Auditeerimise lepingud, leitud puudused ja arvamused ühes jälgitavas voos.
Audiitorfirma risk ei ole arvamuses — see on kõiges, mis pidi arvamuse allkirjastamisele eelnema. Iseseisevuse deklaratsioonid, mis jõuavad hilja, pöördumise nimekirjad, mida peetakse arvutustabelites, ülevaate märkused, mis on hajutatud e-kirjade vahel, leitud puudused ilma dokumenteeritud juhtimisvastusteta — iga vahe on kvaliteedi ja reguleerimisriski allikas. Tenderely BPM ühendab auditeerimise lepingu lepingust allkirjastatud arvamuseni ühes struktureeritud kirjes, nii et terve protsessi tõestus on alati käepärast, kui seda vaja on.
Mida kordab auditeerimispraktika iga lepingu puhul?
01
Lepingu vastuvõtmine
Enne välitöödega alustamist peavad olema kinnitatud ja allkirjastatud klient, ulatus, tasu, meeskond ja kõikide meeskonna liikmete iseseisevus. Kui see elab e-kirjas, on lihtne alustada tööd enne, kui kõik kontrollid on lõpule viidud.
02
Iseseisevuse deklaratsioonid ja pöördumiste vahetus
Iga meeskonna liige deklareerib iseseisevust lepingu alguses ja partneri vahetus-tsüklid tuleb jälgida aastaid. Hilinenud või puuduv deklaratsioon on vastavushälbe tõrge, mitte paberiasjanduse ebamugavus.
03
Auditeerimise planeerimine ja riski hindamine
Olulisus, riskivaldkonnad, ulatuse otsused ja tundide jaotamine igale osale tuleb dokumenteerida enne välitöödega alustamist. Algkoosolekul suuliselt tehtud otsused ei jäta kontrolli jälje.
04
Välitööd ja töödokumentide haldus
Tõendid kogutakse, protseduurid viiakse läbi ja töödokumendid valmistatakse ja ristviidatakse. Fail peab olema täielik ja korraldatud enne kvaliteedi ülevaatuse algust, mitte koostatud hiljem.
05
Leitud puudused ja juhtimise vastused
Iga puudus edastavad kliendile, palutakse vastus ja tulemus dokumenteeritakse. Kui puudused jälgitakse e-kirjas, tuleb vastus vahel, kuid ringkond ei ole kunagi ametlikult suletud.
06
Kvaliteedi ülevaatus, arvamus ja allkirjastamine
Auditeerimis-partner vaatab üle faili, kvaliteedi ülevaataja kontrollib lepingut ja arvamus kinnitatakse. Igaüks neist on värav — järgmine etapp ei tohi avatud, kuni eelmine etapp on lõpule viidud.
Kus see täna murrab?
Iseseisevuse puudused ilmnevad valel ajal
Puuduv deklaratsioon või ületähtaegne vahetus avastatakse reguleerimise inspektsiooni või kolleegide ülevaatamise ajal — mitte lepingu alguses, kui seda oleks saanud takistada.
Fail koostatakse lõpus
Töödokumendid, ülevaate märkused ja allkirjad, mis kogutakse lepingu jooksul, elavad isiklike kaustade ja e-kirja ahelatega. Lõplikku faili ettevalmistamine tähendab dokumentide otsimist, mis oleks pidanud algselt ühes kohas olema.
Ülevaate etappide jõustamine puudub
Kvaliteedi ülevaatus on samm, mis peaks toimuma enne arvamuse väljastamist, kuid kui töövoog on mitteformalne, võib kiire leping jõuda allkirjastamiseni, kuigi ülevaate märkused on veel avatud.
Aeg ja tasud registreeritakse eraldi
Tunnid logitakse ühes süsteemis, lepingu eelarve on arvutustabelis ja tasude graafik on lepingus. Ajaks, mil keegi neid võrdleb, on leping juba ületähtaegne.
Mis muutub Tenderely BPM-iga
01
Leping avaneb alles siis, kui kontrollid on lõpule viidud
Iseseisevuse deklaratsioonid, konfliktide kontrollid ja partneri allkirjastamine on voo etapid. Välitöö etapp ei ava seni, kuni iga nõutav kinnitus on kirjel.
02
Pöördumiste ajalugu on struktureeritud kirje
Iga partneri lepingud registreeritakse ühes kohas, nii et järjestikuste aastate arv kliendiga on alati nähtav — mitte arvutatud mälust uuendusajal.
03
Ülevaate etapid on väravad, mitte meeldetuletused
Tingimuslikud etapid tähendavad, et arvamusega ei saa edasi minna seni, kuni kvaliteedi ülevaatus on kirjel märgitud lõpetanuks. Jõustamine on protsessis, mitte inimese distsipliinis.
04
Leitud puudustel on dokumenteeritud elutsükkel
Puudus tõstetakse, määratakse tõsidusaste, saadetakse juhtimise vastuse jaoks ja suletakse, kui vastus vastu võetakse. Iga etapp ja selle ajaline punkt jääb kirjele.
05
Tähtajad jälgivad ennast
Anna mis tahes etapile SLA — iseseisevuse deklaratsiooni tähtaeg, ülevaate tähtaeg, aruande väljaandmise tähtaeg — ja Tenderely saadab meeldetuletuse lähenemisel ja eskalatsiooni tähtaja möödudes.
06
Aeg ja tasu asuvad samal lepingul
Tunnid, mida on logitud iga lepingu faasi jaoks ja lepitud tasude graafik asuvad samal kirjel, nii et taastaaditav versus kirjutatud aeg on nähtav lepingu käigus, mitte ainult arveldamise ajal.
KKK
Kas saame kehtestada erinevad ülevaate reeglid erinevatele lepingu tüüpidele?
+
Jah. Heakskiidu ahela, tingimuslikud hargnemisel ja paralleelsed etapid on konfigureeritud ilma koodita. Seaduslikud auditeerimis lepingu võib nõuda eraldi kvaliteedi ülevaatajat, samas kui väiksem kokkulepitud protseduuride leping järgib lühemat ahela — iga reegel asub voos ja seda ei saa eirata ilma erandi dokumenteerimiseta.
Kas saame klientidele juurdepääsu anda puuduste vastustele saatmiseks?
+
Jah. Avaliku vormi saab saata kliendi kontaktile lingina, nii et nende juhtimise vastus jõuab otse puuduse kirjele. Klient ei vaja kontot teie süsteemis.
Kuidas kontrollitakse juurdepääsu tundliku lepingu failidele?
+
Üksus-, roll- ja välja-taseme load otsustav kes näeb mida. Lepingut saab piirata, nii et ainult määratud meeskond ja vaatava partneri saavad selle avada. Väljad nagu tasude summa või ülevaate märkused võib peita meeskonna liikmetelt, kes neid ei vaja.
Kas töötajad saavad oma CPD tunde sama süsteemis logida?
+
Jah. CPD tunnid on struktureeritud kirjed nagu kõik muud. Iga kirje jäädvustab kuupäeva, tegevuse, pakkuja ja tunnid ning armatuurlaud näitab jooksva koguarvutamist inimese kohta igal ajal — lõpuaasta arvutustabeli ühtimine pole vaja.
Kas on olemas valmis seadistus või peame kõik nullist ehitama?
+
Sõltumatu audiitorfirma pakett paigaldub vormide, töövoogude ja armatuurlauaga, mis on juba olemas. Töötav lepingu voog avaneb minutitega ja seejärel kohandate iga etappi, välja ja luba sellega, kuidas teie praktika töötab.