Audito sudarinėjimai, išvados ir nuomonės vienoje sekamoje srityje.
Audito firmos rizika nėra nuomonėje — ji yra visuose dalykuose, kurie turėjo įvykti prieš nuomonę pasirašant. Nepriklausomumo deklaracijos, pasigaunamos pavėluotai, rotacijos įrašai, saugomi skaičiuoklėse, peržiūros pastabos, išsibarstę el. pašto gijose, išvados be dokumentuotų vadovybės atsakymų: kiekviena spraga yra kokybės ir reguliacinio turto rizika. Tenderely BPM susieja sudarinėjimą nuo sutarties iki pasirašytos nuomonės viename struktūrizuotame įraše, todėl tvirtų procesų įrodymai yra visada jei jų reikia.
Ką audito praktika kartoja atliekant kiekvieną sudarinėjimą?
01
Sudarinėjimo priėmimas
Prieš pradedant lauko darbą, klientas, apimtis, mokestis, komanda ir kiekvieno nario nepriklausomumas turi būti patvirtinti ir parafinti. Kai tai vyksta el. pašte, lengva pradėti darbą prieš atlikdus visas patikras.
02
Nepriklausomumo deklaracijos ir rotacija
Kiekvienas komandos narys deklaruoja nepriklausomumą sudarinėjimo pradžioje, o partnerio rotacijos ciklai turi būti sekiami per metus. Pavėluota ar trūkstama deklaracija yra atitikties neatitikimas, o ne popierinė nuobodulė.
03
Audito planavimas ir rizikos vertinimas
Medžiagavara, rizikos sritys, apimties sprendimai ir valandų paskirstymas kiekvienai sekcijai turi būti dokumentuoti prieš atidarant lauko darbą. Sprendimai, priimti žodžiu atidarymo susitikime, nėra audito kelias.
04
Lauko darbas ir darbo dokumentų valdymas
Nustatymai surinkti, procedūros atliktos ir darbo dokumentai paruošti bei tarpusavyje susieti. Byla turi būti pilna ir suorganizuota prieš pradedant kokybės peržiūrą, o ne surinkta vėliau.
05
Išvados ir vadovybės atsakymai
Kiekviena išvada perduodama klientui, paprašoma atsakyti ir dokumentuojamas rezultatas. Kai išvados sekiamos el. pašte, atsakymas kartais atbuna, bet kilpa niekada nėra formaliai uždara.
06
Kokybės peržiūra, nuomonė ir patvirtinimas
Sudarinėjimo partneris peržiūri bylą, kokybės peržiūrėtojas patikrina sudarinėjimą ir nuomonė yra patvirtinta. Kiekviena iš jų yra vartai: kitas žingsnis negali prasidėti, kol ankstesnis nesibaigs.
Kur šiandien tai subyra?
Nepriklausomumo spragos pasirodo netinkamu metu
Trūkstama deklaracija arba vėluota rotacija aptinkama reguliacinio audito ar peer review metu — ne sudarinėjimo pradžioje, kai jį būtų buvę galima išvengti.
Byla surenkama pabaigoje
Darbo dokumentai, peržiūros pastabos ir patvirtinimai, surinkti per sudarinėjimą, yra asmeninėse aplanke ir el. pašto grandinėse. Galutinės bylos paruošimas reiškia dokumentų, kurie turėjo būti vienoje vietoje nuo pradžios, paiešką.
Peržiūros etapai nėra užtikrinti
Kokybės peržiūra yra žingsnis, kuris turėtų įvykti prieš nuomonės paskelbimą, bet kai darbo eiga yra neformali, užimtas sudarinėjimas gali pasiekti patvirtinimą su dar atidarytas peržiūros pastabomis.
Laikas ir mokesčiai registruojami atskirai
Valandos užregistruotos vienoje sistemoje, sudarinėjimo biudžetas yra skaičiuoklėje, o mokesčio tvarkraštis yra sutartyje. Kai kas nors juos palygina, sudarinėjimas jau viršytas.
Kas keičiasi naudojant Tenderely BPM
01
Sudarinėjimas prasideda tik kai patikros atliktos
Nepriklausomumo deklaracijos, konfliktų patikros ir partnerio patvirtinimai yra žingsniai srityje. Lauko darbo etapas neprasideda, kol kiekvienas reikalingas patvirtinimas nėra įraše.
02
Rotacijos istorija yra struktūrizuotas įrašas
Kiekvieno partnerio sudarinėjimai yra įrašyti vienoje vietoje, todėl iš eilės einančių metų skaičius pas klientą yra visada matomas — ne apskaičiuotas iš atminties atnaujinimo metu.
03
Peržiūros etapai yra vartai, o ne priminimas
Sąlyginiai žingsniai reiškia, kad nuomonė negali būti tobulinama, kol kokybės peržiūra nėra įrašyta kaip baigta. Įgyvendinimas yra srityje, o ne asmeninėje drausmėje.
04
Išvados turi dokumentuotą gyvenimo ciklą
Išvada pakeliama, priskiriamas sunkumas, siunčiama vadovybės atsakymui ir uždara, kai atsakymas priimtas. Kiekvienas žingsnis ir jo laiko žymėjimas lieka įraše.
05
Terminai iš savęs bėga
Suteikite bet kuriam žingsniui SLA — nepriklausomumo deklaracijos galiojimo datą, peržiūros terminą, ataskaitos paskelbimą — ir Tenderely siųs priminimą artėjant ir eskalaciją jei praėjo.
06
Laikas ir mokestis yra tame pačiame sudarinėjime
Valandos užregistruotos pagal kiekvieną sudarinėjimo fazę ir sutartas mokesčio grafikas yra tame pačiame įraše, todėl atgaunamas ir nuabejoti laikas yra matomas per sudarinėjimą, o ne tik išrašant sąskaitą.
DUK
Ar galime užtikrinti skirtingas peržiūros taisykles skirtingiems sudarinėjimo tipams?
+
Taip. Patvirtinimo grandinės, sąlyginės šakos ir lygiagretūs žingsniai konfigūruojami be kodo. Statutinis audito sudarinėjimas gali reikalauti atskiro kokybės peržiūrėtojo, o mažesnis sutartas procedūros sudarinėjimas vadovavimas trumpesnė grandinė — kiekviena taisyklė yra srityje ir negali būti apeidjama be išimties įrašymo.
Ar galime kliyentams leisti pateikti atsakymus į išvadas?
+
Taip. Viešoji forma gali būti siunčiama klyiento kontaktui kaip nuoroda, kad jų vadovybės atsakymas atidaroma tiesiogiai išvados įraše. Klyientas nereikalingas paskyros jūsų sistemoje.
Kaip kontroliuojamas prieiga prie jautrių sudarinėjimo failų?
+
Vieneto, vaidmens ir lauko lygties leidimai sprendžia, kas ko mato. Sudarinėjimas gali būti ribojamas, kad tik priskirta komanda ir peržiūros partneris jį galėtų atidaryti. Laukai, pvz. mokesčio sumos arba peržiūrėtojo komentarai, gali būti paslėpti nuo komandos narių, kuriems jie nereikalingi.
Ar darbuotojai gali savo CPD valandas registruoti toje pačioje sistemoje?
+
Taip. CPD valandos yra struktūrizuoti įrašai, kaip ir bet kurie kiti. Kiekviena įrašas nusako datą, veiklą, teikėją ir valandas, o ataskaitų sritis rodo bėgančią sumą vienam asmeniui — nereikalinga metų pabaigos skaičiuoklės suderinimas.
Ar yra paruošta sąranka ar mes turime viską kurti iš nulio?
+
Nepriklausomos audito firmos paketas diegiamas jau sumontavus formas, srities ir ataskaitų sritį. Veikiantis sudarinėjimo srities prasideda per kelias minutes, o tada koreguojate kiekvieną žingsnį, lauką ir leidimą, kad atitikę jūsų praktikos veikimą.