← Tenderely BPM
MODUL
Schvalování nákupů v jediném sledovatelném toku.
Nákupy jsou proces, který v podniku generuje nejvíce e-mailů a zanechává nejméně stop. Kdo požadavek podal, kdo schválil, kterou nabídku si vybrali a proč — za půl roku jsou odpovědi obvykle někde v něčí e-mailové schránce. Tenderely BPM váže požadavek, nabídky, schválení a objednávku do jednoho záznamu bez psaní kódu.
Co se v nákupním procesu opakuje?
01
Vytvoření požadavku
Ten, kdo něco potřebuje, uvedete co, kolik a proč. Když je požadavek jen svobodný text, porovnávání požadavků není možné.
02
Sběr nabídek
Ceny přicházejí od několika dodavatelů. Pokud nabídky nikdy nejsou pohromadě, "nejlepší nabídka" se stává věcí názoru.
03
Schvalovací řetězec
Schvalovací kroky, které se mění podle výše: přímý nadřízený, vedoucí oddělení, finance. Každý kroky, který se zasekne, zastaví proces na dny.
04
Kontrola rozpočtu
Kterého rozpočtového řádku se výdaj týká a zda tento řádek ještě má prostor, musí být vidět před schválením — ne až po něm.
05
Objednávka a dodání
Schválený požadavek se stane objednávkou; termíny dodání, částečné dodávky a zpoždění vyžadují sledování.
06
Ověření faktury
Odpovídá faktura objednávce a tomu, co bylo skutečně dodáno? Neodpovídající faktura se zaplatí, pokud to nikdo nezjistí.
Kde to dnes selhává?
Schválení se ztrácí v e-mailu
Schválení je odpověď. Zůstane v manažerské schránce a tam přečká, pokud nikdo neposílá připomínky, a žadatel si ani nepamatuje, koho se ptali.
Nabídky se nedají porovnat
Jedna je PDF, druhá chat, třetí byla sdělena telefonicky. Protože nikdy nejsou v jedné tabulce, nezaznamenává se ani důvod volby.
Limitní pravidlo je na papíru
"Nad 50k vyžaduje ředitele" je v politice, ale dodržování závisí na paměti. Když se zapomene, vyjde to najevo při auditu.
Celkový součet se objeví až později
Kolik bylo závázáno za jednotlivé rozpočtové řádky přichází od účetnictví až po měsíci — dlouho po chvíli, kdy byste mohli jednat.
Co se změní s Tenderely BPM
01
Požadavek je strukturovaná data
Co, kolik, který rozpočtový řádek, kdy je třeba. Protože jsou pole definovaná, požadavky se stají srovnatelnými a hlášitelnými.
02
Schválení se větví podle výše
Podmíněné větvení a paralelní kroky se konfigurují bez kódu. Limitní pravidlo žije v toku, ne v dokumentu, takže se nikdo nemusí pamatovat.
03
Čekající krok se sám upomíná
Nastavte kroku SLA a upozorní vás, kdy se termín blíží. Schválení nebudou tiše sedět v schránce.
04
Schvalte z telefonu
Stejný tok běží v aplikacích iOS a Android, takže manažer na cestách schválí jedním klepnutím.
05
Dodavatelé posílají nabídky zvenčí
Pošlete veřejný formulář dodavateli jako odkaz a jeho nabídka se objeví v tém záznamu. Nepotřebuje účet.
06
Výdaje jsou vidět teď
Závázané částky za rozpočtový řádek, čekající schválení a pozdní dodávky vidíte na přehledu místo čekání na měsíční uzávěrku.
ČASTÉ DOTAZY
Můžeme přesně znovu vytvořit naše stávající pravidla schvalování?
+
Ano. Schvalovací řetězce, větvení podle výše nebo kategorie, paralelní schvalování a delegování se konfigurují bez kódu. Pokud vaše pravidlo zní "dva podpisy nad 100k", tok to přesně vynucuje a nelze to obejít bez zaznamenání výjimky.
Bude se připojovat k našemu ERP nebo účetnímu systému?
+
Ano. Jsou dostupné API klíče, odchozí webové háčky na událost, příchozí webové háčky, které otevřou záznam z vnějšího systému, naplánované Google Sheets, import a export Excel/CSV. Schválená objednávka může automaticky upozornit váš systém.
Mohou všichni vidět nákupní data?
+
Ne. Oprávnění na úrovni jednotky, role a pole rozhodují, kdo vidí co, a oddělení se může omezit na své vlastní požadavky. Pole jako cena se mohou skrýt před konkrétními rolemi.