← Tenderely BPM
MODUL
Upravljanje ugovorima od početka do kraja u jednom toku.
Potpisivanje nije kraj procesa ugovora već njegova sredina. Pravi rizik dolazi posle: niko ne prati krajnji rok, a ugovor se ili obnavlja sam ili istekne nezapaženo. Tenderely BPM nastavlja da prati ugovor i nakon potpisa.
Šta se ponavlja u procesu ugovora?
01
Zahtev i izrada
Za koju ponudu, sa kojom stranom, iz kog šablona — bez strukturiranog zahteva, pravni sektor postavlja ista pitanja svaki put.
02
Interna odobrenja
Koraci odobrenja se menjaju sa vrednosti i tipom, tako da ko mora dati saglasnost mora da sledi pravilo.
03
Runde pregovora
Izmene sa druge strane i koja verzija je trenutna moraju biti pracene; potpisivanje pogrešne verzije je pravi rizik.
04
Potpis
Redosled potpisivanja i ovlašćenja potpisnika trebaju biti na zapisu, i izvršena kopija na jednom mjestu.
05
Obaveze na snazi
Obaveze koje nisu stavljene u календар pamte se samo kada budu prekršene.
06
Isteka i obnova
Promašite rok obaveštenja na automatski obnovljenom ugovoru i vezani ste za sledeći period.
Gde to propada danas?
Ugovori žive u fascikli
Izvršene kopije sede na deljenom disku ili u fioci, a pošto niko ne pita kada se koji završava, niko ne zna.
Krajnji rokovi se pomjeraju
Ugovor pronađen nakon isteka roka obaveštenja ostaje na snazi još jedan period.
Trenutna verzija je nejasna
Datoteke koje se prebacuju e-mailom stvaraju 'finalna_v3_najnovija', a ponekad se potpiše pogrešna verzija.
Niko nije siguran ko odobrava
Pravilo je u dokumentu politike ali njegovo sprovođenje zavisi od memorije, a jaz se pojavljuje pri reviziji.
Šta se menja sa Tenderely BPM
01
Zahtevi stižu strukturirani
Stranka, predmet, vrednost i rok dolaze kao polja, tako da pravni sektor ne trči za informacijama koje nedostaju.
02
Odobrenja se granaju po vrednosti
Ko daje saglasnost odlučuje pravilo, a pravilo živi u toku umesto u dokumentu.
03
Verzije na zapisu
Svaka runda je korak, tako da je vidljivo koja datoteka je stigla kad — i koja verzija je trenutna.
04
Krajnji rokovi vas upozoravaće
Rokovi obnove i obaveštenja pokretaju brojače vremena, i osoba odgovorna je upozorena kako se približavaju.
05
Protivna strana se pridružuje spolja
Veza do javnog formulara omogućava joj da učita dokumente ili da da odobrenje bez naloga.
ČESTA PITANJA
Prati li krajnje rokove ugovora?
+
Da. Rokovi isteka i obaveštenja su polja na zapisu, brojači vremena se broje prema njima, i približavajuća obnova dostiže odgovornu osobu kao upozorenje. Odluka o obnovi može biti i sama korak.
Možemo li koristiti elektronski potpis?
+
Proces upravlja korakom potpisa i učitavanjem izvršene kopije; koji metod potpisivanja koristite je na vama. Ko je odobrio koju verziju i kada se beleži ionako.
Možemo li koristiti svoje šablone?
+
Da. Vaš šablon se prikačuje na zapis i putuje sa poljima iz zahtevnog formulara. Koji šablon se primenjuje na koju ponudu može biti odlučeno uslovno.