Majutuse ja tubade haldamine ühes jälgitavas voosainus.

Kas juhtite üliõpilaste heitelu, ehitajate majutuspaiga, ettevõtte külalistemaja või võrkepaja, igapäevane töö näeb välja sama: voodiga taotletakse, määratakse, kasutatakse ja lõpuks vabastatakse — ja seal vahel tuleb tube puhastada, hooldus registreerida ja keegi peab teadma tegelikku hõivatust praegu. Tenderely BPM ühendab kõik need sammud üheks kirjeks ilma koodita, nii et vastus küsimusele, kes magab täna õhtul millises toas, ei kao kunagi arvutustabelisse või dežuurvalduri märkmikku.

Esita taotlus Avasta rakenduses

Mida korraldus majutuse alal igapäev kordab?

Paigutamise taotlused

Külalane, üliõpilane või töötaja vajab voodit. Taotlus saabub isikult, juhilt või teisest osakonnast ja see tuleb sobitada sellega, mis on tegelikult saadaval, enne kui keegi midagi lubab.

Toa ja voodi määramine

Õige inimese sobitus õigesse tuppa — soo, rühma, kestuse või kategooria alusel — ilma topeltbroneeringuta. Kui seda tehakse telefonikõne või arvutustabeli teel, tulevad erinevused vastuvõtule.

Sisseregistreerimine ja väljaregistreerimine

Kirja panemine, kes sisenes, millal ja milliste dokumentidega. Sama kirje suletakse, kui nad lahkuvad. Struktureeritud kirjeta muutub kestvuse, vastutuse ja hoiuste jälgimine arvamiseks.

Koristustööd

Pärast iga lahkumist tuleb tuba puhastada ja kinnitada, et see on valmis, enne kui järgmine külalane saabub. Kui see käsivahetus on suuline, määratakse tubad enne, kui need on valmis.

Hooldus ja defektid

Katki lukk, vigane dušš, kadunud madratsid — toas teatatud defektid peavad jõudma õigele inimesele ja lahendama enne, kui tuba taas teenusesse võetakse.

Hõivatuse aruandlus

Kui palju voodeid on täna õhtul hõivatud, kui palju on vabad, kui palju on välja võetud ja kui palju külalisi lahkuvad sel nädalal — need numbrid peavad olema nähtavad ilma, et keegi peab neid käsitsi kokku panema.

Kus see praegu katki läheb?

Saadavus on ühe inimese peas

Dežuurvaldur teab tubakaardid. Kui ta on töölt ära, pole kättesaadav või puhkusel, hakkab tema asendaja tegema lubadusi, mida ta täita ei saa — või lükkab külalised ära voodidest, mis on tegelikult vabad.

Sisseregistreerimise kirjed on paberil

Sissekirjutusregistrid, määramise lehed ja lahkumise logid, mis on pabervormi kujul, ei ole otsitavad, ei saa käivitada järgmist sammu ja neid ei saa kiiresti auditi all olla, kui midagi läheb valesti.

Koristuse kinnitamine on suuline

Koristaja lõpetab toa puhastamise ja jutustab kellelegi. Kui see keegi on hõivatud, ei jõua olekuteave vastuvõtule ja tuba jääb mustana märgituks, kuigi see on juba valmis — või antakse see uuele külalisele enne, kui seda pole puhastatud.

Keegi ei näe suurt pilti

Kogulik hõivatus, ootel olevad paigutamised, hoolduses olevad tubad ja eelseisvad lahkumised elavad igal kus erinevates kohtades. Täpse pildi kujundamine tähendab ringi helistamist või hommikuraporti ootamist.

Mis muutub Tenderely BPM-ga

Iga voodit on struktureeritud kirje

Tüüp, mahtuvus, praegune kasutaja, olek ja ajalugu on salvestatud andmetena. Saadavus on alati ajakohane, mitte sõltuv sellest, kes on vahetuse juhtimisel.

Paigutamine käib kinnitusvoosina

Taotlus käivitab tinglikku voosi — kontrollitud saadavuse suhtes, suunatud kellele, kes määramist kiidab, kinnitatud taotlejale tagasi. Kogu vahetus on kirja pandud ilma ühtegi e-posti ahelateta.

Sisseregistreerimine ja väljaregistreerimine jätavad jälje

Saabumise kuupäev, lahkumise kuupäev, vastuvõetud dokumendid ja märkused on sama kirje osad. Auditeerimise ajalugu tähendab, et külalise külastamise täispilt on igal ajal kätte saadav.

Koristus on samm, mitte vestlus

Kui külalane väljaregistreeritakse, värskendatakse toa olekut ja koristamise ülesanne avaneb automaatselt. Tuba ei pöördu saadavale enne, kui koristaja kinnitab, et see on valmis — nende telefonil, tupast ise.

Hooldusdefektid suunavad ennast

Toas teatatud defekt läheb otse õigele meeskonnale SLA-ga. Kui seda ei lahenda õigel ajal, saadab Tenderely meeldetuletuse. Tuba jääb välja võetud, kuni parandus on kinnitatud.

Hõivatus on reaalajas armatuur

Hõivatud voodid, vabad voodid, hoolduses olevad tubad, eeldatavad saabumised ja lahkumised — kõik nähtav ühes kohas, reaalajas, ilma, et keegi peaks aruannet koostama.

KKK

Kas see sobib heitelu ja ehitajate majutuspaiga jaoks samuti kui külalistemajadele?

Jah. Samad ehituskivid — toa kirjed, paigutamise vood, sisseregistreerimise samud ja koristamise ülesanded — kehtivad, kas haldate ülikooli heitelu, ehitusplatsi majutuspaiga või ettevõtte külalistemaja. Vormid ja vood on konfigureeritud vastavalt teie terminoloogiale ja reeglitele, mitte vastupidi.

Kas külalised või elanikud saavad esitada oma taotlusi väljastpoolt organisatsiooni?

Jah. Avalikku vormi saab jagada lingina või manustada veebilehele. Keegi, kes taotleb tuba, ei vaja kontot — ta täidab vormi ja tema esitamine avab kirje teie voosis, kus teie meeskond selle üles võtab ja töötleb.

Kas koristajad saavad toa olekut telefonist kinnitada?

Jah. Samad vood jooksevad iOS ja Android rakendustes. Koristaja saab avada oma määratud tubad, märkida ülesanded lõpetatud ja märkida defektid oma telefonist, samal ajal kui nad on veel toas.

Kuidas me kontrollime, kes saab külaliste või elanike andmeid näha?

Roll-põhised ja üksus-põhised õigused määravad, kes saab iga kirje vaadata, redigeerida või kiita. Vastuvõtuteenistuse, koristamise, hoolduse ja juhtimisteenuste personal võib saada juurdepääsu täpselt nende rolle vajavate andmete juurde — mitte rohkem.

Kas on olemas valmis seadistus, millest me alustada saame?

Jah. Majutuse paketti paigaldamisel tulevad vormid, vood ja armatuur juba konfigureeritud, nii et funktsiooniv seadistus on saadaval minutitega. Seejärel kohandate iga vormi ja iga kinnitamise sammu oma töö vajadustele — paketi asutamise punkt, mitte piirang.