← Tenderely BPM
MODULIS
Pirkimų patvirtinimas vienoje sekamoje sraityje.
Pirkimai yra tas procesas, kuris peršaliųja daugiausia laišku kompanijoje ir palieka mažiausiai pėdsakų. Kas prašė, kas patvirtino, kuris pasiūlymas buvo pasirinktas ir kodėl — po šešių mėnesių dažniausiai atsakymai guli čiame nors pašto dėžutėje. Tenderely BPM susieja užklausą, pasiūlymus, patvirtinimą ir užsakymą į vieną įrašą be kodavimo.
Kas kartojasi pirkimų procese?
01
Užklausos pateikimas
Tas, kuriam kažkas reikalinga, nurodo ką, kiek ir kodėl. Kai užklausa yra laisvo teksto žinutė, užklausų palyginimas tampa neįmanomas.
02
Pasiūlymų rinkimas
Kainos ateina iš kelių tiekėjų. Jei pasiūlymai niekada nesėdi šalia vienas kito, "geriausias pasiūlymas" tampa nuomone.
03
Patvirtinimo grandinė
Patvirtinimo žingsniai keičiasi priklausomai nuo sumos: tiesioginis vadovas, skyriaus vedėjas, finansai. Kiekvienas sulėtėjęs žingsnis sustabdo procesą dienomis.
04
Biudžeto patikra
Iš kurio biudžeto eilutės grąžinamos lėšos ir ar ta eilutė dar turi vietos, turi būti matyti prieš patvirtinimą, o ne po jo.
05
Užsakymas ir pristatymas
Patvirtinta užklausa tampa užsakymu; pristatymo terminai, dalinis pristatymas ir vėlavimai turi būti stebimi.
06
Sąskaitos atitikimas
Ar sąskaita atitinka užsakymą ir ką iš tikrųjų pristatytas? Nesuderinta sąskaita vis tiek sumokama, jei niekas to nepastebėjo.
Kur tai subyra šiandien?
Patvirtinimai pasiklysta el. paštoje
Patvirtinimas yra atsakymas. Jis laukia vadovo pašto dėžutėje ir liekasi ten, jei niekas jo nekovoja, ir prašytojas pamiršta, iš ko jie net klausė.
Pasiūlymai nėra lyginami
Vienas yra PDF, vienas — pokalbio žinutė, vienas buvo suteiktas telefonui. Nes jie niekada nesėdi vienoje lentelėje, pasirinktis priežastis niekada nėra užrašyta.
Ribinė taisyklė yra ant popieriaus
"Daugiau nei 50k reikalinga direktoriaus" rašoma politikos dokumente, bet jos laikymasis priklauso nuo to, ar kas nors atsimena. Kai jie to nepadarys, tai paaiškėja audite.
Suma pasirodo tik vėliau
Kiek buvo įsipareigota pagal kiekvieną biudžeto eilutę šį ketvirtį ateina iš apskaitos po mėnesio pabaigos — jau gerai po momento, kai galėtumėte tai panaudoti.
Kas pasikeitė su Tenderely BPM
01
Užklausa yra struktūrinti duomenys
Ką, kiek, kurie biudžeto liniją, kada reikalinga. Kadangi laukai yra apibrėžti, užklausos tampa lyginamos ir ataskaitinės.
02
Patvirtinimas šakojasi pagal sumą
Sąlyginis šakojimas ir lygiagretūs žingsniai konfigūruojami, ne koduojami. Ribinė taisyklė yra sraityje, o ne politikos dokumente, todėl niekas neturi atsiminti.
03
Laukiantis žingsnis bėga pats
Suteikite žingsniui SLA ir jis įspėja, kai terminas peržengtas. Patvirtinimai nustoja tyli sėdėti pašto dėžutėje.
04
Patvirtinti iš telefono
Tas pats sritymas veikia iOS ir Android programose, todėl vadovas, kuris keliauja, vis dar gali patvirtinti vienu čiuptelėjimu.
05
Tiekėjai siūlo iš šalies
Nurodykite viešą formą tiekėjui kaip saitą ir jo pasiūlymas nusės tame pačiame įraše. Jems nereikia paskyros.
06
Išlaidos matamos dabar
Įsipareigoti sumai pagal biudžeto eilutę, patvirtinimai dar laukiami ir vėluojantys pristatymai sėdi skyduose, o ne laukia mėnesio pabaigos.
DUK
Ar galime tiksliai atkartoti mūsų esamas patvirtinimo taisykles?
+
Taip. Patvirtinimų grandinės, šakojimasis pagal sumą ar kategoriją, lygiagretūs patvirtinimai ir deleguoti yra visi konfigūruojami be kodavimo. Jei jūsų taisyklė yra "dvi parašai virš 100k", sritymas jį tiksliai vykdo ir jis negali būti apeitas nepasirašant išimties.
Ar jis kalbės su mūsų ERP arba apskaitos sistema?
+
Taip. Yra API raktai, išeinantys webhook kurie įspėja įvykusem, įeinantys webhook kurie atidaro įrašą iš išorinės sistemos, suplanuota Google Sheets maitinti ir Excel/CSV importas ir eksportas. Patvirtintas užsakymas gali automatiškai pranešti jūsų sistemai.
Ar visi gali matyti pirkimų duomenis?
+
Ne. Vieneto, vaidmens ir lauko lygio leidimai nusprendžia, kas mato ką, o skyrius gali būti ribojamas tik savo užklausomis. Laukai kaip kaina gali būti paslėpti nuo tam tikrų vaidmenų.