← Tenderely BPM
PRŮMYSLOVÉ ŘEŠENÍ
Řízení procesů a software pro účetní kanceláře
Účetní kancelář závodí s kalendářem a největší úzké místo není v kanceláři — jsou to dokumenty od klienta. Tenderely BPM propojuje kalendář podání, sběr dokumentů a poplatky do jednoho procesu a zahrne do něj i klienta.
Co účetní kancelář pravidelně opakuje?
01
Klientské záznamy
Údaje o společnosti, finanční úřad, typ registrace a zodpovědný zaměstnanec patří pohromadě, aby se nic nezapomělo při předání.
02
Kalendář podání
Každý klient má jinou lhůtu a termín. Bez kalendáře je během každé sezóny jisté, že se něco mine.
03
Sběr dokumentů
Faktury, výpisy a mzdy musí přijít včas, jinak se práce nespustí. Jejich pátrání je největší spotřebou času v kanceláři.
04
Interní kontrola
Připravené podání potřebuje druhou pár očí. Pokud není kontrola zaznamenána jako krok, nikdo neví, kdo ji dělal.
05
Poplatky a inkaso
Měsíční poplatky, dodatečná práce a náklady se musí sledovat pro každého klienta: co bylo vyúčtováno, co došlo.
06
Regulační oznámení
Změna pravidel musí dosáhnout klientů, kterých se týká; pokud se dělá ručně, některé se míjí.
Kde to dnes selhává?
Pátrání po dokumentech je polovinou práce
Telefon, chat, e-mail — co se od koho požadovalo a co skutečně přišlo, není nikdy na jednom místě, takže se stejný dokument požádá dvakrát.
Kalendář je v jedné hlavě
Kdo podá co a kdy, má na starost jeden senior účetní, a kancelář se zpomalí, když není v práci.
Kontrola neodchází bez stopy
Pokud se nezeznamenává, kdo podání zkontroloval, odpovědnost není jasná v okamžiku, kdy se objeví chyba.
Inkaso zaostává
Který klient neplatí měsíce se pozná jen když si někdo sedne a seznam vytvořit.
Co se mění s Tenderely BPM
01
Klienti sami nahrávají dokumenty
Veřejný odkaz na formulář umožní klientovi připojit dokumenty přímo k záznamu bez účtu, takže co bylo požadováno a co přišlo, je na jednom místě.
02
Kalendář se sleduje sám
Když se blíží termín podání, vydá varování odpovědné osobě; časovače a lhůty jsou součást procesu.
03
Kontrola je zaznamenávaným krokem
Druhá kontrola je krok v procesu; další se neotevře, dokud se neschválí, a kontrolor se zaznamená.
04
Přehled pro každého klienta
Která práce je v jaké fázi, který dokument chybí, kolik je nevyinkasováno — čísla na přehledu místo zprávy, kterou si vyžádáte.
05
Oznámení najednou
Napište šablonu jednou a každá zpráva jde ven personalizovaná s údaji daného klienta, v aplikaci, e-mailem, SMS nebo push notifikací.
ČASTÉ DOTAZY
Mohou klienti sami nahrávat dokumenty?
+
Ano. Publikujte formulář na sběr dokumentů veřejně a sdílejte jej jako odkaz nebo vložte na váš web. Náhrady se přiřadí ke správnému záznamu a klient nepotřebuje účet Tenderely.
Každý klient má jinou lhůtu — můžeme ji sledovat?
+
Ano. Lhůta a termín jsou pole v samotném záznamu a časovače se na ně vztahují. Nadcházející a po lhůtě práce se zobrazuje zvlášť pro každou zodpovědnou osobu.
Jsou údaje o klientech bezpečné?
+
Údaje zůstávají soukromé vaší společnosti a oprávnění na úrovni jednotky, role a pole určují, kdo vidí co. Na formulářích označených jako citlivé se každý pohled zaznamenává.