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MÓDULO
Gestão de contratos de ponta a ponta num único fluxo.
A assinatura não é o fim de um processo de contrato, mas o meio. O risco real vem depois: ninguém vigia a data de termo e o contrato renova-se a si mesmo ou cai no esquecimento. O Tenderely BPM mantém o rastreamento do contrato depois da assinatura.
O que é que um processo de contrato repete?
01
Pedido e redação
Para qual acordo, com qual parte, a partir de qual modelo — sem um pedido estruturado, a área jurídica faz as mesmas perguntas sempre.
02
Aprovação interna
Os passos de aprovação variam consoante o valor e o tipo, portanto quem precisa de validar tem de seguir uma regra.
03
Rondas de negociação
Alterações do outro lado e qual é a versão atual têm de ser rastreadas; assinar a versão errada é um risco real.
04
Assinatura
A ordem de assinatura e a autoridade do signatário pertencem ao registo, e a cópia assinada num único lugar.
05
Obrigações em vigor
Compromissos que não constam de um calendário são lembrados apenas quando são violados.
06
Termo e renovação
Se não der conta do período de notificação num contrato com renovação automática, fica vinculado por outro período.
Onde é que isto falha hoje?
Contratos guardados numa pasta
As cópias assinadas estão numa unidade partilhada ou numa gaveta, e como ninguém pergunta quando cada uma termina, ninguém sabe.
Datas de termo escapam
Um contrato que é notado após o período de notificação ter passado permanece em vigor por outro período.
A versão atual é incerta
Ficheiros a saltar por e-mail produzem "final_v3_mais_recente", e por vezes a versão errada é assinada.
Ninguém tem a certeza de quem aprova
A regra está num documento de política, mas aplicá-la depende da memória, e a lacuna aparece na auditoria.
O que muda com o Tenderely BPM
01
Pedidos chegam estruturados
Parte, assunto, valor e termo chegam como campos, portanto a área jurídica não anda atrás de informação em falta.
02
Aprovação divide-se por valor
Quem valida é decidido por regra, e a regra vive no fluxo em vez de num documento.
03
Versões no registo
Cada ronda é um passo, portanto qual ficheiro chegou quando — e qual é a versão atual — é visível.
04
Datas de termo avisam
Datas de renovação e notificação acionam temporizadores, e a pessoa responsável é avisada quando se aproximam.
05
A contraparte entra de fora
Uma ligação de formulário público permite-lhe enviar documentos ou dar aprovação sem uma conta.
PERGUNTAS FREQUENTES
Rastreia datas de termo de contrato?
+
Sim. Datas de termo e notificação são campos no registo, temporizadores funcionam contra elas, e uma renovação próxima chega à pessoa responsável como aviso. A decisão de renovação pode ser ela própria um passo.
Podemos usar assinatura eletrónica?
+
O processo gere o passo de assinatura e o envio da cópia assinada; qual método de assinatura utiliza depende de si. Quem validou qual versão e quando é registado de qualquer forma.
Podemos usar os nossos próprios modelos?
+
Sim. O seu ficheiro de modelo anexa-se ao registo e viaja com os campos do formulário de pedido. Qual modelo se aplica a qual acordo pode ser decidido condicionalmente.