← Tenderely BPM
MODUL
Indkøbsgodkendelse i en enkelt sporbar flow.
Indkøb er den proces, der genererer mest e-mail i en virksomhed og efterlader mindst dokumentation. Hvem spurgte, hvem godkendte, hvilket tilbud blev valgt og hvorfor — seks måneder senere ligger svarene som regel i nogens indbakke. Tenderely BPM forbinder anmodningen, tilbuddene, godkendelsen og ordren i én record, uden kode.
Hvad gentager en indkøbsproces?
01
Indsendelse af anmodning
Den, der har brug for noget, præciserer hvad, hvor meget og hvorfor. Når anmodningen er fritekst, bliver sammenligning umulig.
02
Indsamling af tilbud
Priser kommer fra flere leverandører. Hvis tilbuddene aldrig sammenlignes side om side, bliver "det bedste tilbud" et spørgsmål om mening.
03
Godkendelseskæden
Godkendelsestrin, der skifter efter beløb: nærmeste leder, afdelingsleder, økonomi. Hvert trin, der holder op, sætter processen på pause i dage.
04
Budgetkontrol
Hvilken budgetpost udgiften kommer fra, og om den post stadig har plads, skal være synlig før godkendelse — ikke efter.
05
Ordre og levering
En godkendt anmodning bliver til en ordre; leveringsdatoer, delleveringer og forsinkelser skal spores.
06
Fakturaafstemning
Matcher fakturaen ordren og det, der blev faktisk leveret? En faktura, der ikke matcher, bliver betalt alligevel, hvis ingen opdager det.
Hvor går det galt i dag?
Godkendelser forsvinder i e-mail
En godkendelse er et svar. Det havner i en leders indbakke og ligger der, hvis ingen følger op, og anmoderen glemmer, hvem de spurgte.
Tilbud kan ikke sammenlignes
Et er en PDF, et er en chatbesked, et blev givet mundtligt. Fordi de aldrig sidder i en tabel, bliver årsagen til valget heller aldrig skrevet ned.
Grænsereglerne lever på papir
"Over 50k kræver direktøren" står i et policydokument, men at håndhæve det afhænger af, at nogen husker det. Når de ikke gør, bliver det opdaget ved en revision.
Det samlede tal kommer bagefter
Hvor meget, der blev bundet på hver budgetpost dette kvartal, kommer fra regnskab efter månedsafslutning — langt efter det øjeblik, hvor du kunne have handlet.
Hvad ændrer sig med Tenderely BPM
01
Anmodningen er strukturerede data
Hvad, hvor meget, hvilken budgetpost, hvornår det skal bruges. Fordi felterne er defineret, bliver anmodninger sammenlignelige og rapporterbare.
02
Godkendelse forgrenes efter beløb
Betinget forgrening og parallelle trin konfigureres, ikke kodes. Grænsereglerne lever inde i flowet i stedet for i et dokument, så ingen skal huske det.
03
Et ventetrin forfølger sig selv
Giv et trin en frist, og den advarer, når tidsfristen nærmer sig. Godkendelser sidder ikke længere stille i en indbakke.
04
Godkend fra en telefon
Den samme flow kører i iOS- og Android-apps, så en leder på rejse kan stadig godkende med ét tryk.
05
Leverandører afgiver tilbud udefra
Send et offentligt formular til en leverandør som et link, og deres tilbud lander på samme record. De behøver ikke en konto.
06
Udgifter er synlige nu
Bundet beløb pr. budgetpost, afventende godkendelser og forsinkede leveringer sidder på et dashboard i stedet for at vente til månedsafslutning.
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Kan vi genskabe vores eksisterende godkendelsesregler nøjagtigt?
+
Ja. Godkendelseskæder, forgrening efter beløb eller kategori, parallel godkendelse og delegation konfigureres uden kode. Hvis din regel er "to underskrifter over 100k", håndhæver flowet præcis det, og det kan ikke omgås uden, at undtagelsen bliver registreret.
Kan det tale med vores ERP eller regnskabssystem?
+
Ja. Der er API-nøgler, udgående webhooks, der udløses ved en begivenhed, indgående webhooks, der åbner en record fra et eksternt system, en planlagt Google Sheets-feed og import og eksport af Excel/CSV. En godkendt ordre kan automatisk varsle dit eget system.
Kan alle se indkøbsdata?
+
Nej. Tilladelser på enhed-, rolle- og feltniveau bestemmer, hvem der ser hvad, og en afdeling kan begrænses til sine egne anmodninger. Felter som pris kan skjules for bestemte roller.