SOLUÇÃO SECTORIAL

Gestão de processos e software para propriedades.

Na gestão de propriedades cada mês começa da mesma forma: são lançados encargos de serviços, cobrados, e as despesas são aprovadas e pagas. Pelo meio vem um elevador avariado, um contrato de manutenção prestes a expirar e um residente a perguntar qual as unidades em atraso. O Tenderely BPM liga tudo ao registo da unidade, e o sistema adapta-se ao modo como trabalha, não o contrário.

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O que se repete na gestão de propriedades?

Lançamento de encargos de serviços

Cada mês cada unidade é cobrada segundo a sua quota ou coeficiente, e deve ser claro quem paga — o proprietário ou o inquilino.

Cobranças e atrasos

Deve ser visível em qualquer momento quais as unidades que pagaram e quais estão atrasadas, e as dívidas vencidas devem ser notificadas.

Despesas e aprovação

Uma fatura não deve ser paga antes de uma verificação contabilística e aprovação do conselho; despesas de alto valor precisam de atenção extra.

Reparações e pedidos

Um pedido de um residente é triado, atribuído ao pessoal e executado, e o residente que o abriu deve confirmar que o trabalho foi realmente feito.

Manutenção de áreas comuns

A manutenção periódica e inspeções de elevadores, geradores e sistemas de incêndio devem ocorrer no prazo; algumas são requisitos legais.

Fornecedores e comunicações

As datas de término dos contratos de fornecedores precisam de acompanhamento, e as comunicações aos residentes e decisões do conselho devem constar do registo.

Onde é que isto não funciona hoje?

Os encargos são preparados à mão cada mês

Os lançamentos são construídos unidade a unidade numa folha de cálculo. Uma linha deslocada coloca uma dívida na unidade errada, e a reclamação cai na secretária da gestão.

Os pedidos de reparação ficam no telefone

Uma avaria mencionada ao zelador nunca é registada por escrito. Quando o residente a reporta pela terceira vez, ninguém sabe quando foi levantada.

Ninguém sabe quem aprovou o quê

Pergunte qual fatura foi paga com aprovação de quem e a resposta está numa conversa de grupo, o que dificulta a prestação de contas aos residentes.

As datas de manutenção deslizam

Se uma inspeção de elevador ou sistema de incêndio depende do lembrete de um fornecedor, a gestão fica a saber do atraso na inspeção.

O que muda com o Tenderely BPM

Lançamentos numa só tela

Escolha um local e as suas unidades preenchem automaticamente a lista de lançamentos; sem registo por unidade, e o total e número de unidades são calculados.

As despesas são um fluxo de aprovação

Uma fatura passa por verificação contabilística, aprovação do conselho e pagamento em ordem, e registar uma despesa de alto valor notifica a gestão.

Os residentes abrem os seus próprios pedidos

Um residente é convidado como utilizador vinculado, vê os encargos da sua unidade, abre pedidos de reparação e confirma quando o trabalho está feito.

Atrasos e custos no painel

Encargos cobrados e vencidos, despesas não pagas e custo de reparação por local leem-se diretamente do painel, com vários locais geridos num só lugar.

As datas lembram-se a si mesmas

Prazos de pagamento, encargos vencidos, manutenção periódica e contratos de fornecedores a expirar disparam notificações na app, e-mail, SMS ou push.

PERGUNTAS FREQUENTES

Existe uma configuração pronta de gestão de propriedades?

Sim. O pacote de Gestão de Propriedades e Instalações instala com formulários, fluxos de aprovação de despesas e reparações, painéis e relatórios. Os formulários chegam como rascunhos e as automações começam desligadas, para que os ajuste e depois publique.

Podemos gerir vários locais a partir de uma conta?

Sim. Cada local é o seu próprio registo; unidades, encargos, despesas e pedidos de reparação estão vinculados a ele, e os painéis mostram os números por local.

Os residentes podem ver dívidas de outros apartamentos?

Não. Um residente que aceita o convite vê apenas os registos da sua unidade e os pedidos que abriu, e você decide quais os campos visíveis.