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SOLUÇÃO SECTORIAL
Gestão de processos e software para consultórios contabilísticos.
Um consultório contabilístico corre contra o calendário, e o maior entrave não está no escritório — está na documentação do cliente. Tenderely BPM liga o calendário de entregas, a recolha de documentos e os honorários num só fluxo, e coloca o cliente nele também.
O que um consultório contabilístico repete?
01
Registos de clientes
Dados da empresa, autoridade fiscal, tipo de registo e responsável pela conta devem estar juntos, para nada se perder na transição.
02
Calendário de entregas
Cada cliente tem um período e prazo diferentes. Sem calendário, a época de maior procura garante que um fica esquecido.
03
Recolha de documentos
Faturas, extratos e folhas de salário têm de chegar a tempo ou o trabalho não começa. Persegui-los é a maior perda de tempo do consultório.
04
Revisão interna
Uma entrega preparada precisa de um segundo olhar. Se a revisão não for um passo registado, ninguém sabe quem verificou.
05
Honorários e cobranças
Honorários mensais, trabalho extra e despesas precisam de rastreamento por cliente: quanto foi faturado, quanto foi recebido.
06
Notificações regulamentares
Uma mudança de regra tem de chegar aos clientes que afeta; feita à mão, alguns deles são esquecidos.
Onde é que isto falha hoje?
Perseguir documentos é metade do trabalho
Telefone, chat, e-mail — o que foi pedido a quem e o que realmente chegou nunca está num só sítio, então o mesmo documento é pedido duas vezes.
O calendário está na cabeça de uma pessoa
Quem entrega o quê e quando vive com um único contabilista sénior, e o consultório abranda sempre que essa pessoa está ausente.
A revisão não deixa rasto
Se quem verificou uma entrega não fica registado, a responsabilidade fica pouco clara no momento em que surge um erro.
A cobrança fica atrasada
Qual cliente não pagou há meses só fica visível quando alguém se senta e faz a lista.
O que muda com Tenderely BPM
01
Clientes carregam os seus próprios documentos
Uma hiperligação de formulário público deixa o cliente anexar documentação diretamente ao registo sem conta, então o que foi pedido e o que chegou está num só sítio.
02
O calendário vigia-se a si próprio
Uma entrega cujo período se aproxima gera um aviso para o responsável; temporizadores e prazos fazem parte do fluxo.
03
A revisão é um passo registado
A segunda verificação é um passo no fluxo; o próximo não abre até ser aprovado, e o revisor fica registado.
04
Uma vista por cliente
Que trabalho está em que fase, que documento falta, quanto é cobrado — números num painel em vez de um relatório que pede.
05
Notificações de uma vez
Escreva o modelo uma vez e cada mensagem sai personalizada com os dados desse cliente, na aplicação, por e-mail, SMS ou notificação.
PERGUNTAS FREQUENTES
Os clientes podem carregar documentos eles próprios?
+
Sim. Publique o formulário de recolha de documentos e partilhe-o como hiperligação ou coloque-o no seu website. Os carregamentos chegam ao registo certo e o cliente não precisa de conta Tenderely.
Cada cliente tem um período diferente — conseguimos rastrear?
+
Sim. O período e o prazo são campos no próprio registo, e os temporizadores correm contra eles. O trabalho próximo e atrasado aparecem separados para cada responsável.
Os dados dos clientes estão seguros?
+
Os dados ficam privados na sua empresa, e permissões de unidade, papel e campo decidem quem vê o quê. Em formulários marcados como sensíveis, toda a consulta é registada.