← Tenderely BPM
МОДУЛ
Одобрение на покупки в един отследим процес.
Закупките са процесът, който генерира най-много писма в компанията и оставя най-малко следи. Кой е попитал, кой е одобрил, коя оферта е избрана и защо — шест месеца по-късно отговорите обикновено живеят в чийто-то пощенско сандъче. Tenderely BPM свързва заявката, офертите, одобрението и поръчката в един запис, без код.
Какво се повтаря в закупуващия процес?
01
Подаване на заявка
Всеки, който има нужда от нещо, посочва какво, колко и защо. Когато заявката е свободно написан текст, сравняването на заявки становится невъзможно.
02
Събиране на оферти
Цените идват от няколко доставчика. Ако офертите никога не са една до друга, "най-добрата оферта" става въпрос на мнение.
03
Верига на одобрения
Стъпки за одобрение, които се променят по размер на суммата: директен началник, началник отдел, финанси. Всяка спрялата стъпка задържа процеса за дни.
04
Проверка на бюджета
От кой бюджетен ред идва разходът и дали този ред все още има място, трябва да бъде видимо преди одобрение, а не след.
05
Поръчка и доставка
Одобрена заявка става поръчка; датите на доставка, частични доставки и закъснения трябва да бъдат проследени.
06
Съответствие на фактури
Съответства ли фактурата на поръчката и на това, което действително е доставено? Несъответстваща фактура се плаща въпреки това, ако никой не забележи.
Където това се разпада днес?
Одобренията се губят в писмата
Одобрението е отговор. То се нареждат в пощенското сандъче на началника и остава там, ако нищо не го проследи, а заявителят забравя кого дори е попитал.
Офертите не са сравними
Една е PDF, една е съобщение в чат, една е дадена по телефона. Тъй като те никога не са в една таблица, причината за избора също не е написана.
Ограничението живее на хартия
"Над 50к трябва директор" е написано в документ с политика, но прилагането зависи от това някой да помни. Когато не помнят, това се появява при одит.
Сумата се появява само след това
Колко беше обещано за всеки бюджетен ред този тримесец идва от счетоводството след края на месеца — което е много по-късно от момента, когато можехте да действате.
Какво се променя с Tenderely BPM
01
Заявката е структурирани данни
Какво, колко, кой бюджетен ред, нужно до кога. Тъй като полетата са определени, заявките стават сравними и доклади.
02
Одобрението се разклоняват по размер
Условното разклонение и паралелни стъпки се конфигурират, не се кодират. Ограничението живее вътре в процеса вместо в документ с политика, така че никой не трябва да помни.
03
Чакаща стъпка се преследва сама
Дайте на стъпка SLA и тя предупреждава, когда крайният срок премине. Одобренията спират да седят тихо в пощенската каса.
04
Одобри от телефон
Същият процес работи в iOS и Android приложенията, така че началник, който пътува, все още движи одобрението с един допир.
05
Доставчиците цитират отвън
Изпратете публична форма на доставчик като връзка и неговата оферта попада на същия запис. Те не са нужно да имат сметка.
06
Разходите са видимы сега
Обещаните суми по бюджетен ред, одобрения все още на чакане и закъснели доставки седят на табло вместо да чакат месечния край.
ЧЗВ
Можем ли да възпроизведем точно нашите съществуващи правила за одобрение?
+
Да. Вериги на одобрения, разклонение по размер или категория, паралелно одобрение и делегиране всички се конфигурират без код. Ако вашето правило е "две подписи над 100к", процесът прилага точно това и не може да бъде заобиколено без изключението да бъде записано.
Ще говори ли с нашата ERP или счетоводна система?
+
Да. Има API ключове, изходящи webhooks, които се задействат на събитие, входящи webhooks, които отварят запис от външна система, планиран Google Sheets поток и Excel/CSV внос и износ. Одобрена поръчка може да уведоми вашата система автоматично.
Всеки могат ли да видят данните за закупки?
+
Не. Разрешенията на ниво единица, роля и поле решават кой вижда какво и отделът може да бъде ограничен само на своите заявки. Полетата като цена могат да бъдат скрити от конкретни роли.