao upozorenje. Odluka o obnovi može biti i sama korak.
Možemo li koristiti elektronički potpis?
+
Proces upravlja korakom potpisa i učitavanjem izvršene kopije; koju metodu potpisivanja koristite prepušteno je vama. Tko je odobrio koju verziju, i kada, zabilježeno je bilo kako.
Možemo li koristiti naše predloške?
+
Da. Vaša datoteka predloška se prilaže zapisu i putuje s poljima iz obrasca zahtjeva. Koji se predložak primjenjuje na koji posao može se odlučiti uvjetno.